ポータル

ポータルの設定

ポータルは、お客さまがCRMの一部にアクセスするために設計されています。ポータルを作成することで、あなたのZoho CRMアカウントのデータへのアクセスをお客さまに拡張できます。ポータルを通じて、お客さまは商品、請求書、メモなどのタブや関連データにアクセスできます。また、データを表示、編集、作成したり、メモや添付ファイルを追加したりできます。

ポータルがビジネスにどのように役立つかを理解するのに役立つ例を考えてみましょう。

  • フランチャイズの場合 - ファストフード事業を運営し、いくつかの地域でフランチャイズの運営権を他者に与えているとします。Zoho CRMを使用して、すべてのビジネスの詳細を管理し、店舗の業績を確認できます。フランチャイズオーナーは、自分の店舗の業績とお客さまの詳細の表示を依頼できます。このような場合に、フランチャイズオーナー用の専用ポータルを作成できます。それによってフランチャイズオーナーは、CRMから、関連するデータを表示、編集できるようになります。
  • 自動車業界の場合 - たとえば自動車販売店を経営していて、顧客情報、販売した車両、修理の予定を確認したいとします。これを実現するため、ポータルを作成してクライアントと共有できます。お客さまがポータルで自分の情報を確認、編集し、それがCRMデータでも更新されます。同様に、お客さまが車両の修理を希望する場合は、ポータルを使用して詳細を入力できます。
  • 教育機関の場合 - 学校を運営する場合、すべての学生の情報を手動で入力する代わりに、保護者にポータルへのアクセスを提供できます。保護者はポータルで子供(学生)の情報を追加、更新、表示できます。またポータルを通じて、学生の評価や成績を保護者と共有できます。
  • 事業パートナーの場合:ソフトウェア会社を運営し、CRMを使用して連絡先や見込み客をフォローアップし、さまざまなステージにある商談を管理しているとします。パートナーとのミーティングがあり、すべての担当者と、収益が最も高い商談について話し合いたいとします。複雑な情報を個々のパートナーと共有するのは、非常に手間のかかることです。パートナー用のポータルを作成することで、このような状況をかんたんに管理できます。このポータルで、パートナーにCRMの[連絡先]タブへのアクセス権を提供し、[商談]タブに連絡先検索を追加してください。これにより、連絡先とそれに関連した商談を表示し、権限に基づいてタブの詳細を追加、削除できます。

利用条件

必要な権限:「ポータル権限の管理」権限を持つユーザーが、ポータルを作成してお客さまを招待できます。

機能無料スタンダードプロフェッショナルエンタープライズ
ポータル---[連絡先]タブ用のポータルが1つ無料です。
さらに4つのポータルを使用する場合は、ライセンスを購入する必要があります。

注:

  • 最大5つのポータルを設定できます。最初のポータルは無料で、[連絡先]タブに対してのみ作成できます。ポータルに追加する有料ユーザー数に応じて、さらに4つのポータルを作成できます。これらの追加ポータルは、[見込み客]、[連絡先]、[カスタムタブ]用に作成できます。 
  • 最初のポータル:最初のユーザーの種類を追加して、最大5,000人のユーザーをポータルに無料で招待できます。ユーザーを追加する必要がある場合は、お問い合わせください。
  • その他4つのポータル:これらのポータルについては、ライセンスを購入してポータルにユーザーを追加する必要があります。購入したライセンスは、作成した追加ポータル間で利用できます。
    追加購入の料金モデル:
    50ユーザー(最小ユーザー数) - $600/月
    51~100ユーザー - $12/ユーザー/月
    100ユーザー以上 - $10/ユーザー/月

ポータルの作成と設定

ポータルの作成と設定手順:

ステップ1:ポータルの作成

標準では、会社の名前がポータル名になり、お客さまがポータルにアクセスするために使用するURLの作成に使用されます。ただし、ポータルの作成中にポータル名を変更することもできます。ポータル名がすでに使用されている場合は、その名前を変更するよう求められます。

注:

  • ポータルを作成すると、クライアントポータルという標準のポータルのユーザーの種類が作成されます。この標準のポータルのユーザーの種類には標準設定があり、このポータルのユーザーの種類をCRMアカウントから削除することはできません。標準のポータルのユーザーの種類に無料で最大10,000ユーザーを追加できます。ユーザーをさらに追加するには、ユーザーを購入する必要があります。このポータルのユーザーの種類にはクライアントまたは顧客のみを追加できます。従業員やパートナーなど、同じドメインを持つユーザーを追加することはできません。

