リマインダー

掛けでの商品売買は、多くの企業で一般的に行われています。掛け取引は売上の増加につながる一方、このような取引を適切に管理し、支払期日前に顧客へ支払いを促すことが重要です。

Zoho Booksでは、顧客やユーザーにメールを送信し、請求書や受取請求書の支払いを促すことができます。リマインダーは手動で送信できるほか、処理を自動化して支払いを早期に回収することもできます。

請求書の手動リマインダーの設定

請求書を作成した顧客に、メールでリマインダーを送信できます。リマインダーは、次の2つの場合に送信できます。

期限切れの請求書に関するリマインダー：支払期日を過ぎた場合に、期限切れの請求書の支払いを促すメールを顧客に送信します。

送信済みの請求書に関するリマインダー：支払期日が近づいていることを顧客に通知します。

これらは、初期設定ですべての顧客に対して有効になっています。設定を変更するには、次の手順を実行します。

• ページ右上の［設定］に移動します。
• ［リマインダー＆通知］の［リマインダー］を選択します。
• ページ上部の［請求書］タブを選択します。
• ［手動リマインダー］で、［期限切れの請求書に関するリマインダー］の横にある［編集］アイコンをクリックします。
• 表示される編集設定を使用して、内容と形式を必要に応じて変更します。
• リマインダーに項目を追加するには、［差し込み項目を挿入］をクリックします。
• ［保存］をクリックします。

リマインダーの設定後、次の手順を実行します。

• 左サイドバーの［売上］に移動し、［請求書］を選択します。
• 期限切れの請求書を選択します。
• 顧客にリマインダーを送信するには、［リマインダー］をクリックし、ドロップダウンから［今すぐ送信］を選択します。

請求書のリマインダーの自動化

顧客の請求書に対する支払いリマインダーを自動化し、支払いを早期に受け取ることができます。リマインダーは、次の基準で設定できます。

請求書の支払期日に基づくリマインダー

Zoho Booksでは、支払期日に基づいて顧客にリマインダーを送信できます。初期設定では、3件のリマインダーが用意されています。リマインダーは、支払期日の前または後に送信できます。必要に応じて、顧客にリマインダーを送信する間隔を設定できます。

支払期日に基づいて請求書のリマインダーを自動化するには、次の手順を実行します。

• ページ右上の［設定］に移動します。
• ［リマインダー＆通知］の［リマインダー］を選択します。
• ページ上部の［請求書］タブを選択します。
• ［自動リマインダー］で、設定するリマインダーの右側にある切り替えボタンをオンにします。
• テンプレート名を入力し、リマインダーの送信先を選択します。自分のみ、顧客のみ、またはその両方を選択できます。
• リマインダーの送信時期を設定します。支払期日の前または後を指定できます。

• 表示される編集設定を使用して、内容と形式を必要に応じて変更します。
• リマインダーに項目を追加するには、［差し込み項目を挿入］をクリックします。
• ［このリマインダーを有効にする］の横にあるチェックボックスをオンにし、［保存］をクリックします。
• テンプレートを削除するには、［リマインダーを削除］をクリックします。

リマインダーの設定後、次の手順を実行します。

• 左サイドバーの［売上］に移動し、［請求書］を選択します。
• 期限切れの請求書を選択します。
• 顧客にリマインダーを送信するには、［リマインダー］をクリックし、ドロップダウンから［今すぐ送信］を選択します。

特定の請求書に対する支払いを受け取った場合：

リマインダーの設定後、次の手順を実行します。

• 左サイドバーの［売上］に移動し、［請求書］を選択します。
• 期限切れの請求書を選択します。
• 顧客へのリマインダーを停止するには、［リマインダー］をクリックし、ドロップダウンから［リマインダーを停止］を選択します。

支払予定日に基づくリマインダー

支払予定日に基づくリマインダーでは、特定の支払いの期日が到来したことを組織のユーザーに通知します。有効にするには、次の手順を実行します。

• ページ右上の［設定］に移動します。
• ［リマインダー＆通知］の［リマインダー］を選択します。
• ［請求書］タブに切り替えます。
• ［自動リマインダー］で、設定するリマインダーの右側にある切り替えボタンをオンにします。
• リマインダーの期間と受信者を選択します。
• ［このリマインダーを有効にする］の横にあるチェックボックスをオンにし、［保存］をクリックします。

支払予定日に基づいてリマインダーを送信するには、次の手順を実行します。

• 左サイドバーの［売上］に移動し、［請求書］を選択します。
• 期限切れの請求書を選択します。
• 顧客にリマインダーを送信するには、［リマインダー］をクリックし、［支払予定日］を選択します。
• 顧客が支払いを行う予定の日付を選択します。
• 顧客に送信する通常のリマインダーを無効にするには、［それまでは支払いに関するリマインダーを送信しない］の横にあるチェックボックスをオンにします。
• ［保存］をクリックします。

受取請求書のリマインダーの自動化

受取請求書の支払いに関するリマインダーも設定できます。設定すると、管理者が指定した支払期日またはその前に、アカウントのユーザーへメールでリマインダーが送信されます。リマインダーは、受取請求書の支払期日または支払予定日に基づいて送信できます。

受取請求書のリマインダーを送信するには、次の手順を実行します。

• ページ右上の［設定］に移動します。
• ［リマインダー＆通知］の［リマインダー］を選択します。
• ページ上部の［受取請求書］タブを選択します。
• ［自動リマインダー］で、設定するリマインダーの右側にある切り替えボタンをオンにします。
• 名前を入力し、リマインダーの期間と受信者を選択します。
• ［このリマインダーを有効にする］の横にあるチェックボックスをオンにし、［保存］をクリックします。