社内コミュニケーションとは
かんたんに言うと、社内コミュニケーションとは、ニュース、情報、その他のリソースを共有するプロセスであり、組織内での交流のことです。この種類の職場コミュニケーションはさまざまなレベルで発生します全従業員に共有されるべき会社の方針またはニュースがあり、仕事を遂行するためのチーム内でのコミュニケーションがあり、必要があれば部門や階層を超えて連絡を取ることがあります。これらすべてが、それがどのような形であれ、社内コミュニケーションです。
社内コミュニケーションがビジネスに重要である理由
効果的なコミュニケーションがビジネスの成功の基礎になります。これによって、組織の目標、戦略、価値観についての情報を共有し続けることができ、従業員の方向性を統一し、取り組みを促すことができます。社内コミュニケーションに注目すべきである理由をいくつか紹介します。
積極的な関与の増加
従業員は、自由な発言が許され、その意見を聞いてもらえて、積極的に対応されたときに、積極的に関与するようになります。コミュニケーションが従業員を一つにします。
生産性への影響
従業員が、目標そのものと目標達成における自分の役割について明確なイメージがあるなら、より注力するようになり、必要なリソースにもっとアクセスするようになり、全体的な生産性が向上するでしょう。
透明性と信頼の醸成
会社の経営陣から直接話を聞き、従業員に経営陣と対話することを許すなら、信頼を強め、従業員の士気を高めます。
組織内の健全な文化の育成
ポジティブな組織文化の中では、すべての階層を越えてアイデアを聞いたり、お互いにフィードバックしたりすることを受け入れる姿勢がメンバーにあります。組織が組織内にコミュニケーションラインを開けば、従業員は、寛容性、創造性、革新性に向かって努力するでしょう
危機管理と変革管理の確保
不確実または困難の時期に、組織内にコミュニケーションの強力なネットワークがあることは、従業員に共感、支援、安心を与えます。
組織の回復力の育成
混乱に直面した時に、コミュニケーションのチャネルが複数あること、つまり知識とガイダンスを提供する機能と、リーダーと従業員が対話する建設的な手段があることは、強靱な組織の構築にとって極めて重要です。
効果的社内コミュニケーションで従業員を支援
社内コミュニケーションの種類とチャネルとは
社内コミュニケーションが必要不可欠である理由をご理解いただけたところで、どこでどのようにしてコミュニケーションが可能になるか見ていきます。
社内コミュニケーションの種類
一般に、種類はコミュニケーションに関わる人々に基づきます。全社規模のコミュニケーションの場合はトップダウン方式であり、フィードバックの収集の場合は一般的にボトムアップ方式です。同様に、社内コミュニケーションは次の種類に分類することができます。
垂直的コミュニケーション
これは階層構造に従ったもので、トップダウン方式もボトムアップ方式もあります。情報は、メンバーまたはチームから、役職に基づき直線的に伝えられます。たとえば、上級管理職が他の管理職に予算関連の情報を伝える場合、次にチームリーダーに伝わり、その次にそのチームのメンバーに伝わります。
水平的コミュニケーション
同じ階層に属する従業員間の交流を意味します。たとえば、マーケティングマネージャー、営業担当マネージャー、カスタマーサクセスマネージャ間の交流は水平的コミュニケーションとみなされます。
公式コミュニケーション
公式コミュニケーションの内容と関わる人々はさまざまですが、定められた手順とチャネルに従った公式情報のコミュニケーションが常に含まれます。四半期ごとの販売報告書とプロジェクト報告書がこれにあたります。
非公式コミュニケーション
これは、公式のチャネル、手順、階層に従わない、自由に行われるコミュニケーションを意味します。コーヒー休憩中のチームメイトとの情報交換のような非公式コミュニケーションは、同僚との仲間意識さらには強い絆を育てるため従業員にとって必要なことであり、アイデアの上手な交換と開放的な文化を促進します。
リーダーシップコミュニケーション