ステップ2:ポータルのユーザーの種類の定義

ポータルのユーザーの種類は、組織のCRMアカウントのデータにアクセスするユーザーの種類を識別するためのものです。ユーザーの種類に応じて権限を設定し、CRMアカウントのデータへのアクセスを有効化または制限できます。ユーザーの種類の例としては、顧客、クライアント、コンサルタント、ベンダー、パートナー、再販業者などがあります。

最初のポータルのユーザーの種類は顧客である必要があります。

注:

  • 支払いが完了すると、複数のポータルのユーザーの種類とポータルンユーザーを追加できます。CRMアカウントの[ライセンスの管理]リンクをクリックすると、支払い情報を確認できます。

ステップ3:ポータルのタブの設定

このステップでは、ポータルユーザーがアクセスできるタブと特定のレイアウトを選択し、データの作成、編集、表示、削除の権限を設定してください。たとえば、自動車メーカーを経営している場合、クライアントに何らかの情報を入力してもらいたいとします。これらのクライアント専用のポータルを設定して、彼らが[見込み客]タブにアクセスできるようにします。クライアントがポータルに詳細を入力すると、その情報がCRMデータに追加されます。[ポータル]タブを設定するには、次の手順を実行してください。

  1. タブを選択する:お客さまに、[見込み客]、[連絡先]、[カスタムタブ]へのアクセスを与えることができます。お客さまはタブで自分の詳細情報を表示でき、また、自身の権限に基づいて、データを追加、編集できます。
  2. 関連するタブを選択する:見込み客または連絡先のルックアップの項目が設定されているタブのデータが、関連タブの下に表示されます。お客さまがアクセスする関連タブのリストを選択できます。
  3. 関連タブのレイアウトを選択する:関連タブごとに、ポータルのユーザーがアクセスできる複数のレイアウトを選択できます。
  4. タブのデータの権限を設定する:タブ内の各データの権限を設定できます。たとえば、クライアントによるライセンス番号の編集やメールアドレスの表示/編集を可能にしたり、ベンダーに購入注文の表示専用の権限を付与したりできます。
  5. データの一覧を選択する:CRMタブでキャンバス表示を作成している場合は、データの表示方法として一覧またはキャンバス表示のいずれかを選択できます。標準では、すべてのタブで一覧表示が選択されています。注:ポータルのユーザーがキャンバス表示に追加されている場合、カスタムボタンまたはカスタムリンクは表示されません。
  6. フィルター条件:検索フィルターを使用してポータルユーザーに表示されるデータを選択してください。たとえば、[商談]タブに2つのルックアップ項目を追加した場合、どちらの項目にもとづいてポータルのユーザーにデータを表示するかを選択できます。ただし、ルックアップ項目は、既存のポータルのユーザーがポータルの設定を編集した場合にのみ使用できます。

注:

ポータルのユーザーは、次のデータにアクセスし、ポータルのユーザーの種類に応じて設定された権限に基づいて処理を実行できます。

  • ポータルのユーザー自身のデータ - 自分のデータの詳細を追加、編集できます。
  • ポータルのユーザーが作成した他の見込み客/連絡先 - 設定された権限に従って、他のデータを作成、編集、削除できます。
  • 見込み客/連絡先に関連付けられているその他のデータ(商談、請求書、見積書など) - データをコピーできます。
  • 商品 - [商品]タブにリストされるすべてのデータを表示できます。

ステップ4:項目の権限の指定

前述のステップ([ポータルのタブの設定])で選択した関連タブが、[項目の権限]セクションの下に表示されます。ポータルのユーザーがアクセスする項目を選択できます。また、お客さまに編集させない項目に、表示専用の印をつけることもできます。CRM内の必須項目もポータルで必須の印がつきます。

ポータルの作成

ポータルを作成するには

  1. [設定] > [チャンネル] > [ポータル]に移動してください。
  2. [ポータル]ページで、[今すぐ開始]をクリックしてください。
    標準のポータル名として会社名が表示されます。
  3. 必要に応じて、ポータル名を編集してください。
  4. [今すぐ設定]をクリックしてください。
    ポータルのURLが設定され、ポータル名が使用可能になります。
  5. [次へ]をクリックして続行してください。
    次に、ポータルのユーザーの種類、ポータルのタブ、項目の権限を設定してください。

