タスク

タスクは、自分とチームメンバーが完了する必要のあるアクションのリストを表します。Zoho Booksでは、ファイナンス関連のタスクを作成し、チームに割り当て、優先度を指定し、リマインダー通知を活用することができます。

メモ: この機能は、特定のZoho Booksプランでのみ利用可能です。現在のプランで利用可能かどうかは、価格ページをご確認ください。

シナリオ : 具体的なシナリオを考えてみましょう。Zylkerのマネージャーであるパトリシアは、部下のブランドンに、支払期限の2日前に顧客に電話で請求書のフォローアップを行うよう依頼したいと考えています。そこで、パトリシアは特定の請求書のためにタスクを作成し、それをブランドンに割り当て、請求書の期限と同じ期日を設定し、期限の2日前にリマインダー通知を設定します。その結果、ブランドンはこのタスクが自分に割り当てられたことを示すメール通知を受け取ります。さらに、期限の2日前にリマインダーが届き、フォローアップの電話を行うよう促されます。

タスク機能のメリット

タスク機能を使用することで、組織内でのさまざまなタスクに関する円滑なコミュニケーションが可能となります。以下にいくつかのメリットをご紹介します。

高、低、通常などの優先度レベル別にタスクを設定できます。
リマインダーを設定して、メール、アプリ内通知、または両方を介してタスクの通知を送信できます。
ユーザーに割り当てたタスクに関する情報をメール通知で提供できます。
カスタムステータスを設定し、タスクのステータスを適切に割り当てることができます。
取引に関連するタスクを生成し、取引詳細ページで簡単に確認できます。

タスクの有効化

タスクは、初期設定ではZoho Booksで利用できません。組織内で有効にする必要があります。以下の手順で有効にしてください。

ページの右上隅にある［設定］に移動してください。
［各種設定］の下の［一般］を選択してください。
［タスク］オプションにチェックを入れます。
［保存］をクリックしてください。

タスクの作成

前提条件：ユーザーと役割のセクションで必要なアクセス権限をすべてのユーザーに提供していることを確認してください。

タスクを有効にし、組織内のユーザーに必要な権限を付与した後、タスクを作成し、ユーザーに割り当てることができます。

タスクを作成する方法は2つあります。

ページの右上
特定の取引のメニューバー

ページの右上

ページの右上にあるタスクアイコンをクリックすることで、タスクを作成できます。このセクションで作成されたタスクは、特定の取引に割り当てられることはありません。

特定の取引のメニューバー

特定の取引にタスクを関連付けたい場合は、取引に移動してそのメニューバーにあるタスクアイコンをクリックすることで行えます。これらのタスクは、対応する取引ページでタスクアイコンをクリックして表示できます。

以下のモジュールからコンテキストに応じてタスクを作成できます。

商品
顧客
見積書
受注書
請求書
銀行口座
貸方票
仕入先
経費
発注書
受取請求書
仕入先のクレジット
仕訳帳
プロジェクト

タスクを作成するには：

ページの右上にあるタスクアイコンをクリックし、［+ New］ボタンをクリックしてください。
必要な詳細情報を入力してください。

項目	説明
タイトル	タスクのタイトルまたは名前を入力してください。
担当者	タスクを割り当てたいユーザーを選択してください。
ユーザーへのメール通知	ユーザーにタスクに関する通知を電子メールで送信したい場合は、このオプションにチェックを入れます。
関連する連絡先	このタスクに関連付けたい連絡先を追加してください。
期限日	タスクの完了を予定する日付を選択してください。
優先度	タスクの優先度を選択してください。非常に高い、高、中、低、非常に低いのいずれかを選ぶことができます。
リマインダーの設定	リマインダーを設定し、電子メール、アプリ内通知、またはその両方を通じて割り当てられたユーザーに送信するか選択してください。

