Generasi muda yang lahir di era '90-an hingga awal 2000-an telah masuk dunia kerja. Karena sebagian besar mereka hidup di dunia digital, mereka pun mengharapkan untuk bekerja di lingkungan yang dilengkapi teknologi untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan sebanyak mungkin rutinitas.
Meminta mereka untuk melakukan absensi secara manual di spreadsheet, apalagi menggunakan check clock bukan lagi pilihan yang efektif dan berkelanjutan. Meminta mereka mengirimkan email manual kepada beberapa atasan untuk pengajuan cuti, memberitahu atasan jika telah mengajukan cuti, itu melelahkan bagi mereka.
Karena operasional SDM (Human Resource/HR) menyangkut seluruh karyawan, tak heran jika saat ini perusahaan harus berinvestasi dalam perangkat lunak sumber daya manusia (software HR).
Apa itu software HR?
Pada dasarnya, software HR adalah sebuah solusi digital untuk mengelola dan mengoptimalkan tugas rutin yang menyangkut sumber daya manusia dan tujuan SDM secara keseluruhan dari suatu perusahaan.
Software HR memungkinkan staf dan manajer SDM untuk mengalokasikan waktu dan sumber daya mereka dengan lebih baik untuk sesuatu yang lebih produktif dan menguntungkan.
Sekitar 80% praktisi HR percaya bahwa menggabungkan teknologi HR mengubah sikap karyawan terhadap perusahaan mereka.
Apakah perusahaan Anda memerlukan software HR?
Memang betul, tidak semua perusahaan membutuhkan software HR. Namun, anggapan bahwa software HR hanya bisa dinikmati oleh perusahaan besar tentu saja keliru, apalagi untuk konteks saat ini.
Hingga 10 tahun lalu, software HR memang terbilang mahal, terutama untuk perusahaan skala kecil dan menengah. Tapi saat ini harganya sudah jauh lebih murah.
Jika ini tidak cukup meyakinkan, berikut adalah empat alasan mengapa perusahaan Anda membutuhkan software HR:
1. Tim HR menghabiskan sebagian besar waktu untuk mengerjakan tugas administratif
Ketika Anda dan banyak tim HR menghabiskan separuh waktu untuk membuat dan memperbarui spreadsheet, menindaklanjuti karyawan, memelihara catatan fisik, dan menyelesaikan entri data manual, itu adalah saatnya perusahaan mengadopsi software HR.
Karena sebagian besar karyawan saat ini mengharapkan tim HR mereka untuk memperjuangkan praktik kerja yang fleksibel dan menumbuhkan budaya kerja yang sehat, tim HR harus membebaskan mereka dari tugas administratif yang berulang.
Dengan software HR, hampir semua tugas rutin terkait HR dapat disederhanakan. Misalnya, jika Anda memperbarui informasi karyawan dalam software, sistem mampu mengidentifikasi di mana lagi informasi itu ada dan dapat memperbaruinya secara otomatis.
Demikian pula, setiap kali karyawan lalai menyelesaikan proses HR tertentu, software HR dapat mengirimkan email pengingat otomatis, sehingga Anda tak perlu mengingat dan mengirim email pengingat satu per satu.
Plus, software HR juga memiliki templat yang telah dirancang sebelumnya sehingga pengelolaan dokumen menjadi lebih mudah.
2. Karyawan bekerja dari lokasi yang berbeda
Pekerjaan jarak jauh bukan jadi barang mewah lagi setelah masa pandemi. Semakin banyak orang memilih perusahaan yang memiliki kebijakan work from anywhere.
Jika Anda memiliki karyawan yang bekerja dari lokasi yang berbeda, teknologi HR yang ketinggalan zaman tidak akan membuat operasional HR mulus.
Tim HR seharusnya tidak perlu lagi menelepon atau mengirim email kepada karyawan dan manajer saat mereka tidak bekerja di kantor. Di sinilah software HR benar-benar dibutuhkan.
Karena teknologinya berbasis cloud, seluruh karyawan dapat menyelesaikan semua operasi HR secara. Anda dapat mengatur karyawan, melatih mereka, meninjau kinerja mereka, mengumpulkan informasi penting, bertukar dokumen, dan memberdayakan mereka untuk berkolaborasi dengan rekan-rekan mereka dari jarak jauh, semua dilakukan dalam satu perangkat lunak.
3. Perusahaan tidak memiliki visibilitas ke data karyawan
Ketika Anda sebagai tim HR tidak memiliki sistem yang tepat untuk mengelola operasi HR, data karyawan kemungkinan tidak akan terpusat dan tidak akan mudah diakses.
Akibatnya, akan menjadi tantangan bagi tim SDM untuk melacak metrik utama seperti skor ketidakhadiran, efektivitas pelatihan, tingkat retensi karyawan, dll.
Itulah mengapa sangat penting untuk memusatkan data, menganalisisnya dengan cermat, dan menarik informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat.
Di sinilah software HR berperan. Seluruh siklus hidup karyawan dapat dikelola dengan perangkat lunak ini dan semua data karyawan yang relevan dapat disimpan dengan aman dalam satu ruang.
Fitur people analytics di software HR Zoho misalnya, menganalisis data secara otomatis dan memberikan informasi dalam bentuk laporan. Laporan-laporan ini memberikan visibilitas yang jelas ke dalam setiap aspek manajemen SDM.
4. Mengelola audit dan kepatuhan (compliance) itu melelahkan
Jika Anda telah mengelola operasi HR secara manual, kata-kata seperti kepatuhan dan audit dapat menimbulkan stres tim HR.
Dari menafsirkan undang-undang perburuhan yang relevan dan membentuk kebijakan tempat kerja yang sesuai, hingga mengelola operasi HR dengan cara yang sesuai dengan kebijakan ini, ada beberapa proses membosankan harus Anda lakukan dalam memastikan kepatuhan. Melakukan pekerjaan tersebut secara manual bisa sangat melelahkan dan memakan waktu.
Dengan software HR, mengelola kepatuhan menjadi tidak sulit, dan organisasi Anda akan siap diaudit setiap saat. Sebagian besar vendor software HR memastikan organisasi dapat mengelola operasi SDM selaras dengan undang-undang di wilayah mereka.
Semua catatan yang diperlukan untuk audit akan tersedia dalam sistem. Selain itu, karena manajemen SDM berurusan dengan informasi pribadi karyawan, perangkat lunak SDM memiliki beberapa fitur seperti single sign-on, multi-factor authentication, user access controls, dan enkripsi untuk meningkatkan keamanan dan privasi data.
Penutup
Mengadopsi software HR untuk karyawan dapat membantu perusahaan mengotomatiskan operasi SDM, mengamankan data karyawan, meningkatkan kepatuhan SDM, dan membantu karyawan bekerja lebih efektif. Secara keseluruhan, itu semua yang Anda perlukan untuk mencapai tujuan SDM Anda.
Zoho People, software HR kami mampu mengoptimalkan tugas SDM rutin, memfasilitasi pengembangan karyawan, membuat karyawan tetap terlibat, dan membantu Anda tetap mengetahui data karyawan Anda. Pelajari lebih lanjut tentang Zoho People.
Comments