承認プロセス機能とは？
見積書の金額確認やお客様への商品割引など、日々多くの場面で発生する上司への承認業務。
多くの手間と時間を要するこの業務も、Zoho CRM ならその多くを自動化できます。
承認プロセス機能を利用するメリット
- 条件に応じて承認プロセスを
自動で適用できる - 複数の承認者に対する
承認ルールも簡単に設定できる - 承認の期限を設定し、
承認待ちによる業務の停滞を防げる - 申請中におけるデータの編集を
防げる
承認プロセス登録方法はこれだけ
承認プロセスを登録するには、承認プロセスを発動させる「条件」、「承認者」、
「承認時・不承認時の処理内容」を設定するだけ。
たとえば、「見積額が一定の金額を超えた場合に限り、特定の承認プロセスを適用させる」
といった複雑な承認のフローも簡単に設定できます。
承認者が複数いる場合もスムーズ
申請内容によっては承認者が複数なるケースも多々発生します。
そこで、Zoho CRM では二人以上の承認者に対しても簡単に承認プロセスを設定可能。
承認のタイミングを「同時に行うか」、「順番で行うか」も自由に決められます。
データロック機能
たとえば見積書を申請する場合、申請した後に見積額を変更してしまっては混乱を招きます。
このような問題を未然に防ぐため、Zoho CRM では承認の申請が行われると、
承認・不承認の処理が完了するまでデータをロックします。
承認期限と通知で、承認漏れをゼロに
申請者によって申請が行われると、承認者には申請を受けた旨が通知。
その後、承認者によって承認・不承認の処理が行われた際には、申請者に自動で通知されます。
また、業務の停滞を防ぐため、承認期限の設定やリマインド通知の自動送信設定も可能です。
Zoho CRM では見積書の作成、承認、送付もワンタッチで行えます。これまでは見積書を印刷し、上長の押印が済んだらPDF化し送付する、という手間も時間もかかるフローでした。今は商品マスタから商品を選択するだけで、見積書が作成、PDF化されます。管理画面上の操作で上長に通知メールが配信され、都度顔を合わさなくても承認作業を進めることができます。
株式会社サイバー大学
産学教育連携部マネージャ 近松 忠昭 氏
Zoho CRM のサポートについて
Zoho では、さまざまな日本語サポートをご用意しています。