Zoho Booksとメールの連携

顧客や仕入先とのやり取りは、見積書や請求書の送信だけにとどまりません。購入へのお礼や、署名が必要な重要ドキュメントの送付など、個人用メールアドレスからメールを送ることもあります。

Zoho Booksを使用して送信する取引は、すべてシステム生成メールとして送信されます。そのため、顧客はあなたの個人用メールアドレスに返信する必要があります。毎日大量のメールを受信していると、こうしたメールを見落としてしまう可能性があります。

もうその心配はありません。新しいメール連携機能を使用すると、個人用メールアドレスをZoho Booksの組織に追加できます。このメールアドレスと連絡先のメールアドレス間のメールは、Zoho Booksの連絡先内にあるメールセクションに直接取得されます。

メール連携の概要

メールアドレスの設定

メールアドレスは2通りの方法で設定できます。

方法1。

• ページ右上の［設定］に移動します。
• ［連携］の下にある［その他のアプリ］を選択します。
• ［その他のアプリ］ページに、G Suite／GmailとOffice 365／Outlookの連携が表示されます。
• いずれかと接続するには、［連携を有効にする］をクリックします。

方法2。

• ［連絡先］タブを開き、対象の連絡先をクリックします。
• ［メール］を選択します。
• ［メール］で、以下の画像のように右側の［メールアカウントを接続］オプションをクリックします。

• GmailまたはOutlookを選択できます。また、G SuiteまたはOffice 365アカウントと接続するには、［仕事用アカウントとリンク］をクリックします。
• 連携を設定すると、［連絡先］→［メール］→［システムメール］のドロップダウン→［連携済みメールを選択］に移動して、メールを表示できます。

覚えておくべきポイント

• 個人用メールアドレスとして、G Suite／GmailまたはOffice 365／Microsoft Outlookを選択できます。
• Zoho Booksの組織に接続できる有効なメールアドレスは1つだけです。

この機能のメリット

連絡先の［メール］にメールが取得されたら、以下の画像のように［メールの追加先］ドロップダウンをクリックして、関連する請求書、見積書、または連絡先の活動ページにメールを追加できます。

また、メールに添付ファイルが含まれている場合は、以下の画像のように［メールの追加先］オプションの横にあるクリップアイコンをクリックして、連絡先に添付できます。

探しているメールがまだ取得されていない場合は、右上のボタンをクリックします。

連携済みメールアドレスの変更

以下のように、メールアドレスをクリックして［メールの設定］を選択すると、メールアドレスを変更できます。

［連携］→［その他のアプリ］→［メールの設定］に移動して行うこともできます。

警告！

メールアドレスを切り替える場合は、既存のメールアドレスの［接続を解除］してから、新しいメールアドレスを接続する必要があります。

連携の無効化

メール連携を無効にするには、［連携］→［その他のアプリ］→メールアドレスの横にある［連携を無効にする］に移動します。