業務を進める上で、予定の管理は非常に重要です。事前に業務の計画をよく練り、予定を適切に管理することで、計画通りの活動の成果を上げやすくなります。組織では日々、各担当者によってさまざまな目的に応じた予定が立てられます（例：顧客訪問、フォロー電話、週次ミーティングの開催など）。

ただし、このような予定をすべてメモとして羅列するだけでは、確認や管理が困難になってしまいます。カレンダーを使用し、日、週、月などの単位で見やすく予定を表示することで、予定の管理がしやすくなります。カレンダー上では日付に基づいて自分の予定（通話の予約を含む）を整理して確認できるため、日々の業務をスムーズに進めやすくなります。

Zoho CRMの［予定］タブでは、さまざまな予定を一覧形式で確認できます。一方、カレンダー画面では、日、週、月などの単位で期間を切り替えながら予定を表示することができます。予定の全体像や見通しを視覚的に把握することが可能です。

• 予定には、社内の担当者（ユーザー）だけでなく、顧客などの社外の人を招待することもできます。また、毎週や毎月の会議など、定期的に繰り返す予定も作成できます。
  
• 休日やシフトなどの設定をカレンダーに反映できます。リマインダーや通知、勤務時間などに関する設定は、個人ごとに行うことが可能です。
• 役職や権限に応じて、他のユーザーのカレンダーを表示することもできます。
• 外部のカレンダーから予定をインポートしたり、Zoho CRMのカレンダーから予定をエクスポートしたりすることが可能です。
  
• 他のユーザーの予定に招待された場合、承諾や辞退などの参加の意向を登録する（出欠を回答する）ことが可能です。
  
• 通話の予定を登録していた場合、カレンダー上から直接電話を発信することが可能です。
• 日、週、月単位で表示期間を切り替えることができます。
  

カレンダーの個人設定

カレンダーに関する設定は、個人ごとに行うことが可能です。具体的には、予定のリマインダーを送信するタイミング、勤務時間、参加しない予定の非表示、予定と通話の標準所要時間（所要時間の初期値）などの設定が可能です。設定内容は、自分のカレンダーにのみ適用されます。

カレンダーの個人設定を行うには

1. （カレンダーアイコン）をクリックし、［日］、［週］、［月］のいずれかをクリックしてカレンダーを表示します。
2. ［カレンダー］画面で、右上にある［詳細設定］→［設定］の順にクリックします。                                                                           
3. カレンダーの個人設定の項目は、次のとおりです。これらの個人設定は自分のカレンダーにのみ反映され、他のユーザーのカレンダーには反映されません。
   
   • ［週表示の対象］：週の平日（営業日）の5日間のみを表示するか、週末を含む7日すべてを表示するかを選択できます。
   • ［週の開始］：週の最初の曜日を選択します。
   • ［1日の開始］：業務の開始時刻を指定します。
     なお、終日の予定を作成する場合、リマインダーのタイミングは［予定の当日］、予定の［1日前］、［2日前］、［1週間前］のいずれかから選択可能です。また、リマインダーの通知時刻は、業務の開始時刻の1時間前になります。
   • ［1日の終了］：業務の終了時刻を指定します。
   • ［週の休日1］、［週の休日2］：週単位の休日を曜日で指定します。［土曜］や［日曜］、またはその他の曜日を指定できます。
   • ［活動の種類］を選択します。カレンダーに表示する活動の種類を選択できます（例：予定のみ、通話のみ、予定と通話の両方）。
     
   • ［予定の標準所要時間］と［通話の標準所要時間］を選択します。
     予定や通話に標準的にかかる時間（初期値）を設定しておくことで、他の予定や通話との調整や予定全体の管理がスムーズになります。
   • ［予定が__日経過したら非表示にする］：この設定を有効にすると、指定した日数を経過した予定はカレンダーに表示されなくなります。
     
   • ［不参加の予定を隠す］：この設定を有効にすると、参加しない予定はカレンダーに表示しないようにできます。
     
   • ［色分け］：［予定］タブでは、選択リストの値に色を設定することで、それぞれの値を識別しやすくすることが可能です。なお、選択リストの値の色分けの設定を行うことができるのは、タブのカスタマイズ権限を持つユーザーのみです。 
   •  CalDAVを使用して外部のカレンダーアプリケーションからZoho CRMのカレンダーにアクセスする場合は、［CallDAVのアクセス］の［ステータス］を［有効］に設定します。
4. 予定のリマインダーを設定するには、以下の項目を設定します。なお、このリマインダーの設定は、予定専用であるため、通話のリマインダー設定には適用されません。
   
   • ［予定］：予定のリマインダーの通知タイミングを選択します。選択可能なタイミング：予定開始の5分前、10分前、15分前、30分前、1時間前、2時間前、1日前、2日前。
     
   • ［終日の予定］：終日の予定のリマインダーの通知タイミングを選択します。選択可能なタイミング：予定当日、1日前、2日前、1週間前。
     
   • ［メールによる通知を停止する］：この設定を有効にすると、カレンダーの予定に関する備忘用の通知（リマインダー）は、メールでは送信されません。
     
5. ［自分に予定が割り当てられたときに通知する］：この設定を有効にすると、他のユーザーから自分に予定が割り当てられたときに通知を受け取ります。
6. ［保存する］をクリックします。
   

メモ：

• 他のユーザーのカレンダーを表示する際に、該当のユーザーに設定されている休日（非稼働の曜日）が自分の休日と一致しない場合は、自分のカレンダーの個人設定に関わらず、カレンダーには7日間のすべての曜日が表示されます。