なぜ今、グループウェアの見直しが必要なのか
多くの企業で、グループウェアは「スケジュールを確認する」「申請を回す」「全社にお知らせを出す」といった管理業務を支える役割を担ってきました。
しかし、働き方が多様化した現在では、社員同士がリアルタイムにやり取りし、情報を持ち寄り、日々の業務の中で自然にアイデアやノウハウを蓄積していくことが求められています。
従来型のグループウェアでは、
- 気軽に投稿できるコミュニケーション機能が弱い
- リモート利用に追加コストがかかる
- 他ツールとの併用が前提になる
といった理由から、現代のビジネスシーンにフィットしにくくなっています。
Zoho Connect とは？
Zoho Connect は、掲示板・投稿・チャット・ファイル・マニュアルをひとつの場所に集約する、
クラウド型の社内SNS・掲示板です。単なる掲示板や社内ポータルにとどまらず、
日々のやり取りそのものが組織の「情報資産」として蓄積され、
検索・再利用できる「情報と会話の基盤」を提供します。
Zoho Connect が提供する主な価値
チームとの
会話と情報を一元化
日常業務の流れに
自然に溶け込むUI
投稿・コメント・
ファイルが時系列で整理
PC・モバイルどちら
でも快適に利用可能
組織や用途にあわせ
て柔軟に拡張可能
国産グループウェアとZoho Connect の違い
「情報管理中心」か
「コミュニケーション中心」か
従来型のグループウェアは、管理や統制を重視した設計が中心であり、スケジュール管理や申請、全社向けのお知らせなど、業務を滞りなく進めるための基盤として長く使われてきました。
一方で、ちょっとした相談や途中経過の共有などの日常的なコミュニケーションが生まれにくく、結果としてメールや別のツールに分散してしまうケースも少なくありません。
Zoho Connect では、投稿・コメント・リアクションを通じて、業務の延長線上に自然な会話が生まれる設計になっています。結果として、情報共有のスピードが上がり意思決定が早くなるなどの変化が、日常業務の中で自然に生まれます。
社内ポータルではなく、仕事のハブ
国産グループウェアでは、トップページに情報を並べる「社内ポータル型」の使い方が一般的です。
Zoho Connect では、プロジェクトやテーマごとのグループに情報が集まり、会話・ファイル・お知らせがひとつの流れとしてつながります。仕事の単位と情報の単位が一致することで、探す手間が大きく減ります。
検索と時系列が組織の記憶になる
掲示板、回覧、ファイル。情報自体はグループウェアの中に蓄積されていても、背景や判断の経緯が分かりづらくなっていませんか。
Zoho Connect では、投稿、コメント、ファイルのやり取りはすべて時系列で蓄積され、全文検索できます。「誰が、いつ、何を決めたのか」が自然に残るため、人の入れ替わりがあっても、組織の知識が失われません。
拡張性の違い
多くの国産グループウェアは、あらかじめ用意された機能の範囲内で使うことを前提にしています。追加の機能が必要な場合、別製品を導入したり、個別開発やオプション契約が必要になるケースも少なくありません。
Zoho Connect は、Zoho のさまざまな業務アプリや外部ツールと連携しながら、組織の成長に合わせて機能を拡張できます。
これまでの運用は、こう変わります
掲示板 → フィード（タイムライン）
重要なお知らせも日常のやり取りも、すべて時系列で流れるフィードに集約。見逃しを防ぎます。
回覧・共有 → グループと権限管理
部署、プロジェクト、テーマごとにグループを作成し、適切なメンバーだけに情報を共有できます。
ファイル → チームドライブ＋履歴管理
グループごとに必要なファイルを一元管理でき、メンバーは必要な時にいつでもアクセスできます。
更新履歴や過去バージョンも追跡できます。
フスケジュール連携 → 外部ツールと柔軟に連携
既存のカレンダーや業務ツールとも連携でき、業務の流れを止めません。
こんな組織におすすめです
気軽に投稿・やり取りできる場がなく、社内コミュニケーションが活性化さ れない
情報が複数のツールに分散し、引き継ぎや共有に時間がかかっている
業務や働き方の変化に合わせて、柔軟に拡張できる基盤を持ちたい
導入事例
長年グループウェアやメール等のコミュニケーションツールを利用していた多くの組織が、
社内コミュニケーションの活性化や情報共有の改善を目的に、Zoho Connect へ移行しています。
"予定・連絡・マニュアル"を一つに。
大学研究室に最適な情報基盤をZoho Connect で構築
課題
研究室として扱う情報量が多く、情報が流れていくスピードが速いので、メールを学生が見逃すこともあり同じ連絡を何度も送る必要が発生していた。
施策
研究室のさまざまな情報をひとつにまとめる「情報共有の基盤」として、グループウェア「Zoho Connect」を導入。
結果
Zoho Connect だけ見れば、研究室運営に必要な情報がすべて揃う状況が実現。学生が行事やゼミの予定を見落とすケースも減り、教授の負担も削減。
「年度が替わっても情報をそのまま引き継げるZoho Connect の使い勝手の良さは、研究室運営にとって非常に大きな価値です」
芝浦工業大学 建築学部 建築学科 教授
博士（工学） 志手 一哉 氏
芝浦工業大学の志手研究室では、基礎研究からゼネコンとの共同研究まで、幅広いテーマが同時並行で進行する中で、情報共有に課題を抱えていました。
従来はメールやクラウドストレージを併用して情報管理を行っていましたが、情報が散在し、過去の資料が埋もれてしまうため、新入生への情報受け渡しが円滑に進まないという問題がありました。そこで同研究室では、予定や連絡、マニュアルを一元管理できるグループウェアとして「Zoho Connect」を導入し、課題の解決を図りました。
導入後は、予定とフィードが連動する仕組みにより、リマインドもスムーズに。特に高く評価されているのがマニュアル機能で、
研究室のルールや機材の使い方を体系的に整理することで、年度替わりの引き継ぎにかかるコストを大幅に削減しています。
また、外部ゲスト機能の導入により、OB・OGとの適切な範囲での情報共有が可能となりました。「ここを見ればすべてがわかる」という情報基盤を構築したことで、教員の管理負担が軽減されるとともに、学生の迷いも解消。研究室運営の効率化と活発なコミュニケーションの両立を実現しています。