Preparati al GDPR con Zoho Campaigns

Quando il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) entrerà in vigore il 25 maggio 2018, sarà necessario adottare alcune pratiche di marketing tramite e-mail per conformarsi alla legge. Zoho Campaigns offre la maggior parte delle funzioni essenziali per soddisfare i requisiti del GDPR. 

Mantenere elenchi di indirizzi di qualità con il doppio consenso

Con il processo del doppio consenso di Zoho Campaigns, consenti solo agli iscritti che sono realmente interessati di ricevere le tue comunicazioni nelle mailing list, ad esempio, ogni persona che invia i dati tramite un modulo di iscrizione riceverà un'e-mail di conferma con la quale potrà accettare o rifiutare l'iscrizione. In poche parole, il doppio consenso è un modo per creare mailing list pulite e integre.

Trattare i dati personali secondo una base giuridica appropriata

Puoi trattare i dati degli iscritti per vari scopi, ma per allinearti ai principi di trattamento dei dati del GDPR, devi determinare una base giuridica legittimo per ogni scopo. Indipendentemente dal fatto che lo scopo del trattamento sia singolo o multiplo, il marketing tramite e-mail conforme al GDPR di Zoho Campaigns consente di elaborare i dati in base a una di queste sei basi giuridiche: Contratto, Consenso richiesto, Obbligo legale, Interesse legittimo, Attività pubbliche e Interesse vitale.. L'adozione di questo metodo consente di organizzare il modo in cui vengono raccolti e gestiti i dati personali. 

Nota: ti consigliamo di rivolgerti sempre a un consulente legale per una consulenza sull'identificazione di una base giuridica appropriata per ciascuna delle tue attività di trattamento dei dati.

Ottieni il consenso esplicito prima di coinvolgere l'utente

Se lo scopo del trattamento dei dati rientra nella base giuridica del Consenso richiesto, invia e-mail di consenso agli iscritti prima di inviare le e-mail di marketing. In questo modo, puoi assicurarti che gli iscritti che hanno manifestato interesse partecipando a eventi, fiere o webinar abbiano esplicitamente espresso il proprio consenso a partecipare. Zoho Campaigns consente inoltre agli iscritti di negare il proprio consenso per uno scopo particolare tramite l'opzione Nega nelle e-mail di consenso.

Trasparenza sui dati personali degli iscritti

Il diritto di accesso imposto dal GDPR significa che gli iscritti possono accedere ai propri dati personali, quando lo desiderano. Fai in modo che i tuoi iscritti si sentano sicuri di utilizzare le proprie informazioni nel modo giusto. Grazie a Zoho Campaigns puoi esportare i dati personali degli iscritti in formati leggibili da computer, in modo da poter inviare i dati tramite e-mail quando e come richiesto. 

Nota: tutti i file che contengono informazioni sull'utente devono essere obbligatoriamente protetti da password. Ti consigliamo di esportare i dati solo su richiesta degli iscritti e di rimuoverli una volta condivisi. 

Aggiungi i dettagli Imprint e rendi efficace la comunicazione

Mantieni la trasparenza nel marketing tramite e-mail includendo i dettagli Imprint, che contengono le informazioni del mittente dell'e-mail, come il nome, le informazioni di contatto e il numero di identificazione fiscale (TIN, Tax Identification Number). Zoho Campaigns richiede di includere il tag di unione delle informazioni di Imprint in tutte le e-mail. 

Nota: i dettagli relativi al nome del rappresentante autorizzato e all'indirizzo e-mail di contatto sono obbligatori in base alle informazioni Imprint. L'inclusione di altri dettagli, come l'indirizzo dell'organizzazione, il numero di contatto e il TIN, è opzionale.

Spiega agli iscritti perché li conosci

Ricorda ai tuoi iscritti perché ricevono una specifica e-mail da te. Zoho Campaigns richiede di specificare l'origine da cui sono state ricevute le informazioni degli iscritti durante la creazione di una mailing list. Questa descrizione verrà aggiunta automaticamente nel piè di pagina delle tue e-mail.

Consenti agli iscritti di scegliere ciò che vogliono ricevere

Rivolgiti agli iscritti con contenuti coinvolgenti e tempestivi in base ai relativi interessi, includendo un tag di unione delle preferenze degli iscritti nel messaggio e-mail. In questo modo i tuoi iscritti potranno aggiornare facilmente il tipo di e-mail che desiderano ricevere, aumentando così i tassi di coinvolgimento. 

Mantieni aggiornati i record degli iscritti

Come nel caso del Diritto di rettifica ai sensi del GDPR, gli iscritti devono essere in grado di modificare i propri dati personali come e quando necessario. Zoho Campaigns facilita questa operazione includendo un link di aggiornamento del profilo nel piè di pagina dell'e-mail.

Consenti agli iscritti di eliminare i propri dati personali

Gli Iscritti hanno tutti i diritti di richiederti di eliminare le proprie informazioni personali, come indicato dal Diritto di cancellazione/Diritto all'oblio ai sensi del GDPR. Ogni volta che un iscritto ritiene che le proprie informazioni non siano più necessarie per la propria organizzazione, può accedere al link di annullamento dell'iscrizione nel piè di pagina dell'e-mail, dove viene fornita un'opzione per cancellare i dati personali. 

Ulteriori informazioni sulla cancellazione dei dati

Proteggi le informazioni personali con la crittografia dei dati

Poiché la protezione dei dati è uno degli aspetti chiave del GDPR, l'archiviazione delle informazioni sugli iscritti con la massima sicurezza diventa fondamentale. Grazie alla Crittografia campo personalizzata, Zoho Campaigns consente di crittografare più facilmente i campi personalizzati degli iscritti con un semplice clic.

Garantisci la protezione dei dati con un'informativa sulla privacy

Includi un'informativa sulla privacy nei moduli di iscrizione e gli iscritti si sentiranno sicuri durante l'invio delle loro informazioni all'organizzazione. Aderendo al Diritto di essere informato in vigore ai sensi del GDPR, in tutti i moduli di iscrizione creati con Zoho Campaigns è possibile aggiungere un link in fondo all'informativa sulla privacy. Ciò consente di rafforzare la credibilità del brand.

Consenti a chi non è interessato di disattivare il servizio

Mantieni integre le mailing list e riduci i reclami di posta indesiderata eliminando gli iscritti non coinvolti dagli elenchi. Per impostazione predefinita, Zoho Campaigns dispone di un link di annullamento dell'iscrizione nel piè di pagina delle tue e-mail. In questo modo gli iscritti possono uscire dalla mailing list o dall'organizzazione con un solo clic. Il processo consente inoltre agli iscritti di cancellare le proprie informazioni dall'organizzazione, se lo desiderano, come indicato nella sezione Diritto di cancellazione/Diritto all'oblio.

Esclusione di responsabilità: la conformità ai requisiti del GDPR è possibile solo con la combinazione di persone, processi e tecnologie. Zoho Campaigns ha compiuto il massimo sforzo per fornire soluzioni che consentano la conformità alla legge. Le informazioni qui presentate non devono essere considerate come una consulenza legale. Ti consigliamo di rivolgerti sempre a un consulente legale per una consulenza sui modi migliori per garantire la conformità al GDPR.