Apa itu software manajemen dokumen untuk manajemen proyek?
Dalam manajemen proyek, software manajemen dokumen membantu menyimpan, melacak, berbagi, dan mengelola file teks elektronik, PDF, gambar, spreadsheet, audio, dan video. Dokumen ini tersedia bagi pengguna yang memiliki akses proyek.
Apa yang dibutuhkan untuk sistem manajemen dokumen proyek?
Seiring maraknya konsep hybrid working di berbagai industri, mengelola dan berkolaborasi pada dokumen menjadi suatu kebutuhan. Baik saat bekerja secara hybrid atau remote, tim memerlukan akses ke versi dokumen terbaru. Adanya lokasi terpusat untuk semua dokumen membantu mempercepat perolehan persetujuan. Untuk bisnis dengan jumlah proses yang tidak terhitung dan beragam departemen, mengurutkan dokumen berdasarkan kategori akan sangat memudahkan akses bagi setiap pengguna. Setiap akses ke dokumen akan dicatat dalam log audit, yang nantinya dapat digunakan untuk tujuan audit.
Membuat anotasi, mengomentari, atau meninjau dokumen bersama-sama mendukung kolaborasi aktif dan kerja sama di dalam tim, yang memungkinkan dengan sistem manajemen dokumen yang baik. Selain itu, setiap perubahan dapat dilacak dan dieksekusi segera tanpa kendala apa pun sehingga semua orang terus mendapatkan info terbaru.
Cara memilih software manajemen dokumen
Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Pertimbangkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang Anda, lalu buat daftar semua tantangan yang perlu diatasi dengan software ini. Pastikan Anda juga mengumpulkan pendapat dari tim. Setelah memilih beberapa software, minta demo untuk setiap produk. Anda juga bisa meminta bantuan anggota tim untuk menguji alat-alat yang telah dipilih. Pertimbangkan kelebihan dan kekurangan setiap alat: vendor pilihan Anda harus bisa memberikan manfaat yang sepadan dengan biayanya, jadi luangkan waktu hingga Anda yakin dan saring pilihan menjadi dua atau tiga opsi saja. Software manajemen dokumen yang baik harus memiliki UI yang intuitif, integrasi yang lancar dengan semua aplikasi favorit, protokol keamanan dan perlindungan data yang canggih, kemampuan penyimpanan yang memadai, izin pengguna yang dapat disesuaikan, dan fitur kolaboratif. Selanjutnya, lakukan riset tentang calon vendor Anda. Seperti apa ulasan yang ingin Anda temukan? Sudah berapa tahun vendor beroperasi? Apa saja paket yang tersedia dan berapa harganya? Hubungi tim dukungan vendor, lalu nilai kualitas layanan dan pengetahuan produk mereka.
Manfaat menggunakan software manajemen dokumen
Ramah lingkungan dan hemat biaya
Lebih hemat penggunaan kertas, folder fisik, hemat ruang penyimpanan, dan biaya yang berkaitan. Turut serta dalam melestarikan bumi. Digitalisasi dokumen memudahkan tim remote untuk mengakses data proyek dari laptop atau ponsel mereka.
Lindungi dokumen Anda
Hujan badai, kebakaran, atau banjir, software manajemen dokumen proyek menjamin keselamatan semua dokumen Anda. Dengan fitur pencadangan dan pemulihan, dokumen Anda aman dan terlindungi tanpa perlu khawatir akan kehilangan data penting.
Mudah mencari segalanya
Cari dan akses file lebih mudah cukup dengan memasukkan kata kunci atau tag yang relevan dengan dokumen. Dengan begini, Anda bisa menemukan dokumen proyek atau tugas apa pun, tanpa harus menunggu seseorang untuk mengirimkannya.
Tetap di halaman dan versi yang sama
Tak perlu lagi bingung akibat data yang kurang terkelola, dan terus ketahui semua perubahan, hasil edit terbaru, dan jejak audit sehingga Anda bisa mengambil langkah lanjutan yang tepat.
Peroleh semua data
Software manajemen dokumen proyek yang baik menyediakan keamanan ketat yang diperlukan dengan menyimmpan catatan semua aktivitas dokumen dan membatasi izin pengguna pada dokumen sensitif.
Kompatibel dengan semua aplikasi
Maksimalkan produktivitas dan alur kerja dengan mengintegrasikan software manajemen dokumen dengan aplikasi yang sering Anda gunakan.
Mengapa pilih software manajemen dokumen dari Zoho Projects?
Mulai dari penyimpanan terpusat, pencarian mudah, hingga keamanan super ketat, Zoho Projects memiliki semuanya dan banyak fitur lainnya.
Kelola file di satu tempat
Dokumen, klip video, grafis, lembar bentang, laporan—kebanyakan proyek melibatkan ratusan file berbeda, dan seringkali tersebar di puluhan komputer yang berbeda. Dengan sistem manajemen dokumen kami, setiap file disimpan secara terpusat dan tertata sehingga setiap anggota tim selalu mengetahui versi terbarunya.
Berbagi file dari mana saja
Bagikan file dengan tim Anda dari satu tempat. Anda juga dapat mengaitkan file dengan tugas atau masalah, dan menatanya dalam folder hierarkis sesuai struktur dan alur kerja. Nikmati kontrol total dengan cara yang sungguh sederhana.
Lacak versi file
Zoho Projects mengotomatiskan pemrosesan dokumen penting seperti pelacakan revisi, kontrol akses, serta pencarian dan pengambilan. Semua perubahan ditampilkan dengan disertai catatan, tanggal, dan informasi penulisnya. Dengan demikian, setiap orang selalu mendapatkan versi file terbaru yang paling akurat.
Temukan file dengan mudah
Fitur pencarian canggih Zoho Projects membantu Anda menemukan dokumen dalam proyek dengan mudah. Cari file menggunakan kata dalam judul atau konten dan lihat hasilnya seketika.
Integrasi Zoho Workdrive
Dengan integrasi Zoho Workdrive, pengguna bisa membuat dan mengatur folder tim sehingga kolaborasi dengan tim lain menjadi lebih efisien. Anda juga dapat menetapkan peran yang berbeda kepada anggota folder tim dengan izin akses tertentu.