ページレイアウト

ページレイアウトの使用

シナリオを通じたページレイアウトの理解

ここで簡単なシナリオを使って、Zoho CRMのページレイアウトの使用について紹介します。この例では、会社の要件に応じて、組織用のページレイアウトを実装できます。

携帯電話の販売とサービスを提供する、Zylkerモバイル社という大規模な会社があると想定します。最新の電話機を販売し、携帯電話のサービスのリクエストにも対応しています。携帯電話の販売とサービスでは、実行すべき一連のプロセスが異なります。

  • 販売のための要件の評価は、携帯電話サービスのものとは異なります。携帯電話の購入のリクエストでは最初に在庫確認が必要となりますが、携帯電話のサービスのリクエストでは、問題の評価が必要となります。
  • 携帯電話の販売担当者は、携帯電話のサービス担当者とは異なる人たちです。
  • 携帯電話の販売のフォローアッププロセスは、携帯電話サービスのものとは異なります。

とはいえ、品質テストや商品デモのように、携帯電話の販売とサービスの両方に共通のプロセスもあるかもしれません。そのために、携帯電話の販売とサービス用に異なるタブを作成するのは、タブに情報や関連するプロセスを重複して持つことになり、手間がかかります。Zoho CRMでページレイアウトを使用して、このようなさまざまな要件に対応する方法を確認していきます。

Zoho CRMでZylkerモバイル社用にページレイアウトを使用する方法を説明するために、次のリストの操作を実行していきます。

パートI - ページレイアウトの作成

  • [商談]タブに、「携帯電話販売」と「携帯電話サービス」の2つのレイアウトを作成します。
  • 必要な項目とセクションのある、2つのレイアウトを作成します。「携帯電話販売」の商談ステージは、「携帯電話サービス」とは異なるものにします。

パートII - データ作成時のレイアウトの選択

  • データの作成時にレイアウトを選択する方法(インポートやWebフォーム、APIを通じて、または個別にデータを作成する場合)を説明します。

パートIII - レイアウト項目の理解

  • レイアウト項目を使用して、レイアウトに基づくのカスタムビュー、自動フォロールール、承認プロセス、見込み客の割り当てルールを作成する方法を理解します。

パートIV - ワークフロールールの設定

  • Zylkerモバイル社で従うプロセスに基づいて、「携帯電話販売」と「携帯電話サービス」のレイアウトに必要なワークフロールールを設定します。
  • レイアウトに設定された通りにワークフロープロセスが実際に実行されるかを確認します。

パートV - レポートとダッシュボードの作成

  • ページレイアウトに応じて、タブのレポートとダッシュボードを作成します。

利用条件

必要な権限:この機能にアクセスできるのは、タブのカスタマイズ権限を持つユーザーです。

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ページレイアウト-  

新しいレイアウトの作成

新しいレイアウトを作成するには

  1. [設定] > [カスタマイズ] > [タブと項目]の順に移動してください。
  2. 使用可能なタブのリストから、新しいレイアウトを作成するタブをクリックしてください。
  3. [タブのレイアウト]ページで、[新しいレイアウトの作成]をクリックしてください。
  4. レイアウトに「携帯電話販売」と名前を付けて、必要に応じて、レイアウトに項目やセクションを追加してください。
  5. すべての項目を追加したら、[レイアウトの保存]をクリックしてください。
  6. レイアウトを保存すると、レイアウトの権限を定義するよう求められます。[レイアウトの権限]ポップアップで、レイアウトにアクセスできるようにするユーザー権限を入力してください。
  7. 今度は、[新しいレイアウトの作成]をクリックして、このレイアウトを複製してください。
  8. [新しいレイアウトの作成]ポップアップで、この新しいレイアウトの複製元となるレイアウトを選択してください。
  9. レイアウト「携帯電話サービス」という名前を付けて、必要に応じて、レイアウトに新しい項目を追加してください。
  10. 必要な項目を作成したら、[レイアウトの保存]をクリックしてください。
  11. レイアウトを保存すると、レイアウトにアクセスできるユーザー権限を入力するよう求められます。権限を入力して、[保存]をクリックしてください。

これで、どちらも[商談]タブのレイアウトである、[携帯販売][携帯サービス]が作成されました。

注:

