顧客管理システムと連携する理由
受注した商談は通常、契約書の締結をもって、はじめて完了とみなされます。そのため、組織の契約ライフサイクル管理（CLM）プロセスが非効率的であれば、収益成長に直接影響が及びます。営業チームと法務チーム間のコミュニケーションが不透明または困難な場合、契約サイクルは長期化し、失注するリスクもあります。
契約に関する情報が迅速に連携されていない場合、営業担当者はCRMの他に複数のアプリケーションを使用しなければなりません。つまり、新規売上が見込めるタイミングで、メール、電話、または直接伝達するなど、契約書作成を個別にリクエストする必要があります。
個別に連携することの問題点
- 全契約のステータスが不明確で追跡できない
- CRM に存在する取引先の情報を契約管理システムに手入力しなければならない
- 手入力によるミス発生のリスクが増加する
- 契約書作成の要求やステータスの確認を行うために、営業担当者が常にアプリケーションを切り替える必要があり、効率が低下する
CRM連携のメリット
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営業サイクルの短縮
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透明性の向上
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営業担当者は業務に集中できる
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高い価値のタスクに時間を費やせる
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契約文書の項目へ自動入力できる
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法務部とかんたんにコラボレーションできる
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過去の契約の確認がかんたん
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取引先情報を自動で追加
Zoho Contracts とZoho CRM の連携の仕組み
この連携により、営業担当者に必要なZoho Contracts の重要な機能がZoho CRM で使用可能になります。Zoho CRM で使用できる営業サイクル管理と、Zoho Contracts で使用できる契約ライフサイクル管理は、併用することで営業チームの最適な契約プロセスとして機能します。
契約リクエストの開始
営業担当者は、Zoho CRM の商談または潜在顧客データから直接、新規リクエストを開始できます。CRM内の取引先は、CRM内に保持されている詳細情報が相手方としてZoho Contracts に自動的に追加され、契約が作成されます。契約は、延長反映時に設定した割り当て設定に基づき、契約オーナーに自動的に割り当てられます。契約ドキュメントは、Zoho CRM からアクセスできます。
契約ステータスの追跡
営業担当者は、Zoho CRM の各商談データにあるZoho Contracts セクションから、現在の契約ステータスを確認できます。契約文書をダウンロードし、メールの添付文書として関連する取引先に送信することも可能です。
交渉用に送信をリクエスト
営業担当者は、Zoho CRM 内の商談データから直接Zoho Contracts 内の契約オーナーに、交渉用として契約書の送信をリクエストできます。契約オーナーは、このリクエストをメールとして受信します。このオプションは、契約の修正、更新、延長にも使用できます。
署名取得のために
送信をリクエスト
営業担当者は、Zoho CRM 内の商談データから直接Zoho Contracts 内の契約オーナーに、署名取得用として契約書の送信をリクエストできます。契約オーナーは、このリクエストをメールとして受信します。このオプションは、契約の修正、更新、延長にも使用できます。
実行後
ステージの管理
営業担当者は、Zoho CRM の商談データから直接、Zoho Contracts の契約オーナーに対する実行後の管理リクエストを開始できます。これには契約の修正、延長、更新が含まれます。契約オーナーは、このリクエストをメールとして受信します。