ブループリントの機能強化 - 概要

Zoho CRMのブループリントは、明確で体系的な方法で業務プロセスを推進するのに役立ちます。ブループリントを使用すると、以下のことが可能になります：

• プロセスの各ステージを定義し、適切な人物を各ステージに関連付ける
  
• プロセスの実行を通してチームを先導する
  
• 前後関係を考慮して、重要な情報を必須にして検証する
  
• 日常業務を自動化する
  

ブループリントの設定と実行を改善するため、一連のアップデートを行いました。より合理化された実行を保証するため、ブループリントを下書きとして保存することから、プロセス構築をよりスムーズにするための機能を追加しました。拡張機能の詳細は次のとおりです。

別のZoho CRMプランへのブループリントの拡張

以前のブループリントは、エンタープライズプラン以上でのみ使用可能でした。その利用条件が、プロフェッショナルプランにも拡張されました。改訂されたブループリントの上限は次のとおりです。

遷移の実行における機能強化

ブループリントの実行は、遷移の実行の機能強化により、さらに合理化されました。

以前のバージョンでは、必須項目、メモのみを含めることができ、遷移中の設定の一部としてメッセージを含めることができました。添付ファイル、関連タブからの項目、見積書やタスク、予定などの関連付けられた項目など、より多くの詳細を必須にすることで、ループをさらに完結させることができます。また、営業チーム用のチェックリストを追加して、大きなプロセスをより小さく実行可能なアクション項目に分割することもできます。

詳細はこちら：遷移中の設定

添付ファイルの必須化

販売、保険、製造、不動産などのあらゆるプロセスをはじめ、あらゆるビジネスプロセスでは、複数の文書が必要になります。契約書、サービス内容合意書（SLA）、その他の法的文書などは、プロセスのさまざまなステージで必要になります。ブループリントの必要なステージでそれらを必須にできます。

関連タブの詳細の関連付け

すでにご存知のように、［遷移中］セクションのブループリントのメインのタブから項目を必須にできます。これらに加えて、次のものを必須にできます：

• 関連タブからの項目
  
  たとえば、商談のフォローアップのプロセスの「交渉」ステージでは、次の項目を必須にできます。
  
  • 割引
    
  • 関連する取引先名
    
  • 取引先の年間売上
    
  • 連絡先の役職と電話番号
    
    
    
    
    
    
• 関連付けられた項目
  関連タブの項目とは別に、以下のリストに示す、ブループリントタブに関連付けられた項目の作成を必須にできます。
• タスク
  
• 予定
  
• 通話
  
• 見積書
  
• 受注書
  
• 問い合わせ
  
  
たとえば、割引が承認され、商談が「契約」ステージになったら、営業担当者が見積書を関連付けてお客さまとの通話を予約し、契約書の対応を進めることができます。ここでは、タスクの作成と見積書の関連付けを必須にできます。

チェックリスト

チェックリストは、営業チームがプロセスの各ステージを遂行するために完了すべきタスクと項目の数を明確に把握するためのTo-do項目です。これにより、ステージの実行に向けて行うすべての細かい手順をより効率化でき、その時点で重要なことを見逃さないようにできます。

チェックリストは「遷移中」の一部となり、マネージャーやプロセス設計者が設定した内容が、対象となる遷移担当者に表示されます。

たとえば、商談のフォローアップのプロセスでは、次の項目を［交渉の遷移］チェックリストの一部にできます。

• 割引率を確定する。
  
• 交渉文書を必須として添付する
  
• 競合他社の割引を確認する
  
  

状態に関するSLA（期限）の導入

組織でプロセスを展開する際、それを期限までに完了させるようにする必要もあります。SLAは、それを実行するのに役立ちます。

詳細はこちら：SLAの設定

「SLA」とは、Service Level Agreementの略で、通常は、サービス提供者とお客さま間で合意します。ブループリントのこの用語は、営業担当者/チームが特定のデータをある状態に保持できる最大期間を伝えるための、組織内のチーム間での合意を表します。たとえば、商談が「評価」ステージの期間が長すぎる場合は、営業担当マネージャーまたはデータの担当者に通知する必要があります。しかし、長すぎるとは、どれくらいの期間のことでしょうか？長時間、1つの状態に留まっている場合、誰に通知する必要があり、どのように対処すればよいのでしょうか？

これらの詳細は、SLAを介してブループリントの一部として設定できます。SLAを設定すると、CRMはデータと、各データが特定の状態にある期間を管理できます。指定された期限を超えると、SLA設定で指定したユーザーに、設定した通知が送信されます。これにより、組織全体のプロセスの進捗状況を把握し、期限までに作業を進めることができます。

遷移の部分的な保存

遷移中に多くの情報を必須にしても、一度にすべての情報を入力できるとは限りません。

たとえば、商談のフォローアップのプロセスでは、「交渉」の遷移の一部としてすべての必須項目に入力しても、SLA文書のチェックリスト項目を消し込むには、さらに時間が必要です。この場合は、遷移を部分的に保存できます。つまり、この時点で入力した10件の詳細のうち5件は保存されますが、データは「交渉」ステージのままです。

準備ができたら、このデータに戻って残りの詳細を入力し、遷移を保存できます。遷移中の設定で必要なすべての詳細が入力されると、データはブループリントの次の状態に移動します。

遷移の複製

プロセスフローを設定するときに、複数の状態からの同様の遷移を追加する場合があります。たとえば、「商談受注」の遷移は、「契約書の送信」状態以外の3つの状態から発生する可能性があります。手動でこの設定を繰り返し行う必要はありません。遷移を複製するだけで、設定がコピーされます。必要に応じて編集できます。

複数の共通の遷移

以前は、ブループリントごとに共通の遷移を1つしか作成できませんでした。現在は、ブループリントごとに最大25の共通の遷移を作成できるようになりました。

ブループリントの情報を使用したレポートのカスタマイズ

以前は、標準のブループリントの使用状況のレポートを使用して、ブループリントの情報を確認することができました。

これで、最新の機能拡張により、ブループリントの洞察に基づいた新しいレポートを作成できるようになりました。タブのレポートを作成すると、［関連タブの選択］セクションの一部としてブループリントが表示されます。これにより、ブループリントの情報に基づいた独自のレポートを作成できます。

詳細：ブループリントのレポート

たとえば、どの状態にいくつの商談があるかに関するレポートや、各商談にかかる遷移時間に関するレポートを作成するとします。このサマリーレポートは、［レポート］タブから作成できます。