Introduzione

Il marketing tramite e-mail spianerà la strada alla prossima legge europea sulla privacy dei dati. In attesa del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), riflettere sulle attuali strategie di marketing della tua azienda è essenziale per spianare la strada ai nuovi cambiamenti. 

Il GDPR cambierà il modo in cui gli addetti al marketing tramite e-mail trattano i dati degli iscritti. Poiché la protezione dei dati ha la precedenza, gli approcci al coinvolgimento subiranno un notevole cambiamento. Quindi, in attesa del 25 maggio 2018, ecco alcuni principi fondamentali che ti prepareranno meglio a questi cambiamenti. 

In cosa consiste il GDPR?

Il GDPR è una legge dell'Unione europea che impone obblighi rigorosi sul modo in cui un'azienda utilizza i dati personali dei propri iscritti. D'ora in avanti, ogni azienda deve essere trasparente con il proprio pubblico e raccogliere solo le informazioni necessarie. Le aziende sono inoltre responsabili della sicurezza delle informazioni dei propri iscritti e sono soggette a sanzioni per eventuali violazioni. 

In breve, il regolamento elenca una serie di diritti per i soggetti interessati (persone i cui dati vengono gestiti da un'azienda), ai quali ogni addetto al marketing (di un'azienda) deve conformarsi.

Ecco cosa devi fare in qualità di addetto al marketing tramite e-mail

Con il coinvolgimento basato sulle autorizzazioni al centro dell'attenzione, gli addetti al marketing hanno il compito di acquisire, elaborare e gestire i dati degli utenti in modo efficiente.

Raccolta dei dati

Agli addetti al marketing si consiglia di utilizzare il metodo del doppio consenso per ottenere il consenso degli utenti durante la raccolta dei dati. È anche necessario informarli sui motivi per cui i loro dati vengono raccolti. Eseguire una verifica interna consentirà di comprendere il tipo di dati sugli iscritti esistenti e quelli che è ancora necessario raccogliere dagli utenti. Menziona il consenso in termini semplici e assicurati di ottenere consensi separati per scopi diversi. Ricorda che il consenso deve essere un'azione positiva volontaria, quindi non utilizzare alcuna forma di consenso predefinito, come caselle preselezionate o campi compilati.

Quando si tratta di bambini o di dati sensibili come razza, etnia, religione, ecc., è necessario raccoglierli solo dopo aver informato i soggetti interessati in modo chiaro sugli argomenti e se si hanno disposizioni sufficienti.

Trattamento dei dati

Una volta raccolti i dati necessari, il modo in cui vengono gestiti è fondamentale. I dati personali raccolti dai soggetti interessati devono essere utilizzati solo per gli scopi indicati chiaramente al momento in cui hanno fornito l'autorizzazione. Se vengono utilizzati per altri obiettivi inappropriati, si potrebbe incorrere in un'accusa di violazione della legge.

Controlla periodicamente i dati per assicurarti che siano aggiornati. Ogni volta che si apportano modifiche alle informative sulla privacy, informa immediatamente gli utenti. I soggetti interessati possono limitare il trattamento dei propri dati in caso di problemi con i contenuti in tuo possesso o con il modo in cui li gestisci. Devi rispondere alla richiesta di restrizione e provvedere alle dovute preparazioni di conseguenza.

Archiviazione e accesso ai dati

È responsabilità dell'utente proteggere i dati personali dei propri utenti e, in caso di perdita o violazione, l'utente sarà punito rigorosamente. Informa gli iscritti sulla posizione di archiviazione dei relativi dati e non consentire a servizi di terze parti o persone non autorizzate di accedere ai dati archiviati in nessun momento.

Poiché il coinvolgimento dell'utente è completamente reciproco in un approccio basato su autorizzazioni, devi consentire agli utenti di disattivare il servizio in qualsiasi momento. Gli utenti hanno inoltre il diritto di apportare modifiche alle proprie informazioni, pertanto è necessario consentire loro di accedere ai dati e di aggiornarli quando necessario.

Cancellazione e trasferimento dei dati

È necessario consentire il trasferimento dei dati personali dal sistema a servizi di terze parti quando un individuo lo richiede. È inoltre possibile eseguire la migrazione dei dati tra i data center all'interno delle organizzazioni, in quanto non è prevista l'archiviazione delle informazioni solo nei server dell'UE. Un individuo può anche richiedere l'eliminazione di qualsiasi dato personale che ritiene non sia utilizzato in modo appropriato dalla sua azienda. In entrambi i casi di cancellazione e trasferimento, non è possibile penalizzare un utente che effettua questa richiesta e si ha l'obbligo di rispondere tempestivamente alle sue esigenze prendendo accordi immediati. 

È inoltre importante consentire agli utenti di accedere ai propri dati in un formato leggibile, in modo che possano scaricarli in qualsiasi momento tramite file protetti da password.

Cosa succede in caso di mancata conformità al GDPR?

La mancata conformità al GDPR comporta un'elevata sanzione pecuniaria. Le sanzioni per il mancato rispetto della legge possono essere molto elevate: 20 milioni di euro (€20 milioni) o il 4% del fatturato annuo complessivo dell'azienda rispetto all'anno finanziario precedente, a seconda di quale sia più elevato. 

Quali sono i vantaggi della conformità al GDPR?

  1. Marketing tramite e-mail pulito: attenendoti alle leggi di questo regolamento, sarai contattato solo dalle persone che vogliono entrare in contatto con te. Le percentuali di coinvolgimento tramite e-mail aumenteranno e otterrai conversioni migliori. 
  2. Risarcimento per i clienti: grazie alla trasparenza del tuo approccio al marketing tramite e-mail, i clienti tenderanno a restare in contatto con te e sarai in grado di creare nei clienti un senso di fiducia verso il tuo brand. 
  3. Aumento dei ricavi: grazie a un incremento delle conversioni e a un miglioramento delle prestazioni e-mail, potrai migliorare il ROI e, in ultima analisi, creare un'immagine del brand migliore.

Redditività

Il GDPR non è motivo di preoccupazione per il settore dell'e-mail marketing. Si tratta di un'aggiunta gradita, in quanto aiuta a pulire le mailing list e a individuare il gruppo di persone appropriate. Anche se rispettare le leggi potrebbe sembrare un processo laborioso, ne vale sicuramente la pena: diventerai un addetto al marketing più intelligente! Pertanto, rispetta la conformità al GDPR per un marketing e-mail efficace e di successo. 

Il ruolo di Zoho Campaigns nell'ambito del GDPR

Zoho Campaigns offre alcune funzionalità avanzate che consentono di gestire il consenso degli utenti, rispettare i diritti dei soggetti interessati e ottenere un coinvolgimento e-mail straordinariamente pulito. Fai clic qui per ulteriori informazioni sugli ultimi strumenti. 

Sei conforme al GDPR?

Ora che sai in che modo il GDPR influenza il marketing tramite e-mail, sei pronto a garantire la conformità? Dai un'occhiata all'elenco di controllo predisposto per il GDPR che abbiamo appositamente progettato per gli addetti al marketing tramite e-mail, per avere un'idea più precisa di ciò che devi sapere sul regolamento. 

Risorse

  • bsi-assurance
  • Scudo per la privacy
  • TRUSTe
  • SOC

Esclusione di responsabilità: le informazioni qui presentate non devono essere considerate come una consulenza legale. Ti consigliamo di richiedere una consulenza legale su ciò che devi fare per rispettare i requisiti del GDPR.