Webフォームの作成

Webフォームを作成するには、次の手順を実行します。

1. ［設定］→［チャネル］→［Webフォーム］の順に移動します。 
   
2. Webフォーム の一覧ページで、ドロップダウンから対象のタブを選択します。 
   
   選択したタブの既存のWebフォームが一覧表示されます。
   
3. ［新しいフォーム］をクリックします。
     
   
4. 新しいフォームの画面で、次の手順を実行します。 
   
   1. ［フォーム名］を入力します。 
      
   2. フォームを作成するタブを選択します。
        
      
5. フォームの作成画面で、次の手順を実行します。 
   
   • フォームの作成 
     
     • 使用する項目をドラッグ＆ドロップでフォームの欄に移動します。 
       
     • CAPTCHA（認証用画像）を挿入します。 
       
     • ファイルのアップロード項目を追加します。 
       
     • 必須項目を設定します。 
       
     • 非表示項目を設定します。 
       
     • 項目のヒントメッセージを追加します。 
       
     • フォントとレイアウトを設定します。 
       
     • ボタン名を変更します。 
       
   • フォームの詳細設定 
     
     • フォーム名、フォームの設置URL、フォームの移動先URLなどの詳細を追加します。 
       
     • データの割り当てルール（担当者の指定方法）を設定します。 
       
     • フォームの送信者やデータの担当者に対するメール通知を設定します。 
       
   • フォームのコードのコピーと設置 
     
     • コードを入手して、Webサイトのページ内に設置します。 
       
       3種類の形式のコードを利用できます（HTMLソース、埋め込み、iframe）。
       

手順1：フォームの作成

作成画面で項目をドラッグ＆ドロップして、フォームに追加します。また、さまざまな詳細設定も可能です。 

項目の追加とフォントやレイアウトの設定

必要な項目をドラッグ＆ドロップで移動し、フォーム内に配置します。フォントのスタイルやサイズ、背景色、項目の配置などを変更します。 

項目を追加し、フォントとレイアウトを設定するには 

1. ［項目］の一覧から必要な項目を選択し、フォームにドラッグ＆ドロップで移動して追加します。 
   
2. フォント、背景色、項目ラベルの配置、フォームの幅を自由に変更します。 
   

日付の値の形式

ファイルのアップロード

1. ［詳細項目］の一覧から［ファイルのアップロード］の項目を選択し、ドラッグ＆ドロップでフォームに追加します。 
   
   なお、20MBを超えるファイルはアップロードできませんのでご注意ください。項目の詳細設定で［ヒントメッセージを追加する］設定を有効にすることで、ファイルのサイズ上限についてのヒントを表示できます。 
   
   
   

標準キャプチャの挿入

フォームにキャプチャ（CAPTCHA／認証用画像）を追加すると、人間による入力操作であることを確認でき、不正なプログラム（ボット等）によるフォームへの自動入力を防止できます。なお、この設定は、有料プランでのみ使用できます。 

標準キャプチャを挿入するには 

1. ［詳細項目］の一覧から［標準キャプチャ］の項目を選択し、ドラッグ＆ドロップでフォームに追加します。 
   

reCAPTCHAの挿入

フォームからのデータ入力と送信にあたって関連する規約やプライバシーポリシーなどがある場合、入力者がその内容を閲覧して同意や承諾をしたことを確認することが重要です。 

フォームに［規約／ポリシーへの同意確認］項目を使用することで、規約やプライバシーポリシーなどに対する同意や承諾を確認するためのチェックボックス（真偽値の項目）をフォームに追加できます。通常の真偽値の項目とは異なり、この項目には検証機能があります。具体的には、チェックボックスが選択されていない場合は、フォームのデータを送信できなくなります。 

プライバシーポリシー項目を挿入するには 

1. ［詳細項目］の一覧から［規約／ポリシーへの同意確認］項目を選択し、ドラッグ＆ドロップでWebフォームに追加します。
     
   
2. ［規約／ポリシーへの同意確認］の編集画面で、表示するメッセージを入力します。 
   
   テキストにリンクを追加することもできます（例：プライバシーポリシーのページへのリンクなど）。 
   
   
   

必須項目の設定

重要な項目（例：名前、メールアドレス、電話番号）を必須として設定することで、情報を確実に収集できます。 

必須項目を設定するには 

1. 必須として設定する項目にカーソルを合わせます。 
   
2. 歯車（設定）アイコンをクリックします。 
   
3. ［項目の詳細］画面で、［必須項目にする］設定を有効にします。 
   
4. ［完了する］をクリックします。設定内容が保存されます。
     
   

非表示項目の設定

フォームに非表示項目（隠し項目）を追加することができます。非表示項目は、フォームの入力者に対しては表示されません。用途としては主に、入力者には表示したくないが入力された情報と関連付けて特定の情報を保存したい場合に使用します。たとえば、1つのフォームを複数のページで公開した場合、それぞれのページ名を非表示項目の初期値として設定しておくことで、どのページから送信されたのかを簡単に把握できます。 

