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IMAPアカウントの設定

利用条件

利用条件:エンタープライズプランとプロフェッショナルプラン(試用プランを含む)
必要な権限:管理者権限

IMAPアカウントの設定

IMAPは、メールアカウントをZoho CRMで設定する際に使用するメールプロトコルです。さまざまな利点がありますが、特に複数のデバイスの同期が可能です。つまり、メールに関する情報がPC 、ラップトップ、携帯電話、タブレットなどで同期されます。Zoho CRMを使用すると、一般的なIMAP連携から選択したり、独自のメール連携を設定したりできます。

IMAPアカウントを追加するには

  1. Zoho CRMで[設定] > [チャネル] > [メール] > [メールの設定]に移動します。
  2. [メールの設定]ページでは、一般的なIMAPメール連携から選択することも、独自のメール連携を設定することもできます。
  3. 一般的なIMAP連携から選択する場合は、必要に応じていずれかのメールクライアントをクリックしてください。
    1. [名前][メールアドレス][パスワード]を入力してください。

      メールアカウントの2段階認証を有効にした場合は、通常のメールパスワードではなく、IMAP設定用のアプリ専用のパスワードを入力する必要があります。
      関連項目:アプリ専用のパスワードの生成
    2. [続ける]をクリックしてください。
    3. 必要に応じて[差出人アドレス]を追加してください。
    4. [サーバーの詳細]をクリックすると、受信サーバーと送信サーバーの設定が表示されます。
      [サーバーの詳細]は、Zoho Mail、Gmail、Outlook、Office 365、またはYahooのいずれかを選択すると自動的に入力されます。
  4. 独自のIMAP連携を設定する場合は、[独自メールの連携][IMAP]オプションを選択してください。

    [IMAP連携]ページで、必要な詳細情報を入力してください。
    • [受信サーバー名]、[ポート]、[メールアドレス]、[パスワード]を入力してください。
    • [送信サーバー名]、[ポート]、[メールアドレス]、[パスワード]を入力してください。
      受信サーバーと送信サーバーの情報が同じ場合は、[送信サーバーと同じ認証情報を利用]チェックボックスをオンにしてください。
  5. いずれかの[メール共有の権限]を選択します(詳細については、こちらのリンクを参照してください)。

    選択したオプションに基づいて、CRMアカウントの連絡先に対応するメールに他のユーザーがアクセスできるようになります。
  6. [保存]をクリックしてください。

注:

  • IMAPアカウントを設定すると、既存のメールが同期されたときに確認メールが送信されます。

アプリケーション専用のパスワードの生成

2段階認証は、すべての主要なメールクライアントによって提供されるサービスであり、ユーザーのメールボックスに追加のセキュリティー対策を提供します。メールアカウントで2段階認証が有効になっている場合、アカウントにアクセスすると、ユーザー名とパスワードだけでなく、メールアカウント所有者の登録済み携帯電話番号に送信される一意のパスコードも求められます。この認証方式により、他人によるメールアカウントへの不正アクセスが困難になります。

Zoho CRMで設定するメールアカウントで2段階認証サービスが有効になっている場合、通常のメールアカウントのパスワードではなく、メールアカウントのアプリ専用のIMAP設定用パスワードを入力する必要があります。次に、一般的に使用される各種メールクライアント用にアプリ専用のパスワードを生成する手順を示します。

Zoho Mailアカウントの場合

2段階認証サービスが有効になっているときに、Zoho CRMでIMAPを使用してZoho Mailアカウントを設定する場合は、次の手順に従ってZoho Mailアカウントのアプリ専用のパスワードを生成してください。

  1. Zohoアカウントの認証情報を使用して、https://accounts.zoho.com/u/h#homeにサインインしてください。
  2. ようこそダッシュボードで、[2段階認証]をクリックしてください。
  3. [2段階認証]ページで、[アプリケーション専用のパスワードの管理]をクリックしてください。
  4. [アプリケーション専用のパスワード]ポップアップで、デバイス名と現在のZohoアカウントのパスワードを入力してください。

