自動メール送信の利用例

自動メール送信の利用例

自動メール送信機能は、さまざまな場面で役立ちます。具体的な利用例を以下にご紹介します。

利用例

ある会社で販売しているソフトウェアに見込み客が興味を示し、30日間の無料試用版にユーザー登録したとします。この見込み客への対応としては、適切な内容のメールを送信し続けて製品への興味・関心を高めてもらうこと、商談化や受注につながるよう継続的にフォローアップすることが必要です。このような段階的なコミュニケーションには、自動メール送信機能が役立ちます。

自動メール送信の流れ

  • Webサイトの訪問者がフォームに詳細情報を入力して送信し、製品の30日間無料の試用版にユーザー登録します。
  • ユーザー(Webフォームの送信者)に対して、Webフォームに設定された自動返信メールが送信されます。 
  • ユーザーの詳細情報が、Zoho CRMの[見込み客]タブの一覧に表示されます(例:[今日登録した見込み客]の一覧)。
  • ユーザー(見込み客)に対して、自動メール送信が開始します。
  • 1日目:「製品の試用にあたって」のメールが自動送信されます。
  • 2日目:「サポート情報と窓口」のメールが自動送信されます。
  • 5日目:「最新機能の活用例」のメールが自動送信されます。
  • 15日目:「限定割引クーポン」のメールが自動送信されます。
  • 25日目:「試用期限のお知らせ」のメールが自動送信されます。

メモ:
  1. 送信対象者(上記の例では見込み客)が、送信対象として設定されているデータ一覧の抽出条件に一致しなくなった場合、メール送信対象リストから外れるため、後続のメールは送信されません。

自動メール送信の設定手順

  1. 対象のタブをクリックします(上記の例では[見込み客])。
  2. データ一覧ページで、右上にある[処理]をクリックし、表示されたメニューから[自動メール送信]を選択します。
  3. 自動メール送信の一覧ページで、[自動メール送信を設定する]を選択します。
  4. [新しい自動メール送信設定]のページで、次の手順を実行します。
    • 自動メール送信の[名前]を入力します。
    • [担当者]に、データの担当者を選択します。
    • [データ一覧]で自動送信メールの対象者(受信者)の一覧を選択します。
    • 自動メール送信を保存する[フォルダー]を選択します。
    • [繰り返し]を選択し、詳細を入力します(入力項目については、以下の表をご参照ください)。
  5. [保存する]をクリックします。

メモ:
  1. 自動メール送信の対象となっている見込み客や連絡先が、該当のメールの送信停止を希望した、途中で商品を購入(商談を受注)したなどの理由により送信対象外となる場合もあります。この場合、該当のデータ一覧から該当のデータを除外する処理を個別に行って、メール送信対象から外す必要があります。除外すると、後続のメールは送信されなくなります。

上記の利用例について、自動メール送信の作成時に設定した項目とその内容は、以下の表のとおりです(注:英語表記です)。

自動メール送信の利用例


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