フォームの項目を非表示に設定する（隠し項目を追加する）には 

1. フォーム内で非表示にする項目にカーソルを合わせます。 
   
2. 歯車（設定）アイコンをクリックします。 
   
3. ［項目の詳細］画面で、［非表示の項目にする］のチェックボックスを有効にします。 
   
4. 項目の初期値を入力し、［保存する］をクリックします。
     
   

ヒントメッセージやヘルプリンクの追加

項目に関する説明を表示したい場合や、項目に入力するデータの形式を指定したい場合などに、ヒントメッセージを追加できます。たとえば、「郵便番号にはハイフンも入力してください（例：220-0012）」といったメッセージを表示できます。メッセージは、項目の隣に表示されるヒントのアイコンにカーソルを合わせたときに表示されます。また、項目の隣にリンク付きのメッセージを表示するように設定することもできます。 

項目のヒントメッセージまたはヘルプリンクを追加するには 

1. ヒントメッセージやヘルプリンクを追加する項目にカーソルを合わせます。 
   
2. 歯車（設定）アイコンをクリックします。 
   
3. ［項目の詳細］画面で、［ヒントメッセージを追加する］のチェックボックスを有効にします。 
   
4. 条件の設定で、次のいずれかを選択します。 
   
   • ヘルプアイコン：アイコンにカーソルを合わせたときにメッセージを表示します（カーソルの動きに合わせて動的に表示します）。 
     
   • リンク：項目の隣にリンク付きのメッセージを表示します（カーソルの動きにかかわらず固定的に表示します）。 
     
5. ［完了する］をクリックします。
     
   

ボタン名の変更

初期設定では、  ［送信する］と［リセットする］の2つのボタンが設定されます。必要に応じて、ボタンの表示名を変更できます。 

ボタン名を変更するには 

1. フォーム内で名前を変更する項目にカーソルを合わせます。 
   
2. 歯車（設定）アイコンをクリックします。 
   
3. ［項目の詳細］画面で、項目名を変更します。 
   
   項目名の変更内容は、フォーム内にのみ反映されます。
   
4. ［保存する］をクリックします。設定内容は自動的に保存されます。
     
   

フォームからの項目の削除

フォームから不要な項目を削除し、必要な項目を追加できます。 

フォームから項目を削除するには 

1. フォーム内で削除する項目にカーソルを合わせます。 
   
2. ごみ箱（削除）アイコンをクリックします。 
   

フォームのプレビュー

Webサイトに公開する前に、フォームの表示内容を確認できます。 

フォームをプレビューするには 

1. フォームの作成画面で、［プレビュー］ボタンをクリックします。 
   
   フォームのプレビュー画面が表示され、表示内容を確認できます。 
   
   
   

手順2：フォームの詳細設定

1. ［フォームを設置するURL］欄に、フォームを公開するページのURLを指定します。「http://」  または「https://」から始まるURLを入力します（例：https://www.zylker.com/contact-us.html）。設置URLを指定することで、特定のURLからフォームで送信されたデータだけを有効な情報として取得するように制限し、不正なデータ送信を防止できます。URLの設定欄で［追加する］ボタンをクリックすると、複数のURLを設定できます。また、設置URLが未定の場合は、「*」を入力できます。これにより、URLを制限せず、任意のページに設置したフォームで送信されたデータをすべて取得できます（不正なデータ送信を防止するため、「*」の設定は一時的な措置とすることをお勧めします）。 
   
   
2. フォームの［送信時の処理］としては、以下のいずれかを指定できます。
           - 指定したURLに移動する

           - お礼ページ
   

           - 画面に表示するメッセージ
   

   
   

   
   
   指定したURLに移動する
   フォームの送信ボタンがクリックされた際に、特定のWebページを表示します。表示するWebページのURLを入力します。「http://」または「https://」から始まる255文字以内のURLを指定する必要があります（例：https://www.zylker.com/thank-you.html）。
   
   お礼ページ
   フォームの送信ボタンがクリックされた際に、お礼ページを表示します。お礼ページに表示するメッセージの内容や書式は、要件に応じてカスタマイズできます。
   たとえば、お礼、送信完了メッセージ、今後の流れについての説明などを記載できます。 
   
   
   

   

   メッセージの内容や書式のカスタマイズは、以下の図のように、メッセージの入力欄から可能です。
   
   

   
   

   画面に表示するメッセージ
   

   フォームの送信ボタンがクリックされた際に、画面上部にメッセージを表示します。 
   
   
   
   
3. ［担当者の割り当て］設定で、フォームで送信されたデータの担当者の設定方法として、次のいずれかを選択します。 
   
   • ［ユーザーを選択する］：ドロップダウンからZoho CRM内のユーザーを選択します。フォームを使用して作成されたすべてのデータが、選択したユーザーに割り当てられます。 
     