その名称から分かるように、メッセージを従業員に伝えて、組織の目標に向けて従業員を一致させることを目的としたリーダーによるコミュニケーションを意味します。信頼を得て透明性を向上することが必要不可欠です。たとえば、CEOが従業員にビジネス戦略を語ることで、従業員は会社が向かう方角を知ることができます。
ピアツーピアコミュニケーション
従業員対従業員のコミュニケーションがピアツーピアとみなされます。たとえば、アイデアをブレインストーミングするためのチームミーティングがこれにあたります。非公式コミュニケーションと同様に、ピアツーピアコミュニケーションにも、従うべき基準、または手順はありません。このコミュニケーションは、いつでも、手段を問わず行われます。
社内コミュニケーションのチャンネル
職場コミュニケーションはどのように行われるでしょうか？利用されるコミュニケーションにはさまざまな態様がありますが、基本的には次のカテゴリーに分類されます。
対面コミュニケーション
これは、個人が同僚に直接話すミーティングを指します。公式の場合も、非公式の場合もあります。多くの場合、実際に職場を共有する従業員間で行われるコミュニケーションを意味します。これによって、職場の人間関係を相互に強化することができます。
バーチャル会議
チームが分散していて、多くの会社が世界中から人材を採用しているので、バーチャル会議またはオンライン会議はとても人気のあるコミュニケーションチャネルです。これには、ZoomまたはSkypeのようなソフトウェアを使用した音声通話やビデオ通話で、組織内のコミュニケーションを行うことも含まれまれます。
メールと社内チャット
会社のメールは、多くの場合コミュニケーションの公式チャネルとして使用されます。ほとんどの組織では、承認、レポートの提出、書類の共有にメールが使用されます。社内チャットツールがあれば、従業員はお互いにリアルタイムで連絡を取り合い、メッセージを送ることができます。チャットは1対1で、またはグループで行うことができます。
社内コミュニケーションや従業員体験（EX）プラットフォーム
これらのプラットフォームはさまざまなモードと種類をひとつのプラットフォームに持たせることができ、コミュニケーション手段として極めて効果的であることが明らかになりつつあります。EXプラットフォームはマルチチャネルの社内コミュニケーションをサポートしており、組織は、組み込みの社内フォーラム、通知、アンケート、ナレッジベース、コラボレーションツールを通じて従業員と連絡できます。
効果的な社内コミュニケーションの戦略構築
適応して、団結している会社は、長期的な成功を収めることができるでしょう。これには効果的なコミュニケーションが必須です。そのためには、社内コミュニケーションを適切に整える必要があります。考慮すべきことをいくつか紹介します。
明確な目標の設定
社内コミュニケーション計画によって達成したいことは何でしょう？たとえば、それはより高い透明性、またはより積極的な関与かもしれません。社内コミュニケーションの目標を、従業員と組織が求めていることに基づいて設定しましょう。戦略の策定にはSMARTアプローチを使いましょう。
具体的な：結果を思い浮かべます。たとえば、関与が○○％向上、など。
測定可能な：計画の一部である活動についての指標があること。たとえば、アンケートの実施または重要な情報を共有した場合の到達範囲の測定など。
達成可能な：使うことが許されたリソースと時間を考慮に入れて目標を設定する。
関連性のある：目標を、組織全体の目標またはビジョンと関連性のあるものにする。
期限がある：社内コミュニケーションは継続的プロセスですが、それでも時間を基準のひとつにして目標を設定すべきです。たとえば、12カ月以内に関与を○○％改善するなど。
主要なコミュニケーションチャネルを特定して使用
目標を設定したら、導入方法を特定します。EXと、Zoho Connectのようなコミュニケーションツールは、コミュニケーションと取り組みを改善させることで知られています、また、組織全体が参加しているプラットフォームに戦略を実施するのに必要不可欠です。
各メッセージのオーディエンスを定義
