仕入先ポータル
ビジネスが成長すると、すべての仕入れの管理、各取引の追跡、共同作業、仕入先との関係維持が難しくなる場合があります。そのため、Zoho Booksには仕入先専用のポータルが用意されており、仕入先は自分の取引を表示、確認できます。
Zoho Booksでポータルを有効にすると、仕入先は次の操作を実行できます。
- 取引ドキュメントをアップロードできます。アップロードされたドキュメントは、Zoho Booksで確認して受取請求書に変換できます。
- 発注書、請求書の詳細を表示し、入金を追跡できます。
- 統合された取引明細書を作成できます。
- コメントを追加して、取引について話し合いながら共同作業できます。
参考情報：顧客ポータルを使用すると、顧客が自分の取引を追跡したり、コメントを追加したり、共同作業したりできるようになります。
メモ：この機能は、Zoho Booksの一部のプランでのみ利用できます。現在のプランで利用可能かどうかを確認するには、料金ページにアクセスしてください。
このページの内容
仕入先ポータルの有効化
前提条件：仕入先は、ドキュメントの画像やPDFをアップロードできます。各ドキュメントの最大ファイルサイズは5MBです。
ポータルアクセスを有効にし、Zoho Booksに追加した仕入先またはその連絡先担当者を招待する必要があります。ポータルを有効にするには：
- ［購入］に移動し、［仕入先］を選択します。
- ポータルを有効にする仕入先を選択します。
仕入先にポータルアクセスを有効にする方法は3つあります。
1. 仕入先の詳細ページの右上にある［詳細］をクリックし、ドロップダウンから［仕入先ポータルを設定］を選択します。
または
2. ［その他の詳細］セクションの［ポータルステータス］にカーソルを合わせ、［歯車］アイコンをクリックします。
または
3. 仕入先名の下にある［ポータルに招待］をクリックします。
ポップアップで、ポータルアクセスを付与する仕入先またはその連絡先担当者を選択します。
［保存］をクリックすると、Zoho Booksから仕入先にポータルへの招待メールが送信されます。メールの内容は必要に応じてカスタマイズできます。
仕入先ポータルへの登録
ポータルにアクセスするには、仕入先は次の操作を行います。
- 送信された招待メールを開きます。
- ［招待を承諾］をクリックします。ポータルの登録ページに移動します。
- パスワードを入力し、［更新］をクリックします。
仕入先はポータルのホームページに移動し、発注書の詳細表示、購入に関する請求書のアップロード、入金の追跡など、さまざまな操作を実行できます。
仕入先ポータルの機能
仕入先ポータルで実行できる機能を確認しましょう。
ホーム
仕入先がポータルにログインすると、ホームページ／ダッシュボードに、あなたと仕入先との間で行われたすべての取引の概要が表示されます。仕入先は次の詳細を表示できます。
- 未払いの受取請求書：過去の取引について、あなたが仕入先に支払う必要のある受取請求書の合計金額です。
- 利用可能なクレジット：仕入先から返金された可能性のある金額や、仕入先があなたに対して負っている金額（クレジットノートによるもの）は、Zoho Booksでクレジットとして保存されます。これらは取引に適用でき、適用状況を追跡できます。
- 直近の入金：あなたが行った最近の支払いです。
- 自分のアカウント詳細：編集可能な仕入先名と連絡先情報です。
- 顧客の連絡先情報：あなたの連絡先情報です。
発注書の表示
Zoho Booksで作成し、特定の商品を価格や数量とともに仕入先に供給依頼するドキュメントが発注書です。仕入先は発注書を表示し、最終的な請求書を作成する前に、価格交渉や備考の追加のためにコメントできます。発注書にアクセスするには、仕入先は次の操作を行います。
- ポータルにログインし、左サイドバーから［発注書］に移動します。
- 発注書をクリックして詳細を表示します。
- 必要に応じて、注文について話し合うためのコメントを追加します。
［すべての発注書を表示］ドロップダウンをクリックすると、ステータス別に発注書をフィルターできます。利用可能なフィルターは、［すべて］、［請求済み］、［一部請求済み］、［キャンセル済み］です。
発注書の承諾と拒否（仕入先向け）
仕入先は、Zoho Booksで作成された発注書をポータルで承諾または拒否できます。Zoho Booksで発注書を作成すると、確認のために仕入先へ送信できます。
仕入先が発注書を承諾すると、その仕入先から商品を購入できます。仕入先が発注書を拒否した場合は、新しい発注書を作成して確認を依頼できます。
