GDPR e Zoho

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'Unione Europea è un regolamento relativo alla riservatezza dei dati che mira a fornire agli individui maggiore protezione, controllo e consapevolezza sul modo in cui le loro informazioni personali vengono utilizzate, trattate o eliminate.

In qualità di società con una propria filosofia aziendale, Zoho ha sempre creduto nel tutelare i dati del cliente e nel garantire la massima riservatezza, a prescindere dalla loro posizione geografica. Per estensione, Zoho Backstage è stata specificatamente progettato per aiutarti a elaborare e trattare un'enorme quantità di dati sui partecipanti raccolti durante un evento, in conformità con il GDPR. Se sei un'azienda che organizza od ospita eventi nel territorio dell'Unione Europea, si applica il regolamento GDPR per la gestione dei dati dei partecipanti o invitati.

Abbiamo la soluzione che fa al caso tuo!

Rispetto a tutti gli altri settori, quello dell'organizzazione eventi è particolarmente noto per il fatto di richiedere la raccolta di dati da varie fonti e strumenti. Di fatto, una delle ragioni per cui viene attuato il regolamento GDPR riguarda proprio il tasso con cui oggi giorno le aziende utilizzano i dati o li utilizzano in modo errato. Ciò non ci sorprende affatto ed è per questa ragione che abbiamo progettato con attenzione ogni funzione del software di gestione degli eventi in modo che fosse conforme con il GDPR, al fine di:

  • mantenere i tuoi dati al sicuro;
  • aiutarti a proteggere i dati dei tuoi partecipanti e a mantenere la conformità al GDPR.

In che modo Zoho Backstage è conforme con il regolamento GDPR?

  • Correttezza e trasparenza nella raccolta dati

    Zoho Backstage raccoglie solo i dati minimi richiesti dell'utente durante il processo di iscrizione e garantisce trasparenza e l'ottenimento del consenso nell'utilizzo di tali informazioni. Qualora qualsiasi dei dati vengano raccolti da una fonte esterna, ad esempio una piattaforma integrata, Zoho Backstage tiene traccia di tale operazione.

  • Crittografia dei dati e protezione tramite password

    Tutti i dati personali archiviati in Zoho Backstage vengono crittografati da inattivi in base allo standard AES (Advanced Encryption Standard) a 256 bit. In questo modo, viene garantita la massima protezione dei tuoi dati. Parimenti, quando vengono scaricati dati relativi all'evento contenenti dettagli sull'organizzatore, i relatori, gli sponsor, i biglietti o i partecipanti, viene richiesta l'immissione di una password per evitare eventuali accessi offline non autorizzati.

  • Accesso a e correzione dei dati personali

    Qualora, in un qualsiasi momento, l'organizzatore dell'evento desideri correggere i dati personali archiviati in Zoho Backstage poiché sono inaccurati o incompleti, può accedere a tali dati in qualsiasi momento direttamente dal sistema e modificarli. Per essere maggiormente prudenti e proteggere il portale eventi e i relativi dati da accessi non autorizzati, l'amministratore dell'account può limitare gli accessi aggiungendo un intervallo di indirizzi IP attendibili.

    Accesso a e correzione dei dati personali
  • Importazione/esportazione dati

    L'organizzatore può esportare dati quali le informazioni sul profilo, l'agenda degli eventi e i biglietti in maniera sicura applicando la protezione tramite password. Inoltre, può anche importare i dati da qualsiasi altro sistema in Zoho Backstage.

  • Portabilità dei dati

    Qualora l'organizzatore degli eventi desideri trasferire tutti i dati da Zoho Backstage a un altro sistema, lo può fare in qualsiasi momento. Zoho Backstage non memorizza nessun dato.

  • Cancellazione dei dati personali

    Zoho Backstage cancella tutti i dati personali di un particolare organizzatore entro 60 giorni dalla richiesta iniziale.

  • Registra le attività degli organizzatori

    Tieni traccia di tutte le attività eseguite dal tuo team (gli organizzatore dell'evento), come ad esempio l'aggiunta, l'eliminazione o la modifica di qualsiasi elemento dell'evento. Rimani informato di ogni modifica che si verifica nel sistema.

    Registra le attività degli organizzatori

In che modo gli organizzatori di eventi soddisfano i requisiti di conformità tramite Zoho Backstage?

La gestione dati del cliente in maniera sicura e, al contempo, il mantenimento della conformità con i regolamenti vigenti può essere un'attività tediosa. Per questa ragione, ci siamo impegnati nel garantire che Zoho Backstage prenda in considerazione tutti gli obblighi normativi applicabili alla tua azienda per la conformità al regolamento GDPR, oltre a consentire la gestione dei dati dei partecipanti.

  • Diritto di accesso ai dati

    Zoho Backstage fornisce agli organizzatori di eventi la possibilità di consentire ai partecipanti o invitati di richiedere informazioni sul trattamento di tutti i loro dati archiviati nel prodotto. Consigliamo agli organizzatori che risiedono all'interno o al di fuori del territorio dell'Unione Europea di rendere disponibile questa opzione in modo che gli utenti possano inoltrare richieste di accesso a tutti i loro dati e informazioni. Su richiesta, tutte le informazioni verranno archiviate e l'organizzatore dell'evento può condividerle con il partecipante.

  • Diritto di rettifica

    Qualora, in un qualsiasi momento, un partecipante desideri aggiungere/modificare qualsiasi informazione personale, potrà farlo semplicemente eseguendo l'accesso al proprio account e modificando l'apposito campo.

  • Diritto di rimozione delle informazioni personali

    Zoho Backstage fornisce ai partecipanti la possibilità di richiedere all'organizzatore la rimozione o la conversione in forma anonima dei loro dati dal sito Web dell'evento. In seguito all'approvazione di questa richiesta, i dati verranno eliminati o convertiti in forma anonima entro 30 giorni dalla data di approvazione.

    Diritto di rimozione delle informazioni personali
  • Trasparenza del trattamento dei dati

    Gli organizzatori di eventi possono configurare invii di e-mail automatici durante varie fasi dell'evento, a partire dalla registrazione, utilizzando Zoho Backstage. Tuttavia, qualora i potenziali partecipanti che hanno eseguito la registrazione, ma non hanno acquistato un biglietto all'evento, desiderino annullare l'iscrizione a tutte le e-mail promozionali relative all'evento, hanno la facoltà di farlo. L'organizzatore può scegliere di chiedere il consenso per l'invio di tali e-mail nella fase iniziale durante la registrazione.

    Trasparenza del trattamento dei dati
  • Nota importante relativa all'integrazione di terze parti

    Se l'integrazione viene effettuata con altri strumenti di terze parti, dai un'occhiata al modo in cui tale terza parte e i relativi strumenti si conformano al regolamento GDPR al fine di assicurarti di adottare le misure corrette per garantire la conformità al regolamento.

Esclusione di responsabilità: le informazioni qui presentate non devono essere considerate come una consulenza legale. Ti consigliamo di richiedere una consulenza legale su ciò che devi fare per rispettare i requisiti del GDPR.