Utilisation des tâches dans Zoho Mail

Utilisation des tâches dans Zoho Mail

L'application Zoho Tasks, intégrée à votre boîte de messagerie, est un moyen efficace d'assurer le suivi de vos tâches et de mieux les gérer. Les tâches disponibles dans cette application peuvent être utilisées tant au niveau personnel qu'au niveau d'un groupe. 

Ajout de tâches

Ajouter une nouvelle tâche

  1. Connectez-vous à zoho.com/mail
  2. Accédez à l'application Zoho Tasks. 
  3. Cliquez sur le bouton New Task (Nouvelle tâche).
  4. La fenêtre contextuelle « Add Tasks » (Ajouter des tâches) apparaît.
  5. Saisissez les détails de la tâche demandés et cliquez sur Save (Enregistrer).

Vous pouvez également ajouter une tâche depuis la fenêtre de la boîte de réception. Cliquez sur le menu déroulant en regard de l'icône New Mail (Nouveau message), sélectionnez New Note (Nouvelle note) depuis la liste et saisissez les détails. 

Ajouter une tâche à l'aide du menu Smart Create (Création intelligente)

  1. Connectez-vous à zoho.com/mail
  2. Sélectionnez la partie de texte que vous souhaitez ajouter en tant que tâche.
  3. Le menu Smart Create (Création intelligente) s'ouvre.
  4. Cliquez sur l'icône Create Task (Créer une tâche).
  5. La partie sélectionnée est ajoutée en tant que description de la tâche.
  6. Saisissez un titre de tâche pertinent et ajoutez les autres personnalisations, selon vos besoins.
  7. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Ajouter une tâche à partir du volet Mail View (Vue Mail)

  1. Connectez-vous à zoho.com/mail
  2. Lors de la consultation d'un e-mail, cliquez sur l'icône More Actions (Plus d'actions) dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
  3. Depuis la liste déroulante, sélectionnez Add To (Ajouter à) puis choisissez Tasks (Tâches).
  4. L'objet de l'e-mail est ajouté en tant que titre de la tâche et le contenu est ajouté en tant que description.
  5. Saisissez les autres détails demandés et cliquez sur Save (Enregistrer).

Ajouter une tâche à partir du volet Mail Listing (Liste des messages)

  1. Connectez-vous à zoho.com/mail
  2. Cliquez avec le bouton droit sur un e-mail que vous souhaitez ajouter en tant que tâche.
  3. Sélectionnez Create Task from (Créer une tâche à partir de) dans la liste.
  4. L'objet de l'e-mail est ajouté en tant que tâche. 
  5. Le contenu de l'e-mail est ajouté en tant que description.
  6. Saisissez les autres détails, le cas échéant, et cliquez sur Save (Enregistrer).

Vous pouvez afficher l'e-mail depuis lequel la note a été créée à l'aide de l'option Open Linked email (Ouvrir l'e-mail associé) dans l'application Tasks.

Lors de la création de tâches de groupe depuis les e-mails, vous pouvez également partager les conversations associées avec le groupe. La tâche peut être consultée dans la page Streams du groupe et vous pouvez également afficher l'e-mail associé si l'e-mail a été partagé.

Créer un nouveau projet

Les projets sont des sous-catégories qui peuvent être créées sous les tâches de chaque groupe, afin qu'une tâche particulière puisse être attribuée dans le cadre d'un projet. 

Pour créer un nouveau projet sous un groupe auquel vous appartenez, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à zoho.com/mail
  2. Accédez à l'application Tasks depuis le volet du menu gauche.
  3. Les groupes dont vous faites partie sont énumérés. 
  4. Cliquez avec le bouton droit sur le groupe auquel vous souhaitez ajouter un projet.
  5. Sélectionnez Create Project (Créer un projet) à partir de la liste.
  6. Saisissez un nom pertinent pour votre projet et appuyez sur Entrée.
  7. Le projet est créé sous le groupe respectif.

Les projets ajoutés à un groupe peuvent être consultés en développant le triangle à gauche du nom de groupe. Pour attribuer une tâche à un projet spécifique, sélectionnez le nom du projet dans la fenêtre Add Task (Ajouter une tâche). 

Collaboration via les tâches

Zoho Mail vous permet de discuter d'une tâche particulière en la commentant et en obtenant les avis des membres du groupe avant de la traiter.

Vous pouvez également taguer des membres qui ne font pas partie du groupe ou inviter des membres pour faciliter la communication entre les membres d'un groupe à l'autre. 

