Zoho Booksとメールの連携

顧客や取引先とのコミュニケーションは、見積書や請求書を送信するだけにとどまりません。購入のお礼を述べたり、重要な書類に署名をお願いするためのメールなど、個人のメールアドレスからもメッセージを送信することがあります。

Zoho Booksを使用して送信するすべての取引メールは、システムで生成されたメールです。つまり、顧客は個人メールアドレスに返信することになります。毎日大量に送られてくるメールの中で、これらのメールを見逃してしまう可能性があります。

新しいメール連携機能により、個人のメールアドレスをZoho Booksの組織に追加することができ、このメールアドレスと連絡先のメールアドレスの間のメールは、ZohoBooksの連絡先の下のメールセクションに直接取得されます。

このドキュメントでは、以下の内容を説明します。

• メール連携の概要
• メールアドレスの設定
• 注意事項
• この機能の利点
• 連携されたメールアドレスの変更
• 連携の無効化

メール連携の概要

メールアドレスの設定

メールアドレスを設定するための2つの方法があります。

方法1：

• ページの右上隅にある［設定］に移動してください。
• ［連携］の下の［その他のサービス］を選択してください。
• ［その他のサービス］のページには、Google WorkspaceおよびOffice 365／Outlookの連携があります。
• いずれか一方と接続するには、［連携を有効にする］をクリックしてください。

方法2：

• 連絡先モジュールを開き、対象の連絡先を選択してください。
• ［メール］を選択してください。
• ［メール］の下で、右側に表示される「メールアカウントの接続］オプションをクリックしてください。以下の画像に示されているとおりです。

GmailまたはOutlookを選択するか、Google WorkspaceまたはOffice 365アカウントに接続するには「業務用のアカウントとの関連付け］をクリックしてください。

注意事項

• 個人のメールアドレスとして選択できるのは、Google WorkspaceまたはOffice 365／Microsoft Outlookです。
• Zoho Books組織に接続できるのは、有効なメールアドレス1つのみです。

この機能の利点

メールが連絡先のメールセクションに取り込まれると、そのメールを関連する請求書、見積書、または連絡先の活動ページに簡単に関連付けることができます。下の画像に示されているように、「メールの追加］のドロップダウンメニューをクリックするだけです。

さらに、メールに添付ファイルが含まれている場合、下の画像に示されているように、「メールの追加］オプションの横にあるクリップアイコンをクリックして、それらを連絡先に添付することができます。

連携されたメールアドレスの変更

メールアドレスを変更するには、現在のメールアドレスをクリックし、「メールの設定］を選択してください。以下の画像に示されています。

また、このオプションにアクセスするには、［連携］→［その他のサービス］→ ［メールの設定］に進みます。

注意 メールアドレスを変更する場合、既存のメールアドレスの接続を解除し、新しいメールアドレスを接続する必要があることに注意してください。

連携の無効化

メール連携を無効にするには、［連携］→［その他のアプリ］に移動し、メールアドレスの隣にある［連携を無効にする］をクリックしてください。