レポートの管理

Zoho Booksでは、エクスポート時のPDFレイアウトの設定、指定した頻度でレポートを自動送信するための定期レポートの設定、レポートへの役割に基づくアクセス権限の設定、他のユーザーとのレポート共有により、レポートを管理できます。

レポートのレイアウトの設定

Zoho Booksでは、レポートを印刷またはPDFとしてエクスポートする際に、ビジネス要件に合わせてレポートのレイアウトを簡単に設定できます。

表示する項目を選択し、表の密度、デザイン、向き、余白、用紙サイズ、フォントなど、レポートのさまざまな属性をカスタマイズできます。手順は次のとおりです。

• ［レポート］に移動し、右上の［レポートレイアウトの設定］を選択します。

表示する詳細の選択

このセクションでは、印刷またはPDFとしてエクスポートするレポートに表示する情報を選択できます。

• ［保存］をクリックします。

レポートのカスタマイズ

フィルターを適用して表示する列を選択することで、レポートをカスタマイズできます。カスタマイズ内容はレポートにすぐに反映されます。

レポートをカスタマイズするには：

• ［レポート］に移動し、カスタマイズするレポートを選択します。
• ［レポートのカスタマイズ］をクリックします。

［一般］セクションに移動します。

1. 一般

［一般］セクションでは、次のフィルターに基づいてレポートをカスタマイズできます。

• 上記のフィルターを設定したら、［次へ］をクリックして［列の表示、非表示］セクションに移動します。

2. 列の表示、非表示

このセクションでは、レポートの列をカスタマイズできます。手順は次のとおりです。

• ［列の表示、非表示］セクションに移動します。
• ［利用可能な列］セクションで、追加する列にカーソルを合わせ、その横にある［+］アイコンをクリックします。
• ［選択済みの列］セクションでは、レポートの既存の列を確認できます。
• 列をカスタマイズしたら、［レポートの実行］をクリックして、カスタマイズ内容をレポートで確認します。

• さらにレポートをカスタマイズして新しいカスタムレポートとして保存するには、［カスタムレポートとして保存］をクリックします。

カスタマイズ内容を新しいカスタムレポートとして保存する方法については、このヘルプドキュメントをご参照ください。

レポートのグラフ表示

レポートのグラフ表示では、データを通常の表形式ではなく、グラフとして可視化できます。

レポートをグラフとして表示するには：

• 左サイドバーの［レポート］に移動し、グラフ表示で表示するレポートを選択します。
• ［グラフ表示］に移動します。

• ［折れ線グラフ］をクリックするか、その横のドロップダウンを使用して別のグラフの種類を選択できます。
• レポートのX軸とY軸を設定するには：
  • ［軸の設定］をクリックします。
  • ［X軸］と［Y軸］に表示するデータを選択します。
  • ［保存］をクリックします。

• ［予測の表示］をクリックすると、レポートの過去データに基づいて将来の傾向を予測するグラフを作成できます。

• 前のページに戻って［異常値の表示］をクリックすると、レポートデータ内の通常とは異なるパターンや予期しない結果を特定できます。これにより、注意が必要なエラー、リスク、または機会を見つけやすくなります。

定期レポートの設定

レポートを自分のメールアドレス、または組織内の他のユーザーに送信するように設定できます。これらのレポートは、指定した時刻に、選択した間隔で送信されます。

Zoho Booksでは、必要に応じて週次、月次、四半期、年次でレポートを作成するように設定できます。作成されたレポートは、指定したメールアドレスに送信されます。

レポートの定期作成を設定するには：

• ［レポート］に移動し、スケジュールに基づいて作成するレポートを選択します。
• 上部にある［印刷］アイコンの横の［定期レポート］をクリックします。
• レポートの定期作成に使用する条件を選択します。
• ［保存］をクリックします。

指定した時刻と間隔で、レポートが自動的にメールで送信されます。

定期レポートの表示

Zoho Booksでは、参照用に設定済みのすべての定期レポートが一覧表示されます。専用の定期レポートページで、定期レポートを管理し、詳細を確認できます。

ここでは、定期レポートの頻度、レポートを設定したユーザー、メールの受信者、レポートのステータス、次回レポートの作成予定日、選択されたファイル形式の詳細を確認できます。