    デバイス名/アプリ名は、生成されたパスワードのリストを表示するときにアプリ専用のパスワードを生成する目的を特定するための参照用です。
  5. [作成]をクリックしてください。
    お使いのアカウントに、一意でアプリ専用のパスワードが生成されます。このパスワードは1回だけ表示され、再表示されないので注意してください。
  6. このパスワードをすぐにコピーして、Zoho CRMのIMAP設定用のパスワードテキストボックスに貼り付けてください。
    デバイスを使用しなくなった場合や、アプリケーションへのアクセス権を削除する場合は、パスワードを無効にすることができます。

Gmailアカウントの場合

2段階認証サービスを有効にしているときに、Zoho CRMでIMAPを使用してGmailアカウントを設定する場合、次の手順に従ってGmailアカウントのアプリ専用のパスワードを生成してください。

  1. Googleアカウントにサインイン
  2. アプリのパスワードページにアクセスしてください。
  3. [アプリの選択]ドロップダウンリストで[その他]を選択してください。
  4. カスタマイズした名前を入力してください。たとえば、「Zoho CRM用IMAP」などとしてください。
  5. [作成]をクリックしてください。
  6. Zoho CRMのIMAP設定用のパスワードテキストボックスに生成された一意でアプリケーション専用のパスワードをコピーして貼り付けてください。
    デバイスを使用しなくなった場合や、アプリケーションへのアクセス権を削除する場合は、パスワードを無効にすることができます。

Outlookアカウントの場合

2段階認証サービスを有効にしているときに、Zoho CRMでIMAPを使用してOutlookアカウントを設定する場合、次の手順に従ってOutlookアカウントのアプリ専用のパスワードを生成してください。

  1. このリンクからOutlookアカウントにサインインしてください。
  2. [アプリのパスワード]で、[新しいアプリのパスワードを作成する]をクリックしてください。
  3. Zoho CRMのIMAP設定用のパスワードテキストボックスに生成された一意でアプリケーション専用のパスワードをコピーして貼り付けてください。

Office 365アカウントの場合

有効な多要素認証サービスがあり、Zoho CRMでIMAPを使用してOffice 365アカウントを設定する場合は、次の手順に従ってOffice 365アカウントのアプリ専用のパスワードを生成してください。

注:

  • Office 365アカウントのアプリ専用のパスワードを生成するには、管理者がユーザーアカウントで多要素認証を有効にしている必要があります。
    関連項目:Office 365の多要素認証を設定する方法
  • アプリ専用のパスワードを初めて生成するとき、確認のために電話番号を入力するよう求められます。それ以降、Office 365用にアプリ専用のパスワードを生成する場合には電話番号の確認は必要ありません。

Office 365用にアプリ専用のパスワードを生成するには

  1. Office 365アカウントにサインインしてください。
  2. [設定] > [追加のセキュリティ認証]の順に選択してください。
  3. 下の図のようにサブセクションをクリックしてください。
  4. [アプリのパスワード]オプションをクリックしてください。
  5. [アプリのパスワードの作成]ポップアップで、パスワードの名前を入力してください。
    これは、作成した理由を覚えておくためのものです。
  6. [次へ]をクリックしてください。
  7. [アプリのパスワード]が表示されます。

    Zoho CRMのIMAP設定用のパスワードテキストボックスに生成された一意でアプリケーション専用のパスワードをコピーして貼り付けてください。

Yahooメールアカウントの場合

有効な2段階認証サービスがあり、Zoho CRMでIMAPを使用してYahooアカウントを設定する場合、次の手順に従ってYahooアカウントのアプリ専用のパスワードを生成してください。

  1. Yahooメールアカウントにサインインしてください。
  2. [設定] > [アカウント情報]に移動してください。
  3. [アカウント情報]ページで、[アカウントのセキュリティ]を選択してください。
  4. [2段階認証]で、[アプリのパスワードの作成]をクリックしてください。

    アプリ専用のパスワードを生成するには、2段階検証が有効である必要があります。
  5. [アプリの選択]ドロップダウンリストから[その他]を選択し、アプリの名前を入力してください。たとえば、「Zoho CRM用IMAP」などとしてください。
  6. [作成]をクリックしてください。
  7. Zoho CRMのIMAP設定用のパスワードテキストボックスに生成された一意でアプリケーション専用のパスワードをコピーして貼り付けてください。