コミュニケーションは誰を対象にしたものですか？ある情報はすべての従業員に必要不可欠ですが、別のある情報は特定のグループにのみ関連があるかもしれません。各コミュニケーションとメッセージにアクセスすべきなのが誰かを理解することが、計画を成功に導くために重要です。
メッセージの推敲、カレンダーの管理
社内コミュニケーションカレンダーを管理すれば、取り組むべきことの全体像を把握できるようになります。すべての複雑な活動を、単純な扱いやすい要素に分解して、それに取り組む人を指名します。
モニタリング、測定、改善
従業員に対してコミュニケーションが行われたら、その反応を理解します。メッセージについてギャップがあれば、それを埋める作業を行います。Zoho Connectのようなプラットフォームは、感情分析とその他のツールを提供して、組織内のメンバーが会社からのメッセージにどのように応答し認識するかを理解するのに役立てます。それによって社内コミュニケーション戦略を改善することができます。
効果的な社内コミュニケーションのメリット
すぐれたコミュニケーションの影響するところが、ビジネスを成功に導くにあたって大きな役割を果たします。影響をあたえる重要な領域が4つあります。
従業員の取り組みと士気の高揚
従業員の取り組みを維持することはどの組織にとっても困難な問題です。これを向上する方法の一つが積極的な社内コミュニケーションです。従業員に会社の主要なニュースに自分の考えを発表するスペースを与える、または経営陣が出席する全員参加のミーティングで質問する資格を与えることは効果的な社内コミュニケーションの方法であり、従業員の関与を高めることができます。
組織の皆が大局的なものの見方を持っている場合は、方向感覚が与えられるので、ビジネスの成長に向けてアイデアを提案できるようになります。自分の仕事が影響を与えることを知ることが、従業員の士気と仕事への満足度を高めます。
会社文化と信頼の強化
透明性が信頼を生み出します。効果的な社内コミュニケーションの狙いは透明性を向上させて、組織での信頼を構築することです。リーダーに、従業員からのフィードバックを受け入れる姿勢があって、その懸念に向き合う準備ができているなら、ポジティブな職場環境への道は整えられています。健全な職場文化は、会社の優秀な人材を引き留めるには最善の方法です。
オープンなコミュニケーションが従業員の力となり、意見が尊重されていることを理解させ、自発性を促します。これによって、社内パートナーシップが階層を超えて強化され、一体感のある文化が生まれます。
変革管理の促進
変革は不確実性を持ち込む場合があります。どの組織レベルの変革や、経済と市場の状況の変化であっても、すべての関係者、特に従業員にとって強いストレスとなります。自分の仕事は依然として重要なのか、変革は組織全体にどのような影響を与えるのかということが関心事となります。建設的な改革管理は、建設的な社内コミュニケーションに大きく依存します。不確実な時期に、従業員が持つすべての疑問を解消して彼らに共感を示せば、彼らの組織への信頼をとり戻し、尊重されていると感じさせ、会社に対する継続的な支援を獲得することができます。
組織の成長を強化
社内コミュニケーションによって、従業員に会社の倫理、文化、ビジョンを理解させることができるので、意義のある貢献を得られます。会社内にコミュニケーションラインを開くことで、学びと成長の文化を促進できます。社内の特定分野の専門家または経験豊富な専門職は全従業員に知識を共有できます。会社の成功（大小にかかわらず）のニュースを共有するような行為は、従業員に一体感をもたらし、帰属意識、目的意識、価値ある存在であるという意識が与えられます。これによって、すべての人が組織の成長と成功に向かって共に働くようになります。
社内コミュニケーションを効率化して、関与、生産性、成長を向上
適切な社内コミュニケーションプラットフォームの選択
社内コミュニケーションプラットフォームとは正確に言うと何でしょうか？それは、デジタルツールまたはデジタルテクノロジーです。組織が従業員に話しかけるためや、従業員がお互いに連絡するために使用されます。
社内コミュニケーションツールの概要
