メール共有の設定

メール共有の設定

Zoho CRMでは、メールを組織アカウント内の他のユーザーと共有できます。すべてのメールを共有したり、選択した顧客からのメールのみを共有したり、メールを非公開にすることができます。

メール共有は、管理者のみが設定できます。管理者は、組織内のユーザーに対してメール共有機能を設定できます。ユーザーが自分でメール共有を設定できるよう権限を許可することもできます。

データ共有を通じて共有されたメール:      
  1. ワークフロー、通知、承認の却下などのZoho CRMから送信されたメール
  2. Outlookプラグインを通じて添付されたメール      
メール共有を通じて共有されたメール:
外部のメールサービスとの連携を通じて送受信されたメール(例:Gmailアカウントから送受信されたメールはZoho CRMに同期され、関連リストで表示できます)。このメールは、メール共有を設定した場合のみ、他のユーザーに表示されます
(Zoho CRMまたはOutlookプラグインから送信されたメールは含まれません)。

3つの設定でメールを共有できます:      

  • 公開共有 :ユーザーのすべてのメールが、指定したユーザーに共有されます。
  • カスタム共有 :メールを選択して、指定したユーザーに共有できます。
  • 非公開 : ユーザーのすべてのメールが非公開のままになり、他のユーザーには共有されません。

もう一つの共有設定は、 ユーザーの選択 です。この設定では、ユーザーごとにメール共有の権限を設定できます。

メール共有を設定するには

  1. [設定]  >  [チャネル]  >  [メール]  >  [メールの共有] に移動します。
  2. [メール共有の権限] ページで、各ユーザーに対して次の手順を実行します。
    検索機能を利用して、指定した条件でユーザーをフィルターできます。
    すべての有効なユーザー、確認済みのユーザー、未確認のユーザーが一覧に表示されます。

  3. 次のいずれかの共有設定を選択して、ユーザーに割り当てます:
    • 非公開 :ユーザーのメールは、組織の他のユーザーには共有されません。 
    • カスタム共有 :選択した見込み客や連絡先とのユーザーのメールのやりとりが、他のユーザーに共有されます。
      カスタム共有を有効にしたユーザーは、個別のデータを選択して、 メール の関連リストにある [メールの共有] チェックボックスを選択できます。管理者は、メールを共有するユーザーを選択できます。


    • 公開共有 :ユーザーのすべてのメールが、組織内の他のすべてのユーザーに共有されます。  
      • [ドメインの除外] 項目で、共有から除外するメールドメインを指定します。 
        ドメインは最大20件まで設定できます。  

         
    1. ユーザーの選択 :ユーザーは、残りの3つの設定を使用して、メール共有の権限を設定できます。    
    2. 除外したドメイン を編集します。ユーザーが、IMAPまたはPOP3のメールアカウントを設定している場合で、除外するドメインが入力されているとき、こちらに表示されます。   
      管理者は、自分や他のユーザーが設定した除外ドメインを確認できますが、編集できるのは自分が設定した除外ドメインのみです。他のユーザーが設定した除外ドメインは編集できませんのでご注意ください。
  1. [メール共有先] 列で、 [すべて] をクリックして、メールを共有したいユーザーの役割を選択するか、役割内のユーザーを選択します。 
    [カスタム共有]または[公開共有] が選択されている場合、メールを共有するユーザーを選択する必要があります。また、特定の役割のユーザーを選択することもできます。
  2. [保存] をクリックします。  
メモ 
  • カスタム共有と公開共有の共有設定では、同じ役職のユーザーにメールを共有することもできます。たとえば、「マネージャー」の役割のユーザーが5人いて、この役割の1人が、同じ「マネージャー」役割の他の4人のユーザーにメールを共有するよう設定できます。

メール共有の権限

非公開:メールを他のユーザーに共有しない

この共有設定では、Zoho CRM内に設定したメールアカウントは非公開です。自分の見込み客や連絡先から受信したメールは、他のユーザーには表示されません。

使用できるユーザー:

CEOとそのほかの上位の管理メンバーが、この共有設定を使用して、重要顧客とのやりとりを非公開にできます。

実行できる操作と共有対象:

  • 他の公開されたメールを表示できます
  • 他のメールに返信できます
  • 自分の受信トレイから送信したメールは、他のユーザーには表示されません
  • 受信したメールは、他のユーザーには表示されません
カスタム共有:選択した見込み客または連絡先からのメールのみ共有する

この共有設定では、 選択した見込み客と連絡先 から受信したメールを共有できます。自分が選択した顧客から受け取ったメールが、他のユーザーにも表示されます。

使用できるユーザー:

日常的に顧客と直接やりとりをする営業担当とマネージャーが、この共有設定を利用できます。

実行できる操作と共有対象:

  • 公開された他のメールを表示できます
  • 他のメールに返信できます
  • 自分の受信トレイから送信したメールは、他のユーザーにも表示されます 

  • 受信したメールは、他のユーザーにも表示されます 
公開共有:すべての見込み客と連絡先からのメールを共有する

この共有設定では、 すべての見込み客と連絡先 から受信したメールを共有できます。自分がすべての顧客から受け取ったメールが、他のユーザーにも表示されます。すべての顧客データからのメールが全体共有されるため、見込み客や連絡先のページには、 [メールの共有] チェックボックスは表示されません。

使用できるユーザー:

日常的に顧客と直接やりとりをする営業担当とマネージャーが、この共有設定を利用できます。

  • 公開された他のメールを表示できます
  • 他のメールに返信できます
  • 自分の受信トレイから送信したメールは、他のユーザーにも表示されます
  • 受信したメールは、他のユーザーにも表示されます

同じ役割のユーザーや特定の顧客ドメインからのメールの共有を制限するには?

メールドメインの除外設定により、組織のメールドメインや特定の顧客ドメインからのメールを表示することを制限できます。除外設定により、個人アカウントなどの除外したドメインからのメールを表示できません。「公開共有」の設定では、除外しないメールドメインから受信したメールは、Zoho CRMアカウント内のすべてのユーザーに公開共有されますのでご注意ください。

「公開共有」設定に初期設定がないのはなぜですか?

顧客とのメールのやりとりのプライバシーを保護するためです。

たとえば、組織に最近参加したジョンが、CEOのメールアドレスを連絡先としてCRMに追加したとします。すると、営業マネージャーのアダムは、ジョンとCEOとのやりとりを表示できてしまいます。これは、実際には制限すべき状況です。


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