定期レポートを表示するには：

• ［レポート］に移動します。
• 右上の［定期レポート］をクリックします。

定期レポートの無効化

次の手順で定期レポートを無効にできます。

• ［レポート］に移動します。
• 無効にする定期レポートをクリックします（例：顧客別売上）。
• ページ右上の［レポートは定期設定済みです］ボタンをクリックします。

• 表示されるポップアップウィンドウ（レポートスケジューラー）で、［無効に設定］をクリックしてレポートを無効にします。
• 変更を反映するには、［保存］をクリックします。

週次サマリーレポートの受信

設定を有効にすると、Zoho Booksから管理者に週次サマリーレポートを送信できます。このレポートには、収入と支出、キャッシュフロー、取引の概要、有効なプロジェクト、アラート、新機能の更新情報の概要が含まれます。

有効にするには：

• ページ右上の［設定］に移動します。
• ［各種設定］の下にある［一般］を選択します。
• ［週次サマリーレポートを送信］設定の横にあるチェックボックスにチェックを入れます。

レポートは、毎週日曜日に組織の管理者に送信されます。

レポートへの役割に基づくアクセス権限の設定

Zoho Booksの事前定義の役割は編集できません。ただし、カスタム役割を作成し、その役割を持つユーザーがレポートに対して持つ権限を設定できます。

役割のレポート権限を設定するには：

• ページ右上の［設定］に移動します。
• ［ユーザーと役割］の下にある［役割］を選択します。
• 新しいカスタム役割を作成するか、すでに作成済みのカスタム役割を編集します。
• ［役割の編集］ページの下部までスクロールします。ページの末尾に［レポート］権限があります。
• この役割にZoho Booksのすべてのレポートへのフルアクセス権限を付与する場合は、［すべてのレポートへのフルアクセスを有効にする］にチェックを入れます。

• この役割にZoho Booksの一部のレポートへの限定的なアクセス権限を付与する場合は、レポートグループをクリックし、各レポートに対してその役割に付与する権限を設定できます。後で新しいレポートが追加された場合は、役割を編集して新しいレポートへのアクセス権限を付与する必要があります。
• レポート権限を設定したら、下にスクロールして［保存］をクリックします。

役割を設定すると、その役割を持つすべてのユーザーは、役割に対して許可されたレポートにのみアクセスできるようになります。

別のユーザーとのレポートの共有

Zoho Booksでは、管理者はすべてのレポートにアクセスできます。役割に付与されている権限によっては、ユーザーのレポートへのアクセスが制限される場合があります。このような場合、ユーザーがレポートへのアクセスを必要とするときは、そのユーザーとレポートを共有できます。

レポートを別のユーザーと共有するには、次の手順を実行します。

• 左サイドバーの［レポート］に移動します。
• 別のユーザーと共有するレポートを選択します。
• 右上の［共有］アイコンをクリックします。
• レポートを共有するユーザーと、そのユーザーに付与するアクセスレベルを選択します。
• ［共有］をクリックします。

レポートに対するユーザーのアクセスレベルの変更

レポートへのアクセス権を付与した後で、ユーザーのレポートに対するアクセスレベルを変更する必要がある場合は、変更できます。

レポートへのアクセスレベルを変更するには、次の手順を実行します。

• 左サイドバーの［レポート］に移動します。
• 共有権限を変更するレポートを選択します。
• 右上の［共有］アイコンをクリックします。レポートにアクセスできるユーザーがポップアップに一覧表示されます。
• ［権限］列のドロップダウンをクリックし、ユーザーのレポートに対するアクセスレベルを変更します。権限はすぐに更新されます。

レポートに対するユーザーのアクセス権の削除

ユーザーがレポートへのアクセスを必要としなくなった場合は、そのユーザーのアクセス権を削除できます。アクセス権を削除するには、次の手順を実行します。

• 左サイドバーの［レポート］に移動します。
• ユーザーのアクセス権を削除するレポートを選択します。
• 右上の［共有］アイコンをクリックします。レポートにアクセスできるユーザーがポップアップに一覧表示されます。
• ユーザー名と権限レベルの横にある［削除］アイコンをクリックします。ユーザーのレポートへのアクセス権はすぐに削除されます。