活動レポート
操作履歴
操作履歴とは、特定の期間に組織内で行われたすべての活動の詳細なデータです。つまり、操作がいつ、何に対して、どこで、誰によって行われたかを確認できます。
- いつ- 操作が行われた日時です。
- 何- 請求書の作成や受取請求書の更新など、実行された操作の説明です。
- どこで- 操作が行われたタブです。請求書、銀行明細の取り込み、連携などが該当します。
- 誰が- 操作を実行したユーザーです。
操作履歴を使用すると、Zoho Booksで実行された操作を把握できます。また、不正が疑われる場合に、Zoho Booksの組織内でそれらの操作を確認できます。
操作履歴レポートの表示
- ［レポート］→［活動］→［操作履歴］に移動します。
- 任意の期間を選択すると、レポートが自動的に生成されます。
このレポートに含まれる各セクションを見てみましょう。
| セクション | 説明 |
|---|---|
| 日時 | 操作が行われた正確な日時です。 |
| 活動の詳細 | タブ、口座、関連する連絡先の詳細が表示されます。 |
| 説明 | 実行された操作の詳細とユーザー名が表示されます。 |
操作履歴レポートのカスタマイズ
シナリオ：前日に行われた取引を表示したいとします。レポートを適切にカスタマイズすることで、対象の取引を抽出できます。
- ［レポート］→［活動］→［操作履歴］に移動します。
- ページ上部の［レポートのカスタマイズ］をクリックします。
レポートは、以下の条件に基づいてカスタマイズできます。
| フィルター | 説明 |
|---|---|
| ［日付範囲］ | 操作履歴を表示する期間です。 |
| ［活動の関連先］ | 特定のタブ（請求書、勘定科目表）、またはタブに関連する操作（照合、銀行口座と銀行明細の取り込み）です。 |
| ［仕入先／顧客名］ | 選択した操作が売上／仕入タブに関連する場合、それぞれ特定の顧客／仕入先を選択できます。 |
| ［ユーザー］ | 組織内のユーザーで活動をフィルターします。 |
| ［操作］ | すべての操作、または作成、更新、削除の操作のみでフィルターできます。 |
| ［個人情報項目］ | レポートを実行して、個人情報への変更のみを表示します。 |
レポートのエクスポートと印刷
ページ右上の［形式を指定してエクスポート］をクリックし、ダウンロードするファイル形式を選択すると、このレポートをダウンロードできます。
ページ右上の［印刷］アイコンをクリックして、レポートを印刷することもできます。
監査証跡による変更履歴の表示
Zoho Booksの監査証跡では、取引に対して行われた変更の履歴を表示し、追跡できます。各バージョンを比較して、誰がいつ変更したかを正確に確認できます。
これを行うには：
- ［レポート］→［活動］→［操作履歴］に移動します。
- 特定の取引にカーソルを合わせ、［バージョンを表示］をクリックします。取引の現在のバージョンと以前のバージョンが表示されます。
- 右上の［比較］をクリックして、取引を以前のバージョンと比較します。
- 比較する2つのバージョンを選択し、［比較］をクリックします。
2つのバージョンが横に並んで表示されます。値の違いは3色で強調表示されます。
- 黄 - データが編集／変更されています。
- ピンク - データが削除されています。
- 緑 - データが新しく追加されています。
監査証跡は現在、インド、英国、アラブ首長国連邦、サウジアラビア、バーレーン、EU諸国の組織でのみ利用できます。この機能をお客様の国でも利用できるようにしてほしい場合は、support@zohobooks.comまでご連絡ください。