コスト効率と導入
の容易さ

クラウド型グループウェアの最大の魅力は、初期投資の削減と導入のスピードにあります。オンプレミス型の場合、サーバーの構築やライセンスの購入、さらには保守管理のための専任スタッフが必要であり、多大なコストと時間がかかります。
一方で、クラウド型はサブスクリプションモデルを採用しており、初期費用を抑えつつ、利用規模に応じた柔軟な料金体系を実現しています。例として、Zoho Connect は月額制を採用し、オーソドックスなエンタープライズプランでも1ユーザーあたりの月額はわずか¥100/月（年間払いの場合）でご利用を開始していただけます。これは、他社グループウェアのわずか1/16のコストです。
さらに、クラウド型ではベンダーがインフラの管理やアップデートを一手に引き受けるため、企業側でサーバー管理やセキュリティパッチの適用を行う必要がありません。これにより、IT部門の負担が大幅に軽減され、専門知識が限られる企業でも高機能なグループウェアを手軽に利用できるようになっています。

柔軟な働き方へ
の対応

オンプレミス型では、社外からのアクセスにVPNや専用回線、バックアップ設定が必要であり、設定の複雑さやセキュリティ対策が課題となります。

一方でクラウド型グループウェアは、インターネットを通じてどこからでもアクセス可能な設計となっており、リモート環境でも安全かつスムーズに利用可能です。

例えば、Zoho Connect は、スケジュール管理、ファイル共有、社内SNSを一体化して提供し、各地に分散した拠点やリモートワーク時の効率的なコミュニケーションを支援しています。

インターネットさえあればどこからでも利用できる柔軟性が、現代の多様な働き方に対する回答となり、クラウド型グループウェアの需要を一層押し上げています。

継続的な機能更新

クラウド型グループウェアの大きな特徴は、ベンダーによる継続的な機能更新にあります。オンプレミス型の場合、新機能の追加やシステムのアップグレードには多くの時間とコストがかかり、最新技術の導入が遅れがちでした。一方で、クラウド型ではベンダーが自動的にアップデートを実施し、新たな連携機能を迅速に提供しています。

例えば、Zoho Connect はAIによる要約やエンゲージメント分析機能を定期的に強化しており、ユーザーは常に最新の機能を利用可能です。

セキュリティ

かつては「クラウドはセキュリティ面で不安がある」といった声もありましたが、現在のクラウド型グループウェアのセキュリティは飛躍的に向上しています。
多くのクラウドプロバイダーは、自社で構築可能なセキュリティインフラを超える豊富なリソースと専門知識を投入しており、SSOや二要素認証などの標準化された最新のセキュリティプロトコルを備えています。その結果、クラウドの方が安全性で優れていると評価されるケースも増加しているのです。
Zoho Connect も、データの暗号化や定期的な脆弱性診断を徹底し、One Authによる二段階認証に対応しています。

スケーラビリティ

クラウド型はスケーラビリティにも優れており、ユーザー数やストレージの増減に柔軟に対応できるため、急成長中のスタートアップや季節変動の大きいビジネスにも適しています。Zoho Connect もスターターからアルティメットまで、ニーズに合わせた多様なプランをご提供しており、さらに必要に応じて他のZoho 製品と組み合わせて利用することも可能です。
この「常に最新の状態を保ち、柔軟に拡張できる」という特性が、クラウド型グループウェアを長期的な選択肢として魅力的なものにしています。

また、クラウド型サービスにはデータのバックアップや障害復旧（DR）機能が標準で備わっていることが多く、オンプレミス型で必要とされていた複雑なバックアップ体制を大幅に簡素化しています。
そのため、事業継続計画（BCP）を重視する企業にとって、クラウド型は信頼性の高い選択肢となっています。

クラウド型のグループウェアをお求めなら、Zoho Connect の製品トライアルを活用してその優れた操作性と運用に関する利便性をご体験ください。

もちろんZoho Connect は無料で製品の完全版をお試しいただけます。

導入事例

“予定・連絡・マニュアル”を一つに。
大学研究室に最適な情報基盤をZoho Connect で構築

課題

研究室として扱う情報量が多く、情報が流れていくスピードが速いので、メールを学生が見逃すこともあり同じ連絡を何度も送る必要が発生していた。

施策

研究室のさまざまな情報をひとつにまとめる「情報共有の基盤」として、グループウェア「Zoho Connect」を導入。

結果

Zoho Connect だけ見れば、研究室運営に必要な情報がすべて揃う状況が実現。学生が行事やゼミの予定を見落とすケースも減り、教授の負担も削減。

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「年度が替わっても情報をそのまま引き継げるZoho Connect の使い勝手の良さは、研究室運営にとって非常に大きな価値です」

芝浦工業大学 建築学部 建築学科 教授
博士（工学）　志手 一哉 氏

芝浦工業大学の志手研究室では、基礎研究からゼネコンとの共同研究まで、幅広いテーマが同時並行で進行する中で、情報共有に課題を抱えていました。

従来はメールやクラウドストレージを併用して情報管理を行っていましたが、情報が散在し、過去の資料が埋もれてしまうため、新入生への情報受け渡しが円滑に進まないという問題がありました。そこで同研究室では、予定や連絡、マニュアルを一元管理できるグループウェアとして「Zoho Connect」を導入し、課題の解決を図りました。

導入後は、予定とフィードが連動する仕組みにより、リマインドもスムーズに。特に高く評価されているのがマニュアル機能で、
研究室のルールや機材の使い方を体系的に整理することで、年度替わりの引き継ぎにかかるコストを大幅に削減しています。

また、外部ゲスト機能の導入により、OB・OGとの適切な範囲での情報共有が可能となりました。「ここを見ればすべてがわかる」という情報基盤を構築したことで、教員の管理負担が軽減されるとともに、学生の迷いも解消。研究室運営の効率化と活発なコミュニケーションの両立を実現しています。

※本資料は各社製品ページの情報(1)～（4）をもとに作成しています。なお、製品の実際と異なる場合においても、弊社では責任を負いかねます。
(1) https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365
(2) https://workspace.google.com/intl/ja/
(3) https://slack.com/intl/ja-jp/
(4) https://www.notion.com/ja
※掲載情報は2025年10月7日時点のものです。最新情報につきましては、必ず各社にお問い合わせのうえご確認ください。
※本ページ／本文書に記載されている会社、ロゴ、製品の固有名詞は各社の商号、商標、または登録商標です。