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    データのロック

    データのロック機能を使用すると、組織内のデータ（商品、見積書、受注書、請求書、クレジットノート、カスタムタブの取引）をロックできます。ロック後は、十分な権限を持つ役割が割り当てられたユーザーのみがデータを更新できます。重要な情報を保護し、誤った変更を防ぐのに役立ちます。

    メモ。

    • この機能は、Zoho Booksの特定のプランでのみ利用できます。現在のプランで利用できるかどうかを確認するには、料金ページをご確認ください。
    • データのロック機能は、商品、請求書、見積書、受注書、クレジットノート、カスタムタブで利用できます。

    ロック設定の作成

    ロック設定では、データのロック後に許可または制限する操作と、それらを実行できる役割を管理者が定義できます。

    ロック設定を作成するには：

    • 右上の［設定］に移動します。
    • ロック設定を作成するタブに移動します。
    • ［データのロック］タブに切り替えます。
    • 右上の［+新しいロック設定］をクリックします。
    • ［ロック設定名］を入力し、必要に応じて［説明］を入力します。
    • ［操作の許可または制限］で、［すべての操作を制限］、［選択した操作を制限］、［選択した操作を許可］のいずれかを選択します。
      • ［選択した操作を制限］または［選択した操作を許可］を選択した場合は、そのオプションの下にあるドロップダウンから、制限または許可する操作を選択できます。
    • ［項目の許可または制限］で、［すべての項目を制限］、［選択した項目を制限］、［選択した項目を許可］のいずれかを選択します。
      • ［選択した項目を制限］または［選択した項目を許可］を選択した場合は、そのオプションの下にあるドロップダウンから、制限または許可する項目を選択できます。

    メモ。

    • 前の手順で［すべての操作を制限］を選択した場合、または［選択した操作を制限］を選択して［編集］を選択した場合、［項目の許可または制限］オプションは表示されません。
    • ［データをロックする対象］で、データを［すべての役割］に対してロックするか、特定の役割に更新を許可するか（［次を除くすべての役割］）を選択します。
      • ［次を除くすべての役割］を選択した場合は、ロックされたデータを更新できる役割を選択します。
    • ［保存］をクリックします。
    The New Lock Configuration pop-up. Allow or restrict actions and fields, and choose which users and roles can edit locked records using a lock configuration.

    各タブで対応している設定は以下のとおりです：

    • 商品：操作の許可または制限、項目の許可または制限。
    • 見積書：操作の許可または制限。
    • 受注書：操作の許可または制限。
    • 請求書：操作の許可または制限。
    • クレジットノート：操作の許可または制限。
    • カスタムタブ：操作の許可または制限、項目の許可または制限。

    データのロック

    必要なタブのロック設定を作成した後、許可されたユーザーのみがそれ以降の更新を行うべき段階になったデータを個別にロックできます。

    データをロックするには：

    • ロックするデータが含まれるタブに移動します。
    • ロックするデータを選択します。
    • データの詳細ページで［その他］アイコンをクリックし、［ロック］を選択します。
    • ［ロック設定］を選択し、データを［ロックする理由］を入力します。
    • ［ロック］をクリックします。
    The Lock Record pop-up. Select the Lock Configuration and enter the Reason for Locking to a lock a record.

    データがロックされると、データ番号の横に［ロック］アイコンが表示されます。ロックされた理由を確認するには、ロックアイコンをクリックします。ロックした理由、ロックしたユーザー、ロックした日時、選択したロック設定などの情報が表示されます。

    The Details page of a record. Click View Details at the top of a locked record to know why a record was locked.

    ロックされたデータのロック解除

    必要に応じて、十分な権限を持つユーザーはロックされたデータのロックを解除できます。手順は次のとおりです：

    • ロック解除するデータが含まれるタブに移動します。
    • ロック解除するデータを選択します。
    • データの詳細ページで［その他］アイコンをクリックし、［ロック解除］を選択します。
    • データのロックを解除する理由を入力し、［ロック解除］をクリックします。
    The Unlock Record pop-up. If you're a user with the permission to unlock locked records, enter the reason for unlocking the record in this pop-up.

    データのロックが解除され、そのタブのデータを編集する権限を持つ組織内のユーザーが更新できるようになります。

    ロック設定の編集

    ロック設定を編集するには：

    • 右上の［設定］に移動します。
    • ロック設定を作成したタブに移動します。
    • ［データのロック］タブに切り替えます。
    • 編集するロック設定にカーソルを合わせ、ロック設定の横にあるドロップダウンをクリックして、［編集］を選択します。
    The Record Locking tab of a module's Preferences page. Hover a lock configuration, click the dropdown, and select Edit to make changes to a lock configuration.
    • 必要な変更を行い、［保存］をクリックします。

    ロック設定の無効化

    ロック設定が不要になっても削除したくない場合は、無効化できます。手順は次のとおりです：

    • 右上の［設定］に移動します。
    • ロック設定を作成したタブに移動します。
    • ［データのロック］タブに切り替えます。
    • 無効化するロック設定にカーソルを合わせ、ロック設定の横にあるドロップダウンをクリックして、［無効化］を選択します。
    The Record Locking tab of a module's Preferences page. Hover a lock configuration, click the dropdown, and select Mark as Inactive to disable a lock configuration.

    メモ：ロック設定を使用してデータをロックしていた場合、その設定を無効化しても、それらのデータはロックされたままになります。ただし、設定を無効化した後は、データをロックする際にそのロック設定は一覧に表示されません。

    無効なロック設定の有効化

    無効なロック設定を有効化するには：

    • 右上の［設定］に移動します。
    • ロック設定を作成したタブに移動します。
    • ［データのロック］タブに切り替えます。
    • 有効化する無効なロック設定にカーソルを合わせ、ロック設定の横にあるドロップダウンをクリックして、［有効化］を選択します。
    The Record Locking tab of a module's Preferences page. Hover a lock configuration, click the dropdown, and select Mark as Active to re-enable a disabled lock configuration.

    ロック設定が有効化され、データのロックに使用できるようになります。

    ロック設定の削除

    警告：ロック設定を削除すると、その設定を使用してロックされたデータのロックが解除され、組織内のユーザーがそれらを変更できるようになります。

    ロック設定を削除するには：

    • ページ右上の［設定］に移動します。
    • ロック設定を作成したタブに移動します。
    • ［データのロック］タブに切り替えます。
    • 削除する無効なロック設定にカーソルを合わせ、ロック設定の横にあるドロップダウンをクリックして、［削除］を選択します。
    The Record Locking tab of a module's Preferences page. Hover a lock configuration, click the dropdown, and select Delete to delete a lock configuration.
    • ポップアップで再度［削除］をクリックします。