メールの表示

IMAPアカウントが設定されると、送受信したメールは、メールの関連リストでZoho CRMの見込み客/連絡先に関連付けられます。関連付けられるメールには、見込み客/連絡先のメインのメールアドレスとサブのメールアドレスに送信されたメールが含まれます。この関連リストのメールは、IMAPアカウントの設定時にメールアカウントを共有したユーザーで並べ替えることができます。ドロップダウンリストから[すべて]を選択するか、特定のユーザーを選択して、メールを表示できます。[すべて]のメールを表示するオプションは、IMAP設定でのみサポートされることに注意してください。

見込み客/連絡先のメールを表示するには

  1. [見込み客]/[連絡先]タブに移動してください。
  2. タブ内のデータをクリックしてください。
  3. [メール]の関連リストで、選択リスト項目から目的のIMAP共有ユーザーを選択してください。
    IMAPで送信されたメールが表示されます。

メールの共有権限

非公開 - 同僚とメールを共有しない

このオプションでは、Zoho CRM内に設定されているメールアカウントが非公開になります。他のユーザーは、見込み客や連絡先から受信したメールを表示できません。

このオプションの利用例

CEOやその他の経営幹部が、このオプションを使用して、お客さまとのコミュニケーションを機密に保つことができます。

実行できる操作

  • 公開されている他のユーザーのメールを表示できます。
  • 他のユーザーのメールに返信できます。
  • 他のユーザーは、あなたがZoho Mailから送信したメールを表示できません。
  • 他のユーザーは、あなたが受信したメールを表示できません。
カスタム - 選択した見込み客や連絡先からのメールを共有できます。

このオプションでは、ユーザーは選択した見込み客や連絡先から受信したメールを共有できます。そのため、他のユーザーは選択した顧客データからあなたのメールを表示できます。

このオプションの利用例

お客さまとの日々のやりとりを直接担当する営業担当者やマネージャーが使用できます。

実行できる操作

  • 公開されている他のユーザーのメールを表示できます。
  • 他のユーザーのメールに返信できます。
  • 他のユーザーは、あなたがZoho Mailから送信したメールを表示できます。
  • 他のユーザーは、あなたが受信したメールを表示できます。
公開 - すべての見込み客や連絡先からのメールを共有できます。

このオプションでは、ユーザーはすべての見込み客や連絡先から受信したメールを共有できます。他のユーザーはすべての顧客データからあなたが受信したメールを表示できます。すべてのデータからのメールは全員に共有されるため、[見込み客]ページまたは[連絡先]ページに[メールの共有]チェックボックスが表示されません。

このオプションの利用例

お客さまとの日々のやりとりを直接担当する営業担当者やマネージャーが使用できます。

実行できる操作

  • 公開されている他のユーザーのメールを表示できます。
  • 他のユーザーのメールに返信できます。
  • 他のユーザーは、あなたがZoho Mailから送信したメールを表示できます。
  • 他のユーザーは、あなたが受信したメールを表示できます。

同僚や特定の顧客ドメインからのメールの共有を制限するにはどうすればよいですか?

必要なメールドメインを除外することで、組織のメールドメインや特定の顧客ドメインからのメールの表示を制限できます。このオプションでは、個人アカウントなど除外ドメインから受信したメールのみを表示できます。なお、このオプションでは、他のメールドメインから受信したメールはZoho CRMアカウントのすべてのユーザーと共通的に共有されます。

「完全共有」が初期設定ではないのはなぜですか?

お客さまとのメールのやり取りのプライバシーを保護するためです。

たとえば、組織に新しく参加した営業担当マネージャーであるジョンさんが、CRMの連絡先としてCEOのメールアドレスを追加したとします。これにより、別の営業担当マネージャーであるアダムさんが、ジョンさんとCEOのやり取りを表示できるようになります。しかしこれは実際には許可されることではありません。

よくある質問

1. 送信メールサーバーの設定はどこで確認できますか?

2. 送信メールに複数の差出人アドレスを追加できますか?

3. 設定の完了後に、メールが同期しているかどうかを確認する方法を教えてください。

4. 認証に失敗したことを示すエラーが表示されます。なぜこのエラーが発生するのですか?また、どのように解決すればよいですか?

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メールお問い合わせ窓口: support@zohocrm.com