従業員向けイントラネットとは？
従業員向けイントラネットとは、組織での社内コミュニケーションや社内文書共有、情報共有のために使用するプライベートハブです。従業員と管理職がやり取りをしたり、会社やチームレベルで情報交換をしたり、共通の目的を達成するためにチーム内外のコラボレーションを実施したりできるネットワークです。
- 従業員向けイントラネットプラットフォームがビジネスにどのように役立つか
- 従業員向けイントラネットを使用する利点
- 従業員向けイントラネットの組織全体に対する利点
- 従業員向けイントラネットの人事管理に関する利点
- 従業員向けイントラネットをセットアップする際の注意点
- イントラネットのセットアップ時にすべきこと、してはいけないこと
従業員向けイントラネットプラットフォームがビジネスにどのように役立つか
従業員向けイントラネットは、上下関係や地理的条件に関係なく、すべての従業員をつなぐ絆です。組織を企業のビジョンと一致させながら、コミュニケーションと共同作業に必要なツールを提供して、すべてのメンバーを後押しします。
従業員向けイントラネットを使用する利点
- 従業員同士が対話できるだけでなく、従業員が組織のリーダーや管理職と対話を始められます。これにより、共に仕事をする相手とより健全な関係を構築でき、ひいては会社全体にその効果が波及します。
- 従業員は、一元化された組織のナレッジや文書にアクセスできるプラットフォームを持てるため、生産性も高まります。
- イントラネットの多くは、組み込み式のピアツーピア認識タブをサポートしているため、従業員にとっては、自分が正しく評価されていると感じたり、組織への帰属意識が高まったり、能力を最大限に発揮したいと感じたりするメリットがあります。
- また、スケジュールの共有、お互いの空き状況の確認、タスクの追跡、アイデアとフィードバックの共有、組織のメールマガジンのチェック、バーチャルでの質疑応答やAMAセッションへの参加、ビジネスの構築と前向きな企業文化への貢献ができます。
従業員向けイントラネットの組織全体に対する利点
- 従業員向けイントラネットを社内コミュニケーションと情報共有の中心として、組織の透明性を高め、健全な文化を育みます。
- 従業員がイントラネット内で必要なツールにアクセスできるようにすることで、プロセスをシンプルにし、メールの数を減らします。
- チームを単一のプラットフォームに集めることで、部門の枠を超えたコラボレーションを向上させます。
- すべての従業員を組織のリソースやユーティリティとつなげることで、組織を共通のビジョンと一致させます。
従業員向けイントラネットの人事管理に関する利点
- 活発に組織のニュースを共有したり、定期的にAMAを実施したり、ピアツーピア認識を使用して感謝の気持ちと称賛を伝える文化を醸成したりすることで、人事チームは従業員が意欲的に働いていることを確認できます。
- 新入社員はイントラネットにアクセスして会話に参加することで、組織の価値観や倫理観、全体的な企業文化を把握できます。
- 組織のナレッジやトレーニング資料を選定して、すべての従業員がかんたんにアクセスできる単一プラットフォームに整理できます。
- 従業員向けのイントラネットを持つことは、従業員が会社をどのように認識しているかを理解し、アイデアや提案、フィードバックを歓迎し、かかわるすべての人が快適な経験ができるように協力していくための優れた方法です。
従業員向けイントラネットをセットアップする際の注意点
目的
イントラネットが必要な理由を理解しましょう。社内コミュニケーションを向上させるため、または全員が会社の通知にアクセスできるようにするため、という場合もあります。その目的は組織によってさまざまですが、目的を理解することは、全員が方向性を共有するために非常に大事なことです。
イントラネット計画
目的が明確になったら、そのために実行したい方法の概要を決めます。たとえば、リーダー主導の社内コミュニケーションを改善することがイントラネットの目的であれば、ソートリーダーシップのコンテンツ、管理職との定期的なAMA、従業員アンケートなどを含む計画を準備します。Zoho Connect のような従業員向けイントラネットはこのような機能が充実しており、動的な計画に対応できる柔軟性を備えています。
利用方針
イントラネットの目的と計画の概要に基づいて、利用方針も決定します。イントラネットで許可されるコンテンツと許可されないコンテンツの種類の明確なリストが必要です。また、特定の従業員だけがコンテンツを作成できるのか、またはすべての従業員が作成可能で、かつすべてのタブにアクセスできるのかを決めます。
カスタマイズ
イントラネットは、組織内のプライベートかつ安全なネットワークであるため、ビジュアルをカスタマイズすることで真に自分のものにし、ドメインを追加してブランドを反映させることで、従業員がプラットフォームに親しみを感じられます。
従業員のための社内ウェブサイト
従業員向けイントラネットの多くは、従業員のためのダッシュボードまたは社内ウェブサイトを提供しており、プラットフォーム内で情報アーキテクチャを作成するために使用できます。これは従業員がイントラネットにサインインする際に、重要な通知や組織イベント、会社のポリシー、トレーニング資料、その他の必要なコンテンツへ導くための開始点として機能します。
イントラネットトレーニング
Zoho Connect のような従業員向けのイントラネットは使いやすく、トレーニングはほとんど必要ないかもしれませんが、それでもイントラネットの管理者に基本的な管理に関するガイドを提供することは有益です。
イントラネットのセットアップ時にすべきこと、してはいけないこと
シンプルにする
従業員を追加する前にイントラネットにコンテンツを詰め込みすぎないようにしましょう。最初は、部署ごとのスペースやグループを作ることに焦点をしぼり、会社の方針やイントラネットの利用方針を追加し、従業員が参照できる基本的なダッシュボードを提供します。
従業員によるコンテンツの生成を促す
イントラネットのコンテンツの計画がすでに決まっている場合でも、従業員が自然に会話を発展させられるように促すことで、話し合いが重要であることを明確にします。イントラネットコンテンツへのアプローチは動的に行いましょう。
必要な機能を見極める
最新の従業員向けイントラネットは、コミュニケーション、ナレッジベース、タスク管理など多くの機能を提供しています。自分の組織のイントラネットの目的に基づいて、どの機能が必要かを決定します。ほとんどのイントラネットは、必要のないタブを無効にできる柔軟性を備えています。
フィードバックを依頼
従業員は、組織のイントラネットのエンドユーザーです。気に入った部分や、使いにくい部分はどこかを聞き出しましょう。少数の従業員を追加してイントラネットをテストし、どのような使い方をするか、どのような課題を解消できたかを注視します。
展開する
すべての従業員を参加させる前に、完璧なイントラネットを準備しておく必要はありません。それまでに集めた情報に基づいてイントラネットを開始し、従業員に参加してもらいます。すべての従業員が参加したら、定期的にフィードバックを収集して、従業員向けイントラネットを最大限に活用していきましょう。