この機能は、仕入先から商品を購入する際に仕入先の同意が必要な場合に役立ちます。
発注書の確認の有効化（Zoho Booksユーザー向け）
ユーザーが発注書を確認用に送信する前に、管理者がこの機能を有効にする必要があります。手順は次のとおりです。
- 右上の［歯車］アイコンをクリックし、ドロップダウンから［各種設定］を選択します。
- 次に、左サイドバーの［ポータル］をクリックし、［仕入先ポータル］タブを選択します。
- 下にスクロールし、［仕入先による発注書の承諾／拒否を許可する］オプションを選択します。
発注書の確認依頼（Zoho Booksユーザー向け）
Zoho Booksの管理者が発注書の承認オプションを有効にすると、ユーザーは仕入先に確認依頼を送信できるようになります。手順は次のとおりです。
- 左サイドバーの［購入］をクリックし、ドロップダウンから［発注書］を選択します。
- 新しい発注書を作成するには、右上の［+ 新規］をクリックし、確認依頼を送信する仕入先を選択します。
- 必要な詳細をすべて入力し、［保存して送信］または［下書きとして保存する］をクリックします。
- 発注書メールを確認し、再度［発注書を送信］をクリックするか、右上の［発行済みに設定］をクリックします。
発注書の承諾または拒否（仕入先向け）
仕入先は、Zoho Booksのユーザーから送信された発注書を承諾または拒否できます。手順は次のとおりです。
- 仕入先ポータルにログインします。
- 左サイドバーの［発注書］をクリックし、発注書を選択します。
- 発注書を確認し、［承諾］または［拒否］をクリックします。発注書を拒否する場合は、理由を入力し、再度［拒否］をクリックします。
発注書を承認すると、顧客にZoho Booksで通知されます。
請求書の管理
仕入先が商品を発送したら、取引ドキュメント（請求書）の画像をポータルにアップロードできます。その後、Zoho Booksで確認し、承諾または拒否できます。承諾すると、Zoho Booksで受取請求書として作成されます。
ドキュメントのアップロード
ポータルに取引ドキュメントをアップロードするには、仕入先は次の操作を行います。
- 取引ドキュメントをダウンロード／印刷し、写真を撮影します。
- メールに記載されたリンクを使用してポータルにログインします。
- ［請求書］モジュールに移動し、［アップロード済みドキュメント］タブを開いたまま、取引ドキュメントを追加します。
- コンピューターから［ドラッグ＆ドロップ］または［ドキュメントをアップロード］します。
参考情報：仕入先は、ドキュメントの画像やPDFをアップロードできます。各ドキュメントの最大ファイルサイズは5MBです。
ドキュメントはアップロードされるとすぐに保留中の状態になります。Zoho Booksでドキュメントを承諾すると、仕入先ポータルで請求書に変換されます。ドキュメントをクリックすると、コメントを追加できます。
発注書に対する請求書のアップロード（仕入先向け）
メモ：この機能は、Zoho Booksのカナダ版、インド版、米国版向けのZoho BillPayアドオンの一部です。組織でこの機能を有効にするには、アドオンを購入してください。
組織でZoho BillPayアドオンが有効になっている場合、仕入先は対応する発注書に対して請求書を直接アップロードできます。手順は次のとおりです。
- 仕入先ポータルの左サイドバーで［発注書］をクリックします。
- 請求書をアップロードする発注書をクリックします。
- 上部の［請求書をアップロード］をクリックし、請求書を選択します。
請求書がアップロードされます。対応する発注書の詳細ページの［未請求ドキュメント］セクション、および受取請求書モジュールの［アップロード済みドキュメント］タブから表示できます。
請求書の表示
仕入先がドキュメントをアップロードすると、あなたはそのドキュメントを確認し、承諾／拒否できます。承諾された場合、ポータルで請求書として作成されます。仕入先がポータルで請求書を表示する手順は次のとおりです。
- ポータルにログインし、［請求書］モジュールに移動します。
- 承諾済みのすべてのドキュメントを表示するには、［請求書］タブに移動します。
参考情報：仕入先が作成した請求書は、あなた（Zoho Booksユーザー）にとっては受取請求書になります。
- 請求書をクリックして、すべての詳細を表示します。
- コメントを入力し、［コメントを追加］をクリックして共有します。
入金の追跡
