無料×高機能。
フリーのグループウェアで業務はどこまで改善できる？

情報システム部門にとって、新たに導入するソフトウェアのサポート体制の充実は非常に重要な要素となります。
無料で提供される製品に対して、手厚いサポートを期待するのは難しいと言えます。

有料ツールのビジネスモデルは主にサブスクリプション型を採用しています。サブスクリプションビジネスの基本は、契約の継続とサービスのアップグレードによる売上拡大にあります。そのため、多くの有料ツール提供企業は、カスタマーサポートの充実に注力しています。

グループウェアに求められる機能は企業ごとに異なります。情報システム部門ではメールやスケジュール機能だけで十分と考えられがちですが、実際には現場からモバイル対応を求める声が多く上がっています。
無料のグループウェアは拡張性に限りがあり、先にご紹介したGRIDYも残念ながらスマートフォン向けのユーザーインターフェースには対応していません。

グループウェアは、全社員が横断的に活用してこそ真の効果を発揮するため、企業に与える影響は非常に大きいものです。また、一度導入したグループウェアを他社製品に切り替える際には、多大な工数とコストがかかることが少なくありません。そのため、無料ツールの導入は、将来的にかえってコスト増加のリスクを伴う可能性があることを念頭に置く必要があります。

無料ツールにおける最大の潜在的リスクは、セキュリティ面にあります。
例えば、R-GROUPではユーザーが自身でパスワードを変更することができず、管理者が設定したパスワードを継続して使用しなければなりません。また、二段階認証にも対応していない点が課題です。