   • ［（タブ名）の割り当てルールを選択／作成する］：ドロップダウンから既存の割り当てルールを選択するか、新しい割り当てルールを作成します。設定した割り当てルールに基づいて、データが自動的に割り当てられます。なお、割り当て方法として順繰り（ラウンドロビン）形式を設定し、データをZoho CRM内の複数のユーザーに順番で割り当てることもできます  （関連情報：割り当てルール）。
     
4. ［タグを追加する］欄で、既存のタグがある場合、一覧から関連するタグを選択します。  
   
   選択したタグが、フォームから登録されるすべてのデータに追加されます。 
   
5. 必要に応じて、［ダブルオプトイン（2段階の同意確認）を有効にする］の切り替えスイッチをクリックして有効にします。 
   
   この設定は、フォームにメインのメールアドレスの項目（［メール］項目）が追加されている場合にのみ利用できます。ダブルオプトイン（2段階の同意確認）を有効にしたフォームでデータが送信された場合、訪問者に確認メールが送信され、追加の同意確認が行われます。
   
6. 必要に応じて、［（タブ名）の担当者に通知する］の切り替えスイッチをクリックして有効にします。また、通知メールの送信時に使用するメールテンプレートを選択します。組織内のユーザーに対して送信する通知メールの差出人は、「 notifications@zohocrm.com」になります。 
   
7. フォームでデータを送信した訪問者に通知メールを送信する場合、［自動返信］の切り替えスイッチをクリックして有効にします。メールテンプレートの選択後、［差出人］と［返信先］を指定します。 
   
   それぞれのドロップダウンで、次のいずれかを選択できます。 
   
   • 自分のZohoアカウントの登録メールアドレス 
     
   • 組織のメールアドレス（例：代表メールアドレス、営業窓口メールアドレス） 
     
   • データの担当者のメールアドレス 
     
   • 他のユーザーのメールアドレス 
     
8. ［自動返信ルールを使用する］：既存の自動返信ルールからいずれかを選択して使用します。自動返信ルールを使用すると、フォームで送信された内容に応じて返信内容を切り替えることができます。 
   
   なお、フォームで送信されたデータが自動返信ルールの条件を満たしていない場合に、どのテンプレートを用いて自動返信を送信するかを設定することも可能です。
   
9. ［共通のテンプレートを使用する］：フォームの送信者（見込み客、連絡先など）すべてに対して共通的に送信するテンプレートを選択します。 
   
   
10. 必要に応じて、［訪問者の追跡］の切り替えスイッチをクリックして有効にし、ドロップダウンからポータル名を選択します。この機能を有効にすると、フォームに訪問者の追跡用コードが自動的に追加され、その後のWebサイトへのアクセス状況を追跡できます（ただし、Webフォームの設置にソース／埋め込み形式のコードを使用している場合のみ）。 
    
     
    
    • 埋め込み設定でiframe形式のコードを選択した場合、Webページ内のiframeコードと一緒に、訪問者の追跡用コードを手動で追加する必要があります。なお、iframe形式のコードの場合、訪問者の追跡用コードは、フォームのコードには自動的に追加されません。ソース／埋め込み形式のコードの場合、訪問者の追跡用コードは自動的に追加されます。 
      
      訪問者の追跡用の埋め込みコードは、［設定］→［チャネル］→［チャット］の順に移動し、［訪問者の追跡］ページでコピーできます。
      
    • 訪問者の追跡機能を有効にしていない場合、まずポータルを作成するように求められます。 
      
11. フォームで送信されたデータをZoho CRMに登録する前に、承認を必須にする場合は、［登録の承認］の切り替えスイッチをクリックして、有効にします。（関連情報：データの承認）。 
    
    
    
    
    なお、データの登録を承認できるのは、該当のタブのWebフォームの承認権限を持つユーザーです。
    
12. フォーム編集画面下部で［フォーム名をフォームの件名として含める］設定を無効にすると、Webフォーム画面でフォーム名を非表示にできます。
    
13. ［保存する］をクリックします。 
    

手順3：Webフォームの公開

1. ソースコード
2. 埋め込み
3. iframe
4. リンク
5. QRコード
   
   

フォームのコードの生成

3種類の形式（  ソース、埋め込み、iframe）で、フォームのコードを生成できます。コードは、WordPress、Facebook、Google サイト、Joomlaなどの外部サービスのWebサイトでも利用できます。なお、埋め込みとiframeのコードは有料プランでのみ取得できます。 

フォームのコードを設置するには 

1. ドロップダウンから、ソース、埋め込み、iframeのいずれかを選択します。
   
2. フォームのコードをコピーして、配置するWebサイトに貼り付けます。 
   
3. ［完了する］をクリックします。 

WebフォームをQRコード形式で公開できるのは、エンタープライズプラン以上のプランを利用している場合のみです。

Webフォームの複製

なお、複製元のフォーム内にあった項目が、複製先のフォームのレイアウト（複製時に選択したレイアウト）に含まれていない場合、注意メッセージが表示されます。その場合に複製の処理を続けるには、タブのカスタマイズ設定で、該当のレイアウトに必要な項目を作成する必要があります。