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ワークフローの自動化とは?

ワークフローの自動化とは?

一連の操作を自動化し、人による操作を最低限に抑えてタスクを完了することを、ワークフローの自動化と呼びます。つまり、繰り返しのタスクを自動化して作業を楽にするということです。ワークフロー自動化ソフトウェアにより、ビジネスの全体的な効率、生産性、透明性を最適化できます。

ワークフロー自動化ソフトウェアが重要な理由

顧客は短期間での成果を望んでおり、デジタル化はそれを実現するための唯一の手段となります。組織は発生頻度の高いタスクを自動化することで、時間、労力、コストを削減し、人的エラーを回避できます。また、質の高い業務を迅速かつ正確に実施することで、人的ミスの軽減にもつながります。このすべての実現には、効果的なワークフロー自動化ソフトウェアが有効です。

なぜ重要なのですか?
ワークフローの自動化がビジネスに価値を加える

ワークフローの自動化がビジネスに価値を加える

自動化の活用により、時間のかかる困難な手作業を自動化されたワークフローに変え、ビジネス効率を高めましょう。ワークフローの自動化は、様々なプロセスを最適化してビジネスをサポートし、効率、収益、生産性、コラボレーションを向上させ、コストを削減します。その結果、従業員や顧客に非常にポジティブな体験を提供します。

ワークフローの種類

ビジュアルワークフロー

ビジュアルワークフローとは、一連のタスクを視覚的に作成できるプロセスで、データを1つのタスクから次のタスクに渡すことでそれらを実行します。これにより、特定のタスクやプロセスに含まれる手順の概要を把握できます。ビジュアルワークフローはプロセスを簡素化し、矛盾を即座に解決し、外出先でビジネスプロセスを自動化するなどして、プロジェクト管理を改善します。

ビジネスワークフロー

ビジネスワークフローは、特定の順番で完了しなければならないタスクのセットから成る反復的なプロセスです。これにより、適切な情報を、適切な人物に、適切なタイミングで、正しい順番で提供できます。ビジネスワークフローは、ビジネス業務を改善し、時間の削減に役立ちます。

ワークフロー自動化ソフトウェアの機能

業務とビジネスの効率化のためには、正しいワークフロー自動化ソフトウェアを選ぶことが重要です。効果的なワークフロー管理では、デジタルツールを使用して、適切な機能を通じてタスクを合理化します。適切なワークフロー自動化ソフトウェアを選択する際は、以下の要素を考慮する必要があります。

モバイルでの利用

外出先ですべての通知、タスク、承認を把握します。いつでもどこからでもワークフロー自動化アプリにアクセスして、常に最新情報を確保します。

カスタマイズ性

かんたんなプロセスでも複雑なワークフローでも、ワークフロー自動化ソフトウェアは、複数のテンプレートやかんたんに設定可能な要素を提供し、独自のビジネスニーズに合わせてカスタマイズできます。

豊富な連携機能の有無

連携は、ワークフロー自動化ソフトウェアを選択する際に、ビジネスにとって重要な要素です。ワークフローを合理化するには、アプリが外部サービスアプリ/カスタム連携が可能なことを確認します。

使用の満足度

ワークフロー自動化ソフトウェアは、アクセスのしやすさ、信頼できる一貫した安全性、データの拡張性、費用の節約、柔軟性、その他の様々なメリットを提供する必要があります。クラウドベースのツールを選ぶべきなのはこのためです。

直感的なダッシュボード

ワークフロー自動化アプリには、ビジネスを成長させるために重要な指標を含むグラフ、レポート、チャートを備えた包括的なダッシュボードを構築する機能が欠かせません。

Zoho Creator - カスタムワークフロー自動化ソフトウェア

シンプルなドラッグ&ドロップインターフェイスで複雑なワークフローを構築できるクラウドベースのワークフロー自動化プラットフォーム、Zoho Creator をご利用ください。連携、複数プラットフォームのサポート、アクセス制御、ガイド付きスクリプトなどの豊富な機能スイートにより、各プロセスのワークフローをかんたんに設計し、自動化できます。Zoho Creator のワークフロー自動化ツールを使用すると、短時間で多くの業務をこなし、拡張性の高いワークフローソリューションを構築することが可能です。

効果的なワークフロー自動化ソフトウェアを構築する方法は?

