Apa yang dimaksud dengan basis pengetahuan internal?
Kapan pun tugas baru diberikan kepada karyawan, mereka mulai mencari informasi yang dapat membantu mereka menyelesaikan tugas tersebut. Mereka menggali email lama dan folder bersama untuk menemukan jawaban tanpa bertanya kepada karyawan lain.
Pencarian dan pengumpulan pengetahuan dari berbagai sumber dapat memakan waktu, dan sering kali karyawan mungkin tidak menemukan apa yang mereka cari. Penting untuk menciptakan kumpulan pengetahuan bagi setiap orang di organisasi Anda untuk menciptakan, berbagi, dan memperbarui pengetahuan guna memberikan informasi yang relevan kepada karyawan, serta membantu mereka tetap mendapatkan informasi terbaru.
Basis pengetahuan internal adalah basis pengetahuan yang dibuat untuk penggunaan internal perusahaan. Basis ini membantu menggabungkan semua pengetahuan tim di satu tempat dan memberikan informasi yang diperlukan oleh karyawan agar setiap orang memiliki pemikiran yang sama. Basis ini menyediakan sistem yang terpusat, komprehensif, dan dapat dicari untuk berbagi pengetahuan organisasi dengan karyawan Anda.
Kesulitan apa yang dihadapi karyawan tanpa alat basis pengetahuan internal?
Hilangnya informasi berharga
Bila karyawan tidak berkolaborasi seputar pengetahuan, mengakibatkan kurangnya alur informasi dari satu karyawan ke karyawan lain. Selain itu, ketika karyawan meninggalkan organisasi Anda, mereka mereka membawa serta pengetahuan mereka, dan tidak ada cara untuk memastikan apakah informasi tersebut merupakan informasi rahasia organisasi.
Tidak adanya satu sumber kebenaran
Jika pengetahuan tersebar di beberapa sumber seperti email dan folder digital, karyawan tidak memiliki sumber informasi tepercaya untuk organisasi Anda. Terdapat beberapa salinan dari dokumen yang sama, dan karyawan tidak akan dapat memastikan bahwa informasi yang tersedia adalah yang terbaru.
Kurangnya kolaborasi
Bila karyawan tidak menemukan penyelesaian cepat atas masalah mereka, mereka mungkin tidak akan begitu aktif dalam pekerjaan mereka, sehingga dapat memengaruhi seluruh produktivitas organisasi. Selain itu, tidak semua karyawan di organisasi bekerja dari lokasi yang sama. Tanpa basis pengetahuan internal, mereka mungkin tidak dapat berkolaborasi satu sama lain dan memberikan umpan balik untuk memastikan semua informasi akurat.
Bagaimana perangkat lunak basis pengetahuan internal dapat membantu karyawan Anda?
Memiliki alat berbagi pengetahuan internal untuk informasi perusahaan Anda akan menyediakan ruang kerja tempat karyawan dapat berkolaborasi, memberikan umpan balik, dan membuat sumber daya organisasi yang mudah ditemukan.
Membangun basis pengetahuan perusahaan internal yang kuat dapat memungkinkan karyawan Anda menjadi mandiri, dan proses pembelajaran mereka dapat menjadi bagian dari aktivitas sehari-hari mereka. Hal ini juga menyediakan lingkungan bagi semua karyawan di organisasi untuk berkumpul, bertukar pikiran, dan menyelesaikan masalah dengan pengalaman kolektif mereka.
Ketika informasi sudah tersedia, karyawan tahu ke mana harus segera mencari informasi tertentu dan membuat keputusan yang matang untuk tugas sehari-hari mereka.
Zoho Learn sebagai alat basis pengetahuan internal
Menggunakan Zoho Learn sebagai perangkat lunak basis pengetahuan internal akan memastikan bahwa informasi yang benar tersedia pada waktu yang tepat. Zoho Learn juga berfungsi sebagai platform tempat karyawan dapat berkumpul untuk membuat, berbagi, dan memanfaatkan pengetahuan. Mereka dapat memiliki akses cepat ke informasi, yang membantu mereka menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas di tempat kerja.
Buat konten dengan editor kaya kami
Editor kolaboratif Zoho Learn, yang memiliki opsi pemformatan kaya, menyediakan lingkungan tempat karyawan dapat membuat konten yang menarik dan mudah dibaca secara bersama-sama. Anda dapat menggunakan templat siap pakai kami, atau membuat dan menggunakan kembali templat Anda sendiri untuk menghemat waktu dan tenaga. Anda juga dapat melacak perubahan dalam konten dan memulihkan ke versi sebelumnya kapan saja.
Susun pengetahuan dalam struktur yang mudah ditemukan
Zoho Learn memiliki hierarki bawaan yang menyusun konten dengan cara yang mudah dinavigasi. Di Zoho Learn, pengetahuan hadir dalam bentuk Artikel. Anda dapat mengelompokkan berbagai artikel terkait ke dalam Manual. Anda dapat mengatur Artikel lebih lanjut ke dalam Bab di dalam Manual. Hierarki terstruktur ini, dikombinasikan dengan alat pencarian yang andal, membantu karyawan menemukan solusi atas masalah mereka dengan beberapa klik.
Berbagi pengetahuan dan berkolaborasi dengan karyawan lain
Zoho Learn membantu Anda berbagi pengetahuan organisasi dengan aman dan memastikan tidak ada kemungkinan kebocoran informasi. Izin manual dapat ditetapkan untuk karyawan, tergantung peran dan tanggung jawabnya. Kemampuan berbagi pengetahuan sosial Learn membantu karyawan saling mengedukasi satu sama lain dengan mengadakan diskusi menggunakan komentar dan balasan. Linimasa aktivitas dan notifikasi bawaan memastikan bahwa setiap karyawan di organisasi memiliki pemikiran yang sama.
Ambil jawaban dari kumpulan pengetahuan Anda
Zoho Learn membantu karyawan menemukan apa yang mereka butuhkan dengan mudah. Dengan kemampuan pencarian yang canggih, Anda dapat dengan mudah mencari kata atau frasa dan menemukan artikel yang tepat. Anda juga dapat menemukan Artikel dan file yang berisi kecocokan, sinonim, salah eja, atau varian lain dari kata pencarian, dan melihat saran untuk Manual dan Ruang yang cocok dengan kata pencarian Anda.