定期仕訳
定期仕訳とは、一定の間隔で手動仕訳を自動作成するために設定するプロフィールです。定期仕訳を設定すると、手動仕訳の作成を自動化でき、時間を節約できます。定期仕訳が役立ついくつかのシナリオを見てみましょう。
シナリオ：たとえば、毎年一定の割合で価値が減少する資産があるとします。毎年手動で仕訳を作成する代わりに、定期仕訳を作成することで、毎年自動的に減価償却費勘定を借方に、資産勘定を貸方に記録できます。
別のシナリオとして、従業員の給与を記録するために、毎週または毎月手動仕訳を作成している場合があります。定期仕訳を使用すると、この処理を自動化し、従業員の給与を毎週または毎月仕訳として記録できます。同様に、ローン返済を毎月記録するために手動仕訳を作成している場合も、定期仕訳を作成して自動化できます。
税金の計算のために、勘定の金額を端数処理する手動仕訳を毎月作成しているケースも考えられます。定期プロフィールを設定すると、手動仕訳を自動作成し、下書きとして保存できます。借方と貸方の金額を確認してから、手動仕訳を公開できます。
定期仕訳の有効化
定期仕訳の作成を開始する前に、組織で定期仕訳を有効にする必要があります。有効にするには：
- ページ右上の［設定］に移動します。
- ［各種設定］で［全般］を選択します。
- ［定期仕訳］のオプションにチェックを入れて有効にします。
また、作成される定期仕訳を下書きの状態で保存するか、公開済みの状態で保存するかを設定できます。定期仕訳の設定を行うには：
- ページ右上の［設定］に移動します。
- 表示されたページで、［各種設定］の下にある［会計士］を選択します。
- ［定期仕訳］セクションでオプションを選択します。
有効にするとすぐに、左サイドバーの［会計士］モジュールに新しい［定期仕訳］タブが表示されます。
定期仕訳の作成
組織で定期仕訳を有効にした後、定期仕訳を設定できます。手順は次のとおりです：
- 左サイドバーの［会計士］モジュールに移動し、［定期仕訳］を選択します。
- 右上の［+ 新規］をクリックします。
- ［プロフィール名］を入力します。
- ［繰り返し間隔］のドロップダウンで、定期仕訳の頻度を選択します。カスタムの頻度を設定する場合は、ドロップダウンの末尾までスクロールし、［カスタム］を選択して設定します。
- 定期仕訳の［開始日］と［終了日］を選択します。
ヒント：［開始日］に過去の日付を選択しても、過去の期間分の定期仕訳は作成されません。次回の定期作成日以降にのみ作成されます。
- 定期プロフィールに関するメモを入力します。
- その他の詳細を入力します。
- 勘定を選択し、貸方と借方の金額を入力します。貸方と借方の金額が一致していることを確認してください。
- レポートタグを設定している場合は、仕訳入力の右側にある［その他］アイコンをクリックし、必要なレポートタグを選択します。
- ［保存］をクリックします。
定期仕訳の［概要］ページが表示され、詳細を確認できます。［子仕訳］タブをクリックすると、自動作成されたすべての個別仕訳を表示できます。
定期仕訳のインポート
別のシステムで定期仕訳を使用していた場合、定期仕訳をインポートできます。インポートするには：
- 左サイドバーの［会計士］モジュールに移動し、［定期仕訳］を選択します。
- 右上の［その他］ボタンをクリックします。
- ［定期仕訳のインポート］を選択します。
- ［ファイルを選択］をクリックし、インポートファイルを選択します。システムからCSV（コンマ区切り値）、TSV（タブ区切り値）、XLS（Excelスプレッドシート）ファイルをインポートできます。
ヒント：サンプルファイルをダウンロードし、インポートファイルが同じ形式になっていることを確認すると、エラーなくインポートできます。
- インポートファイルに応じて、［文字エンコード］と［ファイルの区切り文字］を選択します。
- ［次へ］をクリックします。
- Zoho Booksの項目とインポートファイルの項目を関連付け、［次へ］をクリックします。
- プレビューを確認し、［インポート］をクリックします。
定期仕訳がZoho Booksにインポートされます。
定期仕訳の編集
繰り返し頻度、日付、勘定を変更する場合は、定期仕訳を編集できます。以前に生成された子仕訳には影響しません。編集するには：
- 左サイドバーの［会計士］モジュールに移動し、［定期仕訳］を選択します。
- 編集する定期仕訳を選択します。
- 右上の［編集］アイコンをクリックします。
- 定期プロフィールを変更し、［保存］をクリックします。
定期仕訳の削除
定期プロフィールを完全に停止し、定期仕訳を削除する場合は、削除できます。ただし、定期仕訳用に作成された子仕訳は、［手動仕訳］タブに表示されます。削除するには：
- 左サイドバーの［会計士］モジュールに移動し、［定期仕訳］を選択します。
- 削除する定期仕訳を選択します。
- 右上の［その他］ドロップダウンをクリックし、［削除］をクリックします。
その他の操作
定期仕訳からの手動仕訳の作成
定期プロフィールから手動仕訳を作成できます。これにより、定期プロフィールの詳細を手動仕訳に複製できるため、同じ詳細を再入力する必要がありません。手順は次のとおりです：
- 左サイドバーの［会計士］モジュールに移動し、［定期仕訳］を選択します。
- 定期仕訳を選択し、右上の［手動仕訳を作成］をクリックします。
- ポップアップで［OK］をクリックします。
- 必要に応じて詳細を編集し、［保存して公開］または［下書きとして保存する］をクリックします。
仕訳は手動仕訳と一緒に一覧表示されます。
定期仕訳の停止
仕訳を自動作成したくない場合は、定期仕訳を停止できます。たとえば、減価償却を記録していた資産を売却した場合や、その他の理由で停止できます。停止するには：
- 左サイドバーの［会計士］モジュールに移動し、［定期仕訳］を選択します。
- 停止する定期仕訳を選択します。
- 右上の［その他］ドロップダウンをクリックし、［停止］をクリックします。
定期仕訳を停止すると、子仕訳は作成されなくなります。上記の手順を繰り返すことで、停止した定期仕訳を再開できます。
定期仕訳のエクスポート
定期仕訳のコピーを保持したり、定期仕訳をバックアップしたりする場合は、簡単にエクスポートできます。エクスポートするには：
- 左サイドバーの［会計士］モジュールに移動し、［定期仕訳］を選択します。
- 右上の［歯車］アイコンをクリックします。
- ［定期仕訳のエクスポート］を選択します。
- ［エクスポートファイルの項目］ドロップダウンをクリックし、定期仕訳の特定の項目のみをエクスポートする場合はテンプレートを作成します（任意）。
- エクスポートするファイル形式を選択します。
- エクスポートするファイルを保護するためのパスワードを入力します（任意）。
- ［エクスポート］をクリックします。
- ［保存］をクリックすると、エクスポートされたファイルがシステムにダウンロードされます。
定期仕訳の無効化
組織で定期仕訳を無効にできます。ただし、有効な定期仕訳がないことを確認する必要があります。無効にするには：
- 左サイドバーの［会計士］モジュールに移動し、［定期仕訳］を選択します。
- ［定期仕訳］のオプションのチェックを外して無効にします。
- ［保存］をクリックします。
組織で定期仕訳が無効になり、左サイドバーに［定期仕訳］タブが表示されなくなります。