かつては、ほとんどの社内コミュニケーションはメールやイントラネットのシステムによって行われていました。これには、2つの大きな問題がありました。
- メールの受信トレイを整理しないと、重要なメッセージをかんたんに見逃します。
- 初期のイントラネットは柔軟性に欠け、ほとんどが一方向通信をサポートしていました。
このために、社内コミュニケーションの問題を解決するさまざまなツールが登場しました。メールは今でも使われていますが、チャット、コラボレーションプラットフォーム、ナレッジ管理ツールとプロジェクト管理ツールなどが使用されており、そして中でも最も重要なのが、従業員体験プラットフォームで、その主要な機能は社内コミュニケーションに関わるものです。
適切なプラットフォームの評価と選択
社内コミュニケーションのプラットフォームを評価するポイントは何でしょう？
優れた従業員体験を提供することもできる、より包括的な社内コミュニケーションプラットフォームの導入を考えてみましょう。
検討すべき要因は以下の通りです。
全体的なビジネス目標
社内コミュニケーションの戦略と目標を常に念頭に置きます。透明性を向上させるためですか？情報へのアクセスを向上させるためですか？複数の製品を評価する際に注目すべき機能を決定するのに役に立ちます。
マルチチャネルコミュニケーション
どのような種類の階層を超えたコミュニケーション（テキスト、音声、ビデオのいずれであっても）でも、社内コミュニケーションプラットフォームを通じて可能でなければなりません。Zoho Connectのようなプラットフォームを使用すれば、標準チャット、音声通話とビデオ通話、ライブ配信、翻訳を使用して、従業員に、彼らが慣れた方法で連絡することができます。
従業員のニーズ
従業員が直面するコミュニケーションギャップを理解または特定しましょう。たとえば、リーダーシップの関与は良かったか、またはピアツーピアコミュニケーションはかんたんだったか、などです。従業員が直面している困難について明確に理解すれば、適切なプラットフォームはかんたんに見つかります。
統合されたプラットフォーム
メールやチャットのようなただのコミュニケーションツールではなく、従業員体験プラットフォームを考慮するなら、自動的に複数のツールの必要性がなくなります。Connectのようなプラットフォームには、組織のナレッジベース、ファイルリポジトリーを構築、プロセスを効率化する機能が含まれており、すべてのコミュニケーションタッチポイントを、すべての従業員のための1つのスペースに集めることができます。
コラボレーション機能
コミュニケーションとコラボレーションとは互いに密接に関連しています。コミュニケーションプラットフォームでは、カレンダーまたはタスクのような生産性ツールが統合されたコラボレーションスペースが提供されており、従業員が共同作業をしたり必要なものを見つけたりすることがかんたんになります。
カスタマイズ可能
従業員向けの社内コミュニケーションプラットフォームであれば、組織のブランドを反映させる必要があります。どのツールでも、プラットフォームの外観と操作性をカスタマイズすることができます。従業員は会社のドメインから職場のメールアドレスでプラットフォームにアクセでき、すぐに親しみを感じるようになります。
プライバシーとセキュリティー
データのプライバシーとセキュリティーは極めて重要ですプラットフォームでは、あなたのデータを保護するために、またあなたが自分でデータをコントロールできるようにするために必要なすべての措置が取られている必要があります。
まとめ
社内コミュニケーションは、間違いなく、組織が望む職場文化と従業員体験の不可欠の要素です。数多くのメリットがあり、改善する方法があります。その中で最も重要なのが適切なテクノロジーを使用していることです。デジタル変革の時代には、適切なプラットフォームに投資することが組織にとって重要です。
Zoho Connectは、ただの社内コミュニケーションツールではありません。取り組みの改善、知識の共有、部門間のコラボレーションのために設計された包括的な従業員体験プラットフォームでもあり、組織全体に一体感をもたらし、従業員を支援するのに役立ちます。