仕入先の請求書に対して、オンライン支払いや現金支払いを行っている場合があります。Zoho Booksで支払いを手動で記録すると、仕入先はその内容を表示できます。このセクションには、金額、支払い方法、参照取引の詳細が表示されます。これを表示するには、仕入先は次の操作を行います。
- ポータルにログインし、［入金］モジュールに移動します。あなた（Zoho Booksユーザー）が行ったすべての支払いが一覧表示されます。
- 支払い領収書をクリックして、支払いの詳細を確認します。
- ドキュメントのコピーを保存するには、［PDFをダウンロード］または［印刷］ボタンをクリックします。
取引明細書の作成
取引明細書には、仕入先とあなたの間で行われたすべての取引が統合された一覧で表示されます。仕入先は任意の期間についてこの明細書を作成し、入金と未払い残高を確認できます。明細書を表示するには：
- ポータルにログインし、［明細書］モジュールに移動します。
- 上部の［日付範囲］を選択します。
- ［実行］をクリックして明細書を作成します。
- 明細書のコピーを保存するには、［PDFをダウンロード］または［印刷］ボタンをクリックします。
受取請求書の作成（Zoho Booksユーザー向け）
仕入先がアップロードしたドキュメントに基づいて、Zoho Booksで受取請求書を作成できます。また、コメント欄で内容について話し合うこともできます。
- 仕入先がドキュメントをアップロードした際にZoho Booksアカウントに送信された［通知］をクリックします。
（または）
［仕入先］モジュールに移動し、ドキュメントをアップロードした仕入先を選択します。保留中のドキュメントを表示するには、［ドキュメント受信箱］をクリックします。
- アップロードされたすべてのドキュメントが一覧表示されます。ドキュメントをクリックすると詳細を表示できます。
- ドキュメントを承諾するには、右上の［受取請求書に変換］をクリックします。必要に応じて、ドキュメントを拒否／削除することもできます。
ヒント：ドキュメントにカーソルを合わせて［受取請求書に変換］をクリックすると、受取請求書をすぐに作成できます。
受取請求書を横に表示しながら、詳細を入力します。仕入先名は自動入力されます。
［下書きとして保存する］または［未決済として保存］をクリックします。未決済の状態の取引のみが仕入先に表示されます。
アップロード済みドキュメントの自動スキャンの有効化
ただし、ドキュメントモジュールで自動スキャン機能を有効にしている場合、日付や金額など、ドキュメントの重要な情報が自動的に読み取られ、新しい取引ドキュメントの作成時に入力されます。
メモ：実行できる自動スキャンの回数は、サブスクリプションによって異なります。必要に応じて、自動スキャンのアドオンを追加購入できます。
仕入先がアップロードしたドキュメントを自動スキャンするには、ドキュメントモジュールで自動スキャン機能を有効にする必要があります。
仕入先がアップロードしたドキュメントの自動スキャンを有効にする手順は次のとおりです。
- 右上の［歯車］アイコンをクリックし、ドロップダウンから［各種設定］を選択します。
- 次に、左サイドバーの［ポータル］をクリックし、［ポータルと独自ドメイン］の下にある［仕入先ポータル］タブを選択します。
- 下にスクロールし、［アップロード済みドキュメントを自動スキャン］オプションを選択します。
ヒント：設定セクションで自動スキャンを有効にすると、仕入先が仕入先ポータルにアップロードしたすべてのドキュメントが、Zoho Booksの［ドキュメント］タブで自動的にスキャンされます。
ドキュメントが自動スキャンされると、ドキュメントに次のステータスが表示されます。
スキャン中：ドキュメントまたは領収書を現在スキャンしています。
処理済み：ドキュメントまたは領収書のスキャンが完了し、データが取得されています。
失敗：自動スキャンに失敗しました。データが判読できない、画像を解釈できない、または言語がサポートされていない場合に発生することがあります。
仕入先がアップロードしたドキュメントがZoho Booksで自動スキャンされた後、［ドキュメント］タブでスキャン済みドキュメントを手動で受取請求書に変換できます。
警告：仕入先がポータルにドキュメントをアップロードすると、自動スキャン可能なドキュメント数が減少します。
その他の操作（仕入先向け）
住所の編集
Zoho Booksに保存されている住所は、仕入先に表示されます。仕入先が住所を変更した場合、ポータルで編集できます。手順は次のとおりです。
- ポータルにログインし、［ホーム］に移動します。
