皆さんは、日々の営業データをどのように管理していますか？

まとまったデータベースとしては管理できておらず、個々の営業担当者がMicrosoft Excel（以下「エクセル」）などの表計算ソフトにデータを入力し、定期的な報告のタイミングで上長が集約する、といった企業も多いのではないでしょうか。

週次月次の集計作業や業務・案件の引き継ぎ、分析といった場面では、バラバラとしたまとまりのないデータに、手間や不便さ、作業に対しての精神的負荷を感じることはないでしょうか？　おそらく個々の営業よりも、データの取りまとめを担当するリーダーなどの管理者や、あるいは分析業務の担当者などがその負担を多く感じていることでしょう。

しかしデータ集計に手間と時間がかかるほどデータの鮮度は落ちていき、状況判断や経営判断の遅れや、データに基づかない推論ベースでの判断につながりかねません。情勢の変化の激しい現代では、時事刻々と動いていく営業状況のなかで、タイムラグなく状況を把握し次の施策や改善案に生かすことが重要です。この手間と作業時間をいかに減らしていくかが事業成長の鍵につながります。

BIツールは自社にとっていま必要？

BIツールといえば、少し前までは「情報システム担当者が操作や処理を行い、経営層やマネージャーがデータをみるツール」「経理に関する新しいタイプのソフトウェア」といったイメージがあったかもしれません。実際に、会計システムや販売管理システムのデータを分析することが多く、管理部門に馴染みのあるツールといえます。しかし、現在ではITの進化により限られた部門だけではなく、営業分析やマーケティング分析に広く活用されていて、目標の設定や共有、戦略の軌道修正、施策の立案などを行ううえで欠かせないツールになっているのです。

とはいえ、自社のツールを置き換えた方が良いのかどうか判断に悩む方もいらっしゃることでしょう。そこで現在、日々の営業管理をエクセルで行っているという方に、そのままエクセルで行う方が向いているのか、それともBIツールが向いているのかを確認できるポイントを以下にまとめました。

エクセルに向いているケース

  • 管理するデータ量が少なく、容易に可視化できている
  • 管理する人の数が少なく、共有に不便を感じていない
  • 経営層や他部門などにレポーティングすることが少ない
  • エクセルに慣れていて、不明な点は自分で調べられる
  • 一度作成すれば更新が不要なレポートである

エクセルに向いていないケース

  • データ量が多く、関数などの処理速度が遅くなる
  • 容量が大きく、ファイルを開くのに時間がかかる
  • 他ツールと連携して、データを自動更新することができない
  • そもそも手入力や集計が面倒で日常的なアップデートができていない
  • 社内に散らばっているデータを統合して分析することは必要だと考えている
  • 担当者が集計業務に時間を取られ、本来の業務に集中できない

現時点の自社部門においては、エクセルで十分だと考えられる企業の方もいらっしゃったことでしょう。一方で、これまで漠然としていた違和感や課題に気づいたという方もいらっしゃるかもしれません。

エクセルからBIツールに移行するタイミングにはきっかけが必要かもしれませんが、1番大きなメリットとしては、社内に散らばっているデータを収集し、分析することで全社的な評価ができ、戦略の策定がデータに則ってできることが挙げられます。近年、１つの部署が保有しているデータを分析するだけではなく、複数の部署が保有しているデータを組み合わせて分析をすることで、新しいビジネスの価値を生み出し収益向上につながることがわかってきました。

しかし、属人的に各部署が保有しているデータを集めて分析することは容易ではありません。これまでエクセルを活用していたのであれば、そもそも必要な数字が正確に入力されているかどうかを確認する必要があり、フォーマットの統一や、海外部門があればデータ形式の統一、データの保管場所など、さまざまな課題に直面するはずです。

BIツールの導入決定後は、各部門に担当者を立て、これらの課題を解決してゆく必要があります。その結果、これまで共有されていなかった各部署のデータベースが連携され、難易度の高いデータ分析がかんたんかつ確実にできるようになります。

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BIツールのメリット

BIツールでできること

BIツールを使うメリットをあらためてお伝えします。BIツールは、社内外の膨大なデータをプラットフォームに集め、分析して可視化することで、課題を発見したり、改善のヒントを得たりするためのものです。数字を俯瞰でとらえられるようになるため、営業やマーケティングの改善に役立ちます。主な分析の目的としては《営業分析・売上分析》《マーケティング分析》《経営分析》の３つが挙げられます。そのうえで必要なBIツールの機能は以下の通りです。

  • 各種情報システムなどのデータ連携

    基幹システムや各種データベースから分析に必要なデータを取得し、データ形式を加工、一か所に統合して蓄積します

  • データの集計・パフォーマンス分析

    データを集計し、知りたい情報に合わせて複数のデータを掛け合わせるなど、事業の現況を知るための分析を行います。KPIを設置し、パフォーマンスを計測します

  • 分析結果をダッシュボードで可視化

    数字の羅列や変遷を誰が見てもわかるようにダッシュボードで表示します。画面上で分析対象の変更やドリルダウン（より詳細なデータを見ること）を実行し、状況の変化や問題の兆候を発見します

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Zoho Analytics の特長的な機能

クラウド型のデータ集計・BIツールであるZoho Analytics（ゾーホー・アナリティvクス）は、上記のようなBIツール機能に加え、AIによるデータ分析支援機能や、より伝わりやすい多彩なレポート共有方法をもち、テレワークや在宅勤務でも必要なデータにアクセスできる環境を提供します。

データ準備

BIツールに反映する元のデータに不備があっては元も子もありません。データの重複や入力漏れ、誤字脱字、金額などの数値が合わない、表記の揺れ、ツールごとのデータ形式のばらつきなどはないでしょうか？ データ準備とは、非整形データを修復し、複数の表計算シートや、分散したデータのつなぎ合わせなどを行い、出力したい形にあったデータ形式の変換を行います。

AIによるデータの
自動準備
  • データのクレンジング
  • データの統合
  • データの変換
  • データカタログ
拡張分析

機械学習やAIなどのテクノロジーを組み込んだデータ分析を拡張分析といいます。従来のデータ分析とは異なり、AIに膨大な量のデータの構造を学習させることで、分析を行い、アナリティクスを構築、高度なビジュアライズを可能にします。ユーザーへの分析からインサイト（洞察）までの提供をあっけなく感じられるほど“自動化”します。

データストーリー
テリング

データストーリングテリングは、マーケティング関連で近年よく聞かれる言葉のひとつかもしれません。データストーリーテリングとは、事実に裏付けされたデータの見せ方を工夫して、よりメッセージとしてわかりやすく伝えることです。説得力のあるデータをもとに、出現頻度の高いテキストを分析、分類して、集計画面上の画面の大きさに変化を加えることなどで視覚的にデータを比較するなどができます。

What-IF分析

変動が考えられる特定の数値をスライダーに設定し、データ全体に及ぼす影響を、実際のグラフ上で確認することができます。
例）粗利や原価、費用の変化による総利益への影響、受注率の変化による売上への影響

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ここまでエクセルでのデータ集計の課題や利用シーン、BIツールのメリットなどを紹介してきました。より詳しくエクセルとBIツールで行える分析の違いやBIツールの機能を知りたい方に、エクセルとBIツールの比較資料を無料で差し上げています。

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