ワークフロー自動化ソフトウェアのメリット

生産性の向上

冗長なプロセスを自動化することで、単純作業に要する時間を短縮し、従業員がより複雑な問題の解決に注力できるようになります。

手動作業によるエラーの削減

プロセスを自動化するとエラーを回避できます。発生してしまった場合にも、エラーの場所がシステムから通知されるので、すばやく修正できます。

透明性の向上

社内コミュニケーションのワークフローを定義することで、各関係者は部署の垣根を越えてあらゆる詳細情報をリアルタイムに共有、追跡、アクセスできるようになり、完全な可視性が実現されます。

顧客満足度の向上

ワークフロールールを設定し、優先度に基づいてサポートチケットを自動的にルーティングすることで優れた顧客サービスを提供します。それが迅速な問題解決につながり、価値ある顧客体験を提供できます。

ワークフロー自動化ソフトウェアで自動化できるプロセス

自動化されることの多いワークフロー
 
  • 払い戻しプロセス 
  • 新入社員研修 
  • 休暇申請 
  • 購入注文 
  • カスタマーサポート 
 

Zoho Creator のワークフロー自動化ツールでできること

  • 独自のワークフローを定義

    ワークフローの定義
  • 自動プロセスで生産性を向上

    タスクの自動化
  • 適切なデータを適切な人と共有

    適切なデータの共有
  • チームの状況を確認

    チームの状況を確認
  • ワークフローの定義
    • 32種類を超える項目から選択し、フォームを通じてデータを収集しましょう。項目の自動入力、検証を行い、ロジックを使用して誰でも利用できるフォームを構築できます。
    • ワークフローを可視化し、ユーザーがアプリケーションを操作する方法やタイミングに基づいて、一連の操作をトリガーできます。
    • ドラッグ&ドロップ式のスクリプトビルダーを使用して、計算や複雑なビジネス上のタスクを実行できます。
  • タスクの自動化
    • あらゆるプロセス向けに複数レベルの承認を構成できます。
    • 更新やプロセスの逸脱に関する通知により、仕事の状況を常に把握できます。
    • タスクを予約し、予定した時刻にレポート、イベントへの招待、リマインダーを送信できます。
  • アプリケーションの共有
    • ユーザーを役割ごとにグループ化して権限を割り当て、各自が必要な情報だけを表示できるようにします。
    • レコード監査を参照してデータの編集者を確認し、アプリケーションに対する変更を追跡できます。
    • 顧客の専用ポータルを維持し、サインインや情報へのアクセスを許可できます。
  • 公開とモニタリング
    • ワークフローを公開し、意図したとおりに動作するかどうかをテストできます。
    • ボトルネックを特定し、チームのパフォーマンスを改善するのに役立つレポートを作成できます。
    • 特定の情報に絞り込めるように、ダッシュボードでレポートを統合できます。

ビジネスプロセスを自動化して業務を効率化

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ワークフローの自動化は、業務を合理化し、単調な手作業でのデータ入力を最小限に抑え、組織の様々な部門をサポートします

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ワークフロー自動化ソフトウェアをご利用のお客さまの声

  

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よくある質問

ワークフロー自動化ソフトウェアとは何ですか?

ワークフロー自動化ソフトウェアとは、カスタムワークフローを設計することで、ビジネスの業務の一部またはすべてのアクティビティを自動化できるツールです。Zoho Creator のワークフロー自動化プラットフォームを使用して中核プロセスを自動化すると、ビジネスに大きな影響があります。

ワークフロー自動化ソフトウェアのメリットは何ですか?

ワークフロー自動化ソフトウェアには大きなメリットが5つあります。

  • 生産性の向上
  • エラーの削減
  • コンプライアンスの向上
  • 時間の節約
  • 可視性の向上

ワークフローをどのように自動化するのですか?

お客さまによって様々ですが、通常5~6の工程があります。Zoho Creator が推奨する方法をご紹介します。
1.反復タスクを特定します。
2.要件を明確に定義します。
3.自動化が必要なプロセスのワークフローの略図を描きます。
4.希望に合ったワークフロー自動化ソフトウェアを選択します。
5.ソフトウェアで関係者をトレーニングします。
6.ご希望に沿って、シンプルなワークフローや複雑なワークフローを作成します。

これで完了です。

ワークフロー自動化ソフトウェアを選ぶポイントとは?

適切に構成されたワークフロー自動化ツールは使いやすく、優れたダッシュボードと分析機能、シームレスな連携、複数プラットフォームとの互換性、役割ベースの管理を備えています。

ワークフローの自動化とRPAの違いは何ですか?

ロボティックプロセスの自動化(RPA)とワークフローの自動化は、いずれも様々なビジネスプロセスの自動化に必要不可欠なツールですが、機能はそれぞれ異なります。RPAは最初から最後までワークフロー全体を広範に自動化しますが、ワークフローの自動化は、ビジネスプロセスやワークフロー内の特定のタスクを自動化します。

Zoho Creator を選ぶ理由

Zoho は、様々な業界を超えて13,000以上のブランドを支援し、特注ワークフローを作成してエンドツーエンドの業務を改善してきました。B2B組織のニーズに応えてきた25年以上の経験と共に、業界屈指のツールを提供し、ビジネス改善を支援します。

ワークフローの自動化の例をいくつか教えてください

勤怠管理、休暇管理、新入社員の入社手続き、文書のレビュー、請求書の承認などがありますが、これは自動化できる業務のほんの一例です。すぐに利用を開始できる事前作成済みワークフローテンプレートもご用意しています。