- ［自分のアカウント］の［詳細］セクションに移動し、住所の横にある［編集］をクリックします。
- ポップアップで住所を更新し、［保存］をクリックします。
ヒント：Zoho Booksで主要連絡先として保存されているユーザーのみが、住所を更新できます。
メールの送信
仕入先は、ポータルからメールを送信して直接連絡できます。手順は次のとおりです。
- ポータルにログインし、［ホーム］に移動します。
- 下にスクロールすると、組織の詳細が表示されます。
- ［メール］ボタンをクリックし、メッセージを入力します。
- ［送信］をクリックします。
パスワードの変更
仕入先のパスワードが古い場合や脆弱な場合は、ポータルから簡単に変更できます。手順は次のとおりです。
- ポータルにログインし、左サイドバーの［パスワードの変更］をクリックします。
- ［古いパスワード］を入力し、パスワード要件に基づいて［新しいパスワード］を入力します。
- パスワードを再入力し、［保存］をクリックしてパスワードを更新します。
ログアウト
ポータルからログアウトするには、次の手順を実行します。
- ポータルに移動します。
- 左サイドバーの［ログアウト］をクリックします。
仕入先ポータルの設定（Zoho Booksユーザー向け）
設定セクションでは、ポータルを設定できます。
- ページ右上の［設定］に移動します。
- ［設定］で［仕入先ポータル］を選択します。
利用できるカスタム設定は次のとおりです。
［ポータル名］
ポータル名は組織ごとに一意で、顧客ポータルおよび仕入先ポータルのURLで使用されます。初期設定では自動生成されます。ただし、カスタマイズする場合は、ポータル名を編集して［保存］をクリックできます。
［ポータルで発生したすべての活動について通知する］
この設定を有効にすると、仕入先がドキュメントをアップロードしたり、コメントを追加したり、詳細を更新したりするたびに、メールとアプリ内通知で通知されます。
［自分がドキュメントにコメントしたり却下したりしたときに仕入先へ通知する］
この設定を有効にすると、仕入先がアップロードしたドキュメントにコメントを追加したり却下したりするたびに、仕入先にメールで通知されます。
［仕入先がポータルで連絡先の詳細を更新できるようにする］
この設定を有効にすると、変更があった場合に、顧客が配送先／請求先住所、カスタム項目、その他の連絡先詳細を追加または編集できます。
［ポータル登録時に仕入先の組織詳細を収集する］
メモ：この機能は、Zoho Booksのカナダ版、インド版、米国版向けZoho BillPayアドオンの一部です。組織でこの機能を有効にするには、アドオンを購入してください。
仕入先が招待を承諾して初めてポータルにアクセスすると、組織の詳細を入力して送信するためのオンボーディング画面が表示されます。送信された詳細は［仕入先］モジュールで表示し、承認できます。承認済みになると、仕入先はポータルにアクセスできます。詳細はこちら。
［仕入先によるドキュメントのアップロードを許可する］
この設定を有効にすると、仕入先は購入を裏付ける取引のPDFまたは画像をアップロードできます。ドキュメントを表示して承認し、Zoho Booksで受取請求書を作成できます。
［アップロードされたドキュメントを自動スキャンする］
この設定を有効にすると、仕入先がアップロードしたドキュメントから重要なデータを取得し、受取請求書を簡単に作成できます。
［仕入先が発注書に対するドキュメントのみをアップロードできるようにする］
メモ：この機能は、Zoho Booksのカナダ版、インド版、米国版向けZoho BillPayアドオンの一部です。組織でこの機能を有効にするには、アドオンを購入してください。
仕入先が対応する発注書の請求書のみをアップロードできるようにする場合は、この設定を有効にします。アップロード後、Zoho Booksで確認して受取請求書に変換できます。
この設定を有効にすると、仕入先は仕入先ポータルの［請求書］モジュールにある［ドキュメントのアップロード］タブからドキュメントをアップロードできなくなります。対応する発注書の［詳細］ページからのみ、ドキュメントをアップロードできます。
［仕入先による発注書の承諾／却下を許可する］
この設定を有効にすると、仕入先は仕入先ポータルで発注書を承諾または却下できます。
［バナーメッセージ］
バナーメッセージは仕入先ポータルのホーム画面に表示されます。たとえば、「ジルカーへようこそ。よい一日を！」のように入力できます。
- これらの設定を行った後、［保存］をクリックします。