注:

  • 一度作成したポータル名は編集できません。
  • ポータルを設定すると、そのポータルは削除できなくなります。

ポータルのユーザーの種類の設定

ポータルのユーザーの種類を設定する

  1. [ポータルのユーザーの種類]で、親、パートナー、車両サービスなど、名前を入力してください。
  2. [次へ]をクリックしてください。

ポータルのタブの設定

ポータルのタブを設定するには

  1. [ポータルのタブの設定]ページで、一覧の[タブの選択]からタブを選択してください。
  2. [関連タブ]セクションで、次の手順を実行してください。
    • [タブ] - ポータルのユーザーがアクセスできる関連タブのチェックボックスをオンにしてください。
    • [レイアウト] - ユーザーがアクセスできる1つ以上のレイアウトを選択してください。
    • [権限] - タブ内のデータを作成、編集、表示、または削除する権限を選択してください。ポータルのユーザーは、自分が関連付けられているタブのデータに対して、設定された処理のみを実行できます。
    • [一覧表示] - データの[一覧表示]または[キャンバス表示]を選択してください。
    • [フィルター条件] - s一覧からフィルターを選択してください。 
  3. [次へ]をクリックしてください。

項目の権限の設定

項目の権限を設定する

  1. [項目権限]ページで、ポータルユーザーが使用できるようにする必要がある項目のチェックボックスをオンにしてください。
  2. 必要に応じて、[表示専用]チェックボックスをクリックしてください。
  3. [保存して次へ]をクリックして、次のレイアウトまたはタブに移動し、項目権限を設定してください。
  4. すべてのタブとレイアウトに対して上記の手順を繰り返してください。
  5. [完了]をクリックして、すべての詳細を保存してください。

ポータルのプレビューの表示

ポータルの設定が完了したら、ポータルをプレビューして、お客さまにデータがどのように表示されるかを確認できます。

ポータルのプレビューを表示するには

  1. [設定] > [チャンネル] > [ポータル]に移動してください。
  2. [顧客ポータルの設定]ページで、[プレビュー]をクリックしてください。
  3. 一覧から[ポータルのユーザーの種類]を選択して、プレビューを表示してください。

注:

ポータルの設定が完了すると、ポータルの概要を表示できます。ポータル設定の詳細で、[項目の権限]と[ポータルのタブの設定]を編集できます。必要に応じて、新しい[ポータルのユーザーの種類]を追加することもできます。

ユーザーへの招待の送信

ポータルを作成したら、お客さまの招待を開始できます。招待メールには、ポータルのURLの詳細が含まれます。ユーザーが招待を承諾すると、パスワードの設定を求められます。ポータル内で、お客さまは希望する言語、時刻形式、タイムゾーン、国などの基本情報を設定する必要があります(標準でCRM設定が表示されます)。その後、アクセス可能なタブページに移動します。

招待メールを送信するには

  1. タブを選択してください。
  2. [ユーザー]を選択してください。
  3. [ユーザー詳細]ページで、[詳細]アイコン > [ポータル招待の送信]をクリックしてください。

注:

  • Zoho CRMの[ユーザー詳細]ページから、お客さまに招待メールを送信できます。招待の送信機能は、ユーザーのメールアドレスが追加されている場合にのみ使用できます。
  • お客さまに招待メールを一括送信することはできません。
  • 例:AさんはCRMユーザーで、連絡先と商談を作成する権限付きでBさんをポータルに招待したとします。この場合、Bさんがポータルで連絡先を作成すると、CRMのデータベースにそれが追加され、Aさんがその新しい連絡先の担当者になります。

ポータルのユーザーの種類の変更

ユーザーを、あるポータルのユーザーの種類から別のポータルのユーザーの種類に移動しなければならない場合があります。たとえば、製品Aと製品Bに関心を持つお客さま向けに、2つの異なるポータルを作成したとしてください。お客さまが製品Aの購入に関心がなくなり、代わりに製品Bの購入を希望している場合、そのお客さまを製品Bのポータルのユーザーの種類にかんたんに移行できます。あるポータルのユーザーの種類から別のポータルのユーザーの種類に、次の場所からユーザーを移行できます。

