工数の内部承認
工数の内部承認機能では、記録した工数をプロジェクト管理者または別のユーザーに送信して承認を依頼できます。これにより、管理者は各部下が記録した時間と完了したタスクを把握できます。承認済みの工数は、後で請求書を作成したり、顧客の承認を得るために送信したりできます。
シナリオ：Patriciaはプロジェクトに携わっており、時間単位で支払いを受けています。毎日、作業に費やした時間を記録し、週に1回、その工数を内部承認のためにプロジェクト管理者へ送信します。これにより、管理者は各従業員の作業内容を常に把握できます。その後、管理者は承認内容を確認して承認し、後で顧客に請求します。これにより、従業員と管理者の双方にとって、内部承認ワークフローが円滑になります。
承認の有効化
工数の内部承認を有効にするには：
- ページ右上の［設定］に移動します。
- ［各種設定］の［工数表］を選択します。
- ［工数の承認を有効にする］オプションにチェックを入れます。
- ［保存］をクリックします。
内部承認は、有効になっているプロジェクトでのみ利用できます。プロジェクトで内部承認を有効にするには：
- ［工数の記録］→［プロジェクト］に移動します。
- ページ右上の［+ 新しいプロジェクト］ボタンをクリックします。
- 必要な詳細を入力します。
- ［工数の承認を有効にする］オプションで［はい］をクリックします。そのプロジェクトの工数を承認のために送信する先の［プロジェクト管理者］を選択します。
- ［保存］をクリックします。
参考：工数にアクセスできる組織のユーザーのみ、プロジェクト管理者として割り当てることができます。
承認の作成
内部承認を有効にすると、工数の記録モジュールに［承認］というタブが表示されます。さまざまな工数に対して一連の承認ワークフローを作成し、承認を送信したり、このモジュールで作成した承認を承認または却下したりできます。承認を作成するには：
- ［工数の記録］→［承認］に移動します。
- ［+ 新しい承認］ボタンをクリックします。初めて承認を作成する場合に表示される［承認の作成］ボタンをクリックすることもできます。
- ［プロジェクト］項目で、承認のために送信する工数の対象プロジェクトを選択します。
参考：ここには、内部承認が有効になっているプロジェクトのみが表示されます。既存のプロジェクトを編集して、承認を有効化できます。
- ［承認名］を入力し、必要に応じて簡単な［説明］を入力します。
- ［工数表］の下に、選択したプロジェクトで承認に送信できる工数が表示されます。承認に含める工数を選択します。
- 承認をすぐにプロジェクト管理者へ送信するには、［保存して送信］をクリックします。
- 承認を保存して後で送信するには、［保存］をクリックします。
参考：内部承認は、1人の承認者にのみ送信できます。そのため、同じ承認者が割り当てられている工数を選択してください。
承認プロセス
作成されたすべての内部承認は、工数の記録モジュールの［承認］タブに一覧表示されます。承認が送信されると、プロジェクト管理者が承認または却下できます。
承認の送信
承認は作成後すぐに送信することも、保存して後で送信することもできます。承認を保存しただけの場合、送信する手順は次のとおりです。
- ［工数の記録］→［承認］に移動します。
- 送信する承認を選択します。
- すべての詳細を確認し、必要に応じて［コメント］を追加します。
- 承認の右上にある［送信］ボタンをクリックします。
- ［はい］をクリックすると、承認が送信されます。
承認依頼の承認
承認待ちの承認依頼を承認する手順は次のとおりです。
- ［工数の記録］→［承認］に移動します。
- 承認する承認依頼を選択します。
参考：内部承認を承認できるのは、割り当てられたプロジェクト管理者または承認者のみです。
- 右上の［承認］ボタンをクリックします。
- 表示されるポップアップで［はい］をクリックして承認します。
参考：承認済みになると、請求書を作成したり、顧客に承認依頼を送信したりできます。
承認の却下
承認待ちの承認、またはすでに承認済みの承認を却下できます。手順は次のとおりです。
- ［工数の記録］→［承認］に移動します。
- 却下する承認を選択します。
- 右上の［却下］ボタンをクリックします。
メモ：承認を却下できるのはプロジェクト管理者のみです。
- 表示されるポップアップで、却下の理由を入力し、［保存］をクリックします。
- 送信者は、［コメントと履歴］セクションで却下の理由を確認できます。ここでコメントを追加または削除することもできます。
ヒント：コメントセクションを使用して、工数に関する重要な詳細を管理者と共有できます。
その他の操作
承認に対して実行できるその他の操作は次のとおりです。
承認の編集
内部承認を編集するには：
- ［工数の記録］→［承認］に移動します。
- 編集する承認を選択します。
- 右上の［編集］アイコンをクリックします。
- 必要な変更を行った後、［保存］をクリックします。
参考：すでに承認済みの承認は編集できません。
承認の削除
内部承認を削除するには：
- ［工数の記録］→［承認］に移動します。
- 削除する承認を選択します。
- 右上の［削除］ボタンをクリックします。
- 表示されるポップアップで［はい］をクリックし、承認を削除することを確認します。
承認フィルター
ステータスや種類に基づいて承認の一覧を表示できるフィルターがあります。絞り込んで表示するには：
- ［工数の記録］→［承認］に移動します。
- ［ステータス］ドロップダウンを選択し、以下のステータス一覧から選択します。
- ［すべて］
- ［承認済み］
- ［却下済み］
- ［送信待ち］
- ［承認待ち］
- 承認の種類を表示するには、以下のフィルター一覧からオプションを選択します。
- ［すべての承認］
- ［承認のために送信済み］
- ［承認依頼を受信］
承認の無効化
工数の承認機能を無効にするには、まず承認が有効になっているプロジェクトで無効にする必要があります。プロジェクトで承認を無効にする手順は次のとおりです。
- ［工数の記録］→［プロジェクト］に移動します。
- 承認が有効になっているプロジェクトを開きます。
- 上部の［編集］ボタンをクリックします。
- プロジェクトの編集ページで、［工数の承認を有効にする］オプションの［いいえ］をクリックします。
- ［保存］をクリックします。
ヒント：承認を一括で無効にするには、［工数の記録］→［プロジェクト］でプロジェクトを選択し、［一括更新］をクリックして［このオプションのチェックを外す］を選択します。
すべてのプロジェクトでこの機能を無効にしたら、
- ページ右上の［設定］に移動します。
- ［各種設定］の［工数表］を選択します。
- ［工数の承認を有効にする］オプションのチェックを外します。
- ［保存］をクリックします。
これで、組織全体で承認オプションが無効になります。