Étapes pour ajouter des invités :

  1. Cliquez sur l'icône + pour afficher/ajouter des invités.
  2. La fenêtre Invitees (Invités) s'affiche à l'écran.
  3. Saisissez le nom d'un membre de l'organisation et sélectionnez l'option appropriée dans la liste.
  4. Le membre de l'organisation saisi est ajouté à la liste des invités.

Les tâches ajoutées sous un groupe spécifique sont directement synchronisées avec le groupe Streams concerné si Streams est activé pour ce groupe. La progression de la tâche peut aussi être abordée ici. Vous pouvez cliquer sur le nom d'affichage dans les commentaires relatifs aux tâches d'un groupe pour afficher la fiche de contact correspondante. Vous pouvez choisir d'afficher la tâche créée par ce membre et attribuée à ce membre en sélectionnant les options View Tasks by this member (Afficher les tâches de ce membre) et View tasks assigned to this member (Afficher les tâches attribuées à ce membre) respectivement.

Vues des tâches

Zoho Tasks propose six vues différentes qui facilitent l'affichage des tâches sous les catégories pertinentes et permettent de les planifier plus tôt.

  • Created By Me (Créées par moi) 
  • Today's Tasks (Tâches du jour)
  • Delayed Tasks (Tâches en retard) 
  • Upcoming Tasks (Tâches à venir) 
  • This Week Tasks (Tâches de la semaine) 
  • This Month Tasks (Tâches du mois) 

Taguage de tâches

Les tags contribuent à améliorer l'organisation et l'identification ultérieure. Zoho Mail vous permet de créer et d'ajouter un ou plusieurs tags à chaque tâche. Chaque tag peut également être associé à une couleur spécifique. 

Étapes pour taguer des tâches :

  1. Cliquez sur la tâche à laquelle vous souhaitez ajouter un tag.
  2. Cliquez sur l'icône Tag dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
  3. Sélectionnez le tag que vous souhaitez ajouter.
  4. Le tag sélectionné est ajouté à la tâche.
  5. Si vous souhaitez ajouter un nouveau tag, saisissez le nom que vous souhaitez lui donner et cliquez sur « Create » (Créer).
  6. Le nouveau tag est alors créé et ajouté à la tâche. 

Lorsque des tags sont ajoutés à des tâches de groupe, ces tags sont réservés au membre qui ajoute la tâche, mais ils ne sont pas répercutés pour tous les membres du groupe.

Priorités des tâches

Hiérarchiser les tâches en fonction de l'urgence de la situation est essentiel. Zoho Tasks vous permet d'attribuer une priorité à chaque tâche et ce rappel constant vous permet de repérer quelles tâches nécessitent une attention immédiate. 

Étapes pour attribuer une priorité :

  1. Cliquez sur le bouton New task (Nouvelle tâche).
  2. Après avoir saisi les détails de la tâche, passez votre curseur au-dessus de la partie supérieure droite de la fenêtre « Add task » (Ajouter une tâche). 
  3. Cliquez sur l'icône Priority (Priorité).
  4. Sélectionnez la priorité High (Haute), Medium (Moyenne) ou Low (Faible) depuis la liste.
  5. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Pour modifier ou attribuer une priorité à une tâche existante, cliquez sur la tâche respective, passez le curseur sur le côté droit de la fenêtre d'aperçu de la tâche, cliquez sur l'icône de priorité et sélectionnez une option dans la liste.

Filtrer par

Les tâches d'un groupe peuvent être filtrées en fonction de plusieurs paramètres. Après avoir cliqué sur l'icône Filter By (Filtrer par), les paramètres Assignee (Cessionnaire), Status (Statut), Priority (Priorité), Tag et Delayed Tasks (Tâches en retard) s'affichent. Vous pouvez choisir les paramètres pertinents. Les tâches qui relèvent de la catégorie spécifique seront répertoriées.

Trier des tâches

Les tâches de n'importe quelle vue peuvent être triées par date d'échéance dans l'ordre croissant ou décroissant.

 Cliquez sur l'icône Sort By (Trier par) dans le menu supérieur, sélectionnez l'option Due Date (Date d'échéance) et choisissez l'option Ascending (Croissant) ou Descending (Décroissant) dans la liste.

Imprimer des tâches

Vous pouvez imprimer n'importe quelle liste de tâches de votre compte Zoho Mail depuis l'application Tasks. Ouