Google Workspace(旧:G Suite)との連絡先の同期

Google Workspace(旧:G Suite)との連絡先の同期

Google Workspaceアカウント(組織向けアカウント)との連携機能を利用すると、Zoho CRMとGoogleの連絡先データを簡単に同期できます。双方向で同期することも、一方向のみで同期することも可能です。また、どの範囲(グループ)の連絡先を同期するかや、Zoho CRMのどの項目をGoogleのどの項目に関連付けるかを設定することも可能です。

なお、同期設定を解除してから再度有効にした場合、連絡先データが重複して追加されてしまう場合がありますのでご注意ください。

利用条件
必要な権限 :Google 連絡先との同期の権限を持つユーザーが、この機能を利用できます。
メモ:
  • Google 連絡先との同期の設定には、同期した連絡先に対して行う操作に応じて、 [Google 連絡先との同期] の権限と [連絡先] タブの権限( 表示 作成 編集 削除 )が必要です。

Google 連絡先との同期を設定するには

  1. Google Workspace で、画面の右上にある (アプリのアイコンのメニュー)をクリックします。
  2. メニューを下にスクロールし、 [Zoho CRM] を見つけて、クリックします。
    Zoho CRMの画面に戻ります。
  3. Zoho CRMで、 [設定] [マーケットプレイス] [Google] [連絡先] タブの順に移動します。
  4. Zoho CRMとGoogleの連携 の設定画面で、次の手順を実行します。
  5. 同期対象として Google 連絡先 の一覧(グループ)と Zoho CRMの連絡先 の一覧を選択します。
    選択した一覧内の連絡先データが同期されます。

  6. 次のいずれかの 同期方法 を選択します。
    • 双方向同期
    • 一方向同期:Zoho CRMの連絡先からGoogle 連絡先への同期のみ
    • 一方向同期:Google 連絡先からZoho CRMの連絡先への同期のみ
  7. 同じ連絡先データがZoho CRMとGoogleの両方で更新されている場合の処理として、次のいずれかを選択します。
    • Zoho CRMの連絡先で、Googleの連絡先を上書きする
    • Googleの連絡先で、Zoho CRMの連絡先を上書きする
  8. 同期の頻度 を選択します。
  9. Googleの項目とZoho CRMの項目を関連付けを設定します。
  10. [他の項目を関連付ける] リンクをクリックすると、項目をさらに追加して関連付けを設定できます。
  11. [保存する] をクリックします。
メモ:
  • Google 連絡先との同期は、連絡先の件数によって、完了するまでに時間がかかります。同期が完了したかどうかは、同期の設定やデータの更新後に数分待ってから確認することをお勧めします。
  • 同期設定を解除してから再度有効にした場合、連絡先データが重複して追加されてしまう場合がありますのでご注意ください。ただし、GoogleからZoho CRMへの同期の場合は、同期設定を解除してから再度有効にしても、同じメールアドレスを持つ連絡先の再追加はされません。これは、Googleからの連絡先の同期が、メールアドレスの関連付けに基づいて実行されるためです。
  • なお、同期が完了しているかどうかは、 連絡先の同期 の設定画面で、 最終同期日時 を確認することで把握できます。
  • 同期対象の連絡先の範囲は、設定で選択したGoogleの一覧(グループ)内の連絡先と、選択したZoho CRMの一覧内の連絡先のみですのでご注意ください。なお、Zoho CRMからGoogleへの一方向の同期の場合、Zoho CRMの連絡先が、設定で選択したGoogleの一覧(グループ)に追加されます。
  • 同期対象の連絡先は、同期を設定するユーザーの役割とアクセス権限に基づいて決まります。
  • 初回は、最大10,000件の連絡先が同期されます。以降の同期時には、最大500件の連絡先が同期されます。
  • なお、重複データの有無の確認は、Zoho CRM内の [メール] 項目([連絡先]タブのメインのメールアドレス項目)の値と、Google 連絡先の [仕事用のメールアドレス] 項目の値を使用して実行されます


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