  • 標準レイアウトが、Zoho CRMで提供するデフォルトのレイアウトです。標準レイアウトの名前を変更してカスタマイズするか、複製して新しいレイアウトを作成できます。
  • レイアウト間の違いは、明確に定義する必要があります。たとえば、2つの商談レイアウトのステージの値を見てみましょう。
  • 2つのレイアウト間で最もよくある違いの例を、次にいくつか紹介します。
    • レイアウト内の項目とセクションが異なる。
    • 選択リスト項目の値がレイアウトによって異なる。
    • 必須項目が異なる - あるレイアウトで必須の項目が、別のレイアウトでは必須でない。

レイアウトの割り当て

複数のレイアウトを作成すると、ユーザーによるレイアウトの表示方法とアクセス方法を管理できます。レイアウトの割り当てを使用して、レイアウトを権限に割り当てできます。

レイアウトをユーザー権限に割り当てるだけでなく、どのレイアウトを権限のデフォルトのレイアウトにするかも指定できます。データが属するレイアウトは、必要に応じて、後でいつでも変更できます。

データ作成時のレイアウトの選択

レイアウトを作成した後は、さまざまなデータ入力の時点で、そのレイアウトを選択できるようになります。以下に、その一部について説明します。これらの例では、商談を作成するときに必ず、商談の作成に使用するレイアウトを選択するよう求められます。

  • 個別のデータの作成
  • データのインポート
  • Webフォーム経由のデータ(見込み客/連絡先/問い合わせ)
  • API経由のデータ:データがAPI経由でCRMに送信されると、APIのレイアウトIDで定義されたレイアウトに送信されます。データにレイアウトが定義されていない場合は、タブの標準レイアウトに割り当てられます。

注:

  • 訪問者の追跡、Zoho Books、Zoho SurveyなどZoho CRMで提供される連携の場合、見込み客/連絡先は、タブの標準レイアウトに送信されます。

レイアウト項目の理解

タブの新しいレイアウトを作成すると、システムが生成した[レイアウト]という項目が、他の項目とともに自動的に作成されます。この[レイアウト]項目には、そのレイアウトでデータが作成されたときのレイアウト名が付けられます。

このレイアウト項目はCRMの項目であるため、カスタムビューの作成、データ割り当ての自動化、承認プロセス、自動フォロールールなど、CRMのさまざまな機能でこの項目を使用できます。

カスタムビューの作成

レイアウトに基づいてカスタムビューを作成できます。たとえば、[携帯電話サービスの商談]というカスタムビューでは、ユーザーは、[携帯電話サービス]レイアウトに属する、すべてのデータを簡単に表示できます。

自動フォロールール

特定のレイアウトに属する同僚のデータを、自動でフォローするように選択できます。これにより、データが変更されると、Zoho CRMのフィードから通知を受け取ることができます。

見込み客の割り当てルール

見込み客/連絡先/問い合わせのCRMユーザーへの割り当てを、それらが属するレイアウトに基づいて自動化できます。たとえば、[携帯電話販売]レイアウトに属するすべての見込み客を、特定の営業担当者に割り当てるというルールを作成できます。

これにより、Webフォーム経由や他の外部サービス(Google広告など)連携で取り込まれた見込み客は、割り当てルールに指定されているユーザーに自動的に割り当てられます。割り当てルールが指定されていない場合は、タブの標準レイアウトに自動的に割り当てられます。

承認プロセスの自動化

マネージャーに承認を求めるための、特定のレイアウトからのデータ提出も自動化できます。

ワークフロールールの設定

Zylkerモバイル社では、商談タブの複数のプロセスを自動化する必要があります。その一部を以下に紹介します。

  • [携帯電話販売]レイアウトの商談ステージが[受注]の場合は必ず、[商品を準備して発送]というタスクを松田 暁に割り当てます。
  • [携帯電話サービス]レイアウトの商談ステージが[受注]の場合は必ず、「サービスを開始」というタスクを佐藤 和歌子に割り当てます。
  • 商談ステージが[問題の査定]に更新された場合は必ず、関連のある連絡先に「リクエストを評価中です」というアラートを送信します。
  • [携帯電話販売]レイアウトの項目[返品理由]が[商品不良]に更新された場合は必ず、データを[携帯電話販売]レイアウトから[携帯電話サービス]レイアウトに自動的に移動します。

