メール共有は、管理者のみが設定できます。管理者は、組織内のユーザーに対してメール共有機能を設定できます。ユーザーが自分でメール共有を設定できるよう権限を許可することもできます。
3つの設定でメールを共有できます:
もう一つの共有設定は、
ユーザーの選択
です。この設定では、ユーザーごとにメール共有の権限を設定できます。
メール共有を設定するには
非公開:メールを他のユーザーに共有しない
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この共有設定では、Zoho CRM内に設定したメールアカウントは非公開です。自分の見込み客や連絡先から受信したメールは、他のユーザーには表示されません。
使用できるユーザー:
CEOとそのほかの上位の管理メンバーが、この共有設定を使用して、重要顧客とのやりとりを非公開にできます。
実行できる操作と共有対象:
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カスタム共有:選択した見込み客または連絡先からのメールのみ共有する
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この共有設定では、
選択した見込み客と連絡先
から受信したメールを共有できます。自分が選択した顧客から受け取ったメールが、他のユーザーにも表示されます。
使用できるユーザー:
日常的に顧客と直接やりとりをする営業担当とマネージャーが、この共有設定を利用できます。
実行できる操作と共有対象:
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公開共有:すべての見込み客と連絡先からのメールを共有する
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この共有設定では、
すべての見込み客と連絡先
から受信したメールを共有できます。自分がすべての顧客から受け取ったメールが、他のユーザーにも表示されます。すべての顧客データからのメールが全体共有されるため、見込み客や連絡先のページには、
[メールの共有]
チェックボックスは表示されません。
使用できるユーザー:
日常的に顧客と直接やりとりをする営業担当とマネージャーが、この共有設定を利用できます。
同じ役割のユーザーや特定の顧客ドメインからのメールの共有を制限するには?
メールドメインの除外設定により、組織のメールドメインや特定の顧客ドメインからのメールを表示することを制限できます。除外設定により、個人アカウントなどの除外したドメインからのメールを表示できません。「公開共有」の設定では、除外しないメールドメインから受信したメールは、Zoho CRMアカウント内のすべてのユーザーに公開共有されますのでご注意ください。
「公開共有」設定に初期設定がないのはなぜですか?
顧客とのメールのやりとりのプライバシーを保護するためです。
たとえば、組織に最近参加したジョンが、CEOのメールアドレスを連絡先としてCRMに追加したとします。すると、営業マネージャーのアダムは、ジョンとCEOとのやりとりを表示できてしまいます。これは、実際には制限すべき状況です。
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「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
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