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Zoho CRMでのメール整理

ビジネスコミュニケーションの主な手段の1つはメールです。お客さまとのコミュニケーションは、記録のために保持する必要があります。必要なときにすぐにアクセスできるように整理しておく必要があります。

適切に整理されていないと、メールによるコミュニケーションで見込み客やお客さまと連絡を取ることが困難になる可能性があります。Zoho CRMには、メールクライアントと連携するためのさまざまなオプションが用意されています。また、Zoho CRM内のお客さまや見込み客にメールを関連付けることもできます。Zoho CRMが提供するメールオプションは次のとおりです。

組み込みのメール機能

メールアカウントが設定されていない場合でも、CRMアカウント内から連絡先にメールを送信したり、連絡先または見込み客にメールを関連付けたりすることができます。

Zoho Mail連携

Zoho Mail連携を有効にすると、Zoho CRM内にメールアカウントを設定できます。すべての送信メールと受信メールが、対応するCRMデータに関連付けられます。一般的なメールクライアントからメールアカウントを設定することも、POP3またはIMAPプロトコルを使用して独自のメールアカウントを設定することもできます。この連携により、組織のCRMアカウントに属する他のユーザーとメールを共有することもできます。関連項目:Zoho Mailオプション

2つのプロトコルを使用して、Zoho CRM内にビジネス用のメールアカウントを設定できます。

  • IMAP - メールをあらかじめコンピューターにダウンロードしておかなくても使用できます。IMAPを使用すると、リモートサーバーにメールを保存できます。この双方向プロトコルでは、複数のデバイス間でメールを同期することもできます。
  • POP3 - コンピューターにメールをダウンロードし、通常はリモートサーバーからそのメールを削除します。このプロトコルでは、複数のデバイス間でメールを同期できません。複数のデバイスでメールを読む場合、メールは未読として読むことができ、どのメールを削除、開封、フラグ設定したかは示されません。あるデバイスで作成したフォルダーは、他のデバイスに複製されません。

メールマグネット

このオプションは、Zoho Mail連携を有効にしたユーザーで有効です。重要なお客さまからのメールが受信トレイに届くと、すぐに対応が必要なことを知らせる即時通知が出されます。受信トレイを自動でスキャンし、CRM内の見込み客や顧客からのメール受信を通知します。メールマグネットも参照してください。

MS Outlook用Zoho CRMプラグイン

Microsoft Outlookでメールを送受信する場合は、Microsoft OutlookアカウントでZoho CRMプラグインを使用して、Zoho CRMアカウントにメールを関連付けることができます。関連項目:MS Outlook用プラグイン

Bcc Dropbox(メール取り込み)

複数のメールボックスを異なるメールアドレスで使用していて、そのすべてをビジネスコミュニケーションに利用している場合でも、さまざまなメールアドレスから送信されたメールをZoho CRMに保存して連絡先に関連付けることができます。Bcc Dropbox(メール取り込み)は、Zoho CRMアカウントの各ユーザーに専用のメールアドレスを提供します。このメールアドレスはお客さまに送信するメールのBCCとして使用できます。このメールアドレスを使用すると、見込み客や連絡先に送信されたすべてのメールをZoho CRMに自動的に取り込むことができます。Bcc Dropbox(メール取り込み)も参照してください。

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メールお問い合わせ窓口: support@zohocrm.com