これらのプロセスを確認すると、そのほとんどはレイアウトに依存しています。それぞれの問い合わせでワークフロールールを作成する方法を確認していきます。

問い合わせ1

[携帯電話販売]レイアウトの商談ステージが[受注]の場合は必ず、[商品を準備して発送]というタスクを松田 暁に割り当てます。

[商談]タブに新しいワークフロールールを作成してください。   

ルールをデータ処理に対して実行するよう選択してください。ルールの実行として[編集]を選択してください。

 ルールの条件を次のように設定してください。

  • ステージが[受注]である
    かつ
  • レイアウトが[携帯電話販売]である

これで、両方の条件が一致する場合にのみ、ワークフロールールが実行されます。これにより、[携帯電話販売]レイアウトからの商談が[受注]に更新された場合にのみ、タスクが作成されます。  

タスク[商品を準備して発送]をそれぞれの営業担当者、ここでは松田 暁に割り当てます。

これで、Zylkerモバイル社が携帯電話販売の商談を受注させると必ず、発送を開始するよう自動的にタスクが松田 暁に割り当てられます。

ルールの結果


[携帯電話販売]レイアウトで、[大規模商談 – 4月]という商談のステージが[受注]に更新されました。

タスク[商品を準備して発送]が自動的に松田 暁に割り当てられます。

同様に、他の問い合わせでワークフロープロセスがどのように構成されるかについても見ていきます。

問い合わせ2

[携帯電話サービス]レイアウトの商談ステージが[受注]の場合は必ず、「サービスを開始」というタスクを佐藤 和歌子に割り当てます。

これは前の問い合わせと同様です。唯一の違いは、ルールの条件でレイアウトが[携帯電話販売]ではないという点のみです。代わりに[携帯電話サービス]に設定して、佐藤 和歌子へのタスクを作成してください。



これで、Zylkerモバイル社が携帯電話サービスの商談を受注させると必ず、サービスを開始するよう自動的にタスクが佐藤 和歌子に割り当てられます。

ルールの結果

[携帯電話サービス]レイアウトで、[サービス- 長期間]という商談のステージが[受注]に更新されました。タスク[サービスの開始]が自動的に佐藤 和歌子に割り当てられます。

問い合わせ3

商談ステージが[問題の評価]に更新された場合は必ず、関連のある連絡先に「リクエストを評価中です」というアラートを送信します。

この場合、ルールの条件でレイアウトの種類を指定する必要はありません。この例では、この商談ステージは[携帯電話サービス]レイアウトでのみ発生するためです。



ルールの結果

[携帯電話サービス]レイアウトで、連絡先柏木 夏子様に関連付けられた[お問い合わせ(4月)]という商談のステージが[問題の評価]に更新されました。「リクエストを評価中です」というメールが柏木様に自動的に送信されます。 


問い合わせ4

レイアウトの非常に優れた機能の1つとして、項目の更新に対する簡単なワークフロールールを作成することで、レイアウト間のデータの移動を自動化できることが挙げられます。例を示して、このような問い合わせについて説明します。

顧客は、さまざまな理由で購入した携帯電話を返品してくることがあります。ほとんどの場合、返品の理由は、端末の欠陥です。そのため、Zylkerモバイル社では、端末の欠陥による返品を[携帯電話販売]レイアウトから[携帯電話サービス]セクションに自動的に移動することにしました。

たとえば、[携帯電話販売]レイアウトに[返品理由]という項目があるとします。この項目が[商品不良]に更新された場合に、レイアウトを[携帯電話サービス]に更新する必要があります。


ルールの結果

これで、[返品理由]項目が[商品不良]に更新されると、データは自動的に[携帯電話サービス]レイアウトに移動されます。

複数のレイアウトに基づくレポートの作成

タブに作成されたさまざまなレイアウトに基づいて、タブのレポートやダッシュボードを作成することもできます。たとえば、Zylkerモバイル社のチームが、[携帯電話販売]レイアウトの商談合計に対する、[携帯サービス]レイアウトの商談合計を把握したい場合があります。

次に示すのは、レイアウトと、対応する活動情報に基づいてグループ化された商談の要約レポートです。 

レポートは次の通りです。

レポートから、同じ情報のダッシュボードも作成できます。

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メールお問い合わせ窓口: support@zohocrm.com