  • [データ詳細]ページ - [データ詳細]ページからポータルのユーザーの種類を変更できます。
  • [ポータルユーザーリスト] - 複数のポータルユーザーを別のポータルのユーザーの種類に一度に変更する場合は、[ポータル設定]ページの[ポータルユーザーリスト]ポップアップから変更できます。

見込み客を連絡先に変更する場合

Zoho CRMでは、手動で、またはワークフローを使用して自動的に、条件に該当する見込み客を連絡先に変換できます。ポータルのユーザーの種類を見込み客用に1つ、連絡先用に2つ作成し、CRMの見込み客と連絡先を該当するポータルに追加した場合、CRMで見込み客を連絡先に変更する際に、[連絡先]でいずれか1つのポータルのユーザーの種類を選択するよう求められます。たとえば、見込み客のポータルのユーザーの種類に見込み客A、B、C、Dの4人がいて、[連絡先]タブにはポータルのユーザーの種類として連絡先1、2の2つがあるとします。見込み客A、B、C、DをCRMの連絡先に変換する場合、見込み客を移行する連絡先のポータルのユーザーの種類(連絡先1または2)を選択するよう求められます。

ポータルユーザーのデータのプライバシー

データ処理の根拠:

データ管理者として、GDPRに準拠するには、いずれかの法的根拠に基づいてデータを処理する必要があります。ビジネス要件と判断に基づいて、正当な利益、契約、法的義務、重要な利益、公共の利益、同意から成る根拠のリストから、処理の根拠を選択できます。データ処理の法的根拠として同意が使用される場合、Zoho CRMは、ポータルユーザーに対し、保存した詳細情報へのアクセスを許可し、個人データの処理に対する同意を提出するオプションを提供できます。

ポータルのユーザーのデータのプライバシーを設定する場合は、次の点を考慮する必要があります。

  • [データのプライバシー]タブは、コンプライアンス設定がオンになっている場合にのみ、データに表示されます。
  • ポータルのユーザーは、データ処理の根拠が[同意]の場合のみ、自分のアカウントでデータ処理の根拠を表示できます。
  • ポータルのユーザーは、追加した見込み客や連絡先の同意の詳細を更新することもできます。
  • ポータルのユーザーは、ポータル内から自分の同意の詳細を更新できます。

データ主体の権利:

GDPRでは、ポータルユーザーは個人情報に関する特定の権利を有してください。ユーザーは、ポータルの[データのプライバシー]セクションから、次の権利に関する申請を手動で追加できます。

  • 削除する権利
  • 処理を停止する権利
  • エクスポートする権利
  • 修正する権利

また、お客さまはポータルに追加した連絡先や見込み客に代わって、ポータルに申請を追加することもできます。関連項目:データ主体の権利

ポータルのユーザーの種類の削除

特定のポータルのユーザーの種類を削除したい場合があります。その場合は、まずユーザーを別のポータルのユーザーの種類に移行してから、対象のポータルのユーザーの種類を削除する必要があります。ユーザーを別のポータルのユーザーの種類に移行できるのは、元のポータルのユーザーの種類を削除する場合だけです。

ユーザーを関連付けていない場合は、ただ単にポータルのユーザーの種類を削除してください。

ポータルを削除してポータルのユーザーの種類を移行する

  1. [設定] > [チャンネル] > [ポータル]に移動してください。
  2. ポータルを選択し、その上にカーソルを合わせて[削除]をクリックしてください。
  3. ポップアップで、[移行と削除]をクリックしてください。
  4. 一覧から、ユーザーの移行先の[ポータルのユーザーの種類]を選択してください。
  5. [はい、進めます]をクリックしてください。

注:

  • ポータルのユーザーの種類の名前を変更する場合は、[ポータルの設定]ページの[編集]オプションをクリックしてください。
  • ユーザーをポータルに残したくない場合は、そのユーザーをポータルから削除することもできます。削除したユーザーはユーザーライセンスにカウントされないため、代わりに別のユーザーを追加できます。 

ポータルのユーザーの無効化

ポータルのユーザーは、必要に応じていつでも無効にできます。

ポータルのユーザーを無効にするには

  1. [ポータルのユーザーの種類]を選択し、[ポータルユーザー]をクリックしてください。
  2. [ポータルのユーザーの一覧]ポップアップで、ユーザーのステータスをオフに切り替えてください。

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