［保存］をクリックしてください。

［保存］をクリックすると、タスクが作成されます。また、ユーザーへのメール通知オプションにチェックを入れていた場合、ユーザーはタスクの詳細が含まれたメールを受け取ります。タスクの詳細は、ページの右上隅にあるタスクアイコンをクリックして表示できます。

タスクを完了すると、タスクのステータスを変更するドロップダウンメニューから［完了］としてマークすることができます。

タスクの各種設定

カスタムステータス

タスクには［未着手］［進行中］［完了］といった事前定義されたステータスがあります。ただし、他のステータスを作成したい場合は、カスタムステータスを作成することができます。これらのカスタムステータスは、事前定義されたステータスのサブステータスとして作成する必要があります。以下にその方法を示します。

［設定］→［各種設定］→［タスク］へ移動してください。
ページの右上にある［+ 新しいカスタムステータス］ボタンをクリックしてください。
このサブステータスを作成するために使用するステータスを選択し、ステータス名を入力してください。
［保存］をクリックしてください。

［完了］の下にサブステータスを作成し、そのステータスがタスクに適用される場合、そのタスクに対して通知は送信されません。タスクが完了とみなされるためです。

ヒント : タスクのステータスを変更する権限を持つのは、管理者、割り当てられたユーザー、またはタスクを作成したユーザーのみです。

ユーザーへのアクセス権限の管理

ユーザーに与える権限のレベルを選択することができます。初期設定では、管理者のみが完全なアクセス権を持ちます。他のユーザーにタスクが割り当てられる前に、管理者は他のユーザーにアクセス権を付与する必要があります。アクセス権を付与するには、以下の手順を実行してください。

［設定］→［ユーザーと役割］に移動してください。
［役割］のタブの下で、権限を設定したい役割を選択してください。
完全なアクセス権、表示、作成、削除、編集のアクセス権を与えることができます。
他のユーザーのタスクへのアクセス権をユーザーに付与する場合、［その他の権限］をクリックし、［他のユーザーのタスクを管理］オプションにチェックを入れます。

ヒント : ユーザーに権限（例：表示の権限）を付与した場合、そのユーザーは自分に割り当てられたタスクのみを表示できます。ただし、ユーザーが［表示］および［他のユーザーのタスクを管理］の両方の権限を持っている場合、他のユーザーのタスクも表示できます。これは、ユーザーと役割セクションの［タスク］ヘッダーの下での［表示］、［作成］、［編集］、［削除］などのすべての権限に適用されます。

他のアクション

タスクの削除

メモ : 削除操作を行う権限を持つのは、管理者、割り当てられたユーザー、タスクを作成したユーザー、および他のユーザーのタスクを管理する権限を持つユーザーのみです。

タスクを削除するには：

［タスク］モジュールに移動してください。
削除したいタスクの隣にある矢印をクリックしてください。
［削除］をクリックしてください。

タスクの編集

メモ : 編集操作を行う権限を持つのは、管理者、割り当てられたユーザー、タスクを作成したユーザー、および他のユーザーのタスクを管理する権限を持つユーザーのみです。

タスクを編集するには：

［タスク］モジュールに移動してください。
編集したいタスクの隣にある矢印をクリックしてください。
［編集］をクリックしてください。
必要な変更を行い、［保存］をクリックしてください。

フィルターの管理

タスクのステータスに基づいてタスクを表示したい場合は、フィルターを使用できます。以下にその方法を示します。

タスク一覧ページに移動してください。
ページの上部にある［すべてのタスク］をクリックし、タスクをフィルタリングするためのステータスを選択してください。選択したフィルターに基づいてタスクが一覧表示されます。

一括処理

Zoho Booksで作成したタスクを一括で削除や更新することができます。以下にその方

タスク一覧ページに移動してください。
更新または削除したいタスクを一括で選択してください。
削除アイコンをクリックし、選択したタスクを削除する場合は［OK］をクリックしてください。または、一括更新アイコンをクリックし、選択したタスクに変更を加える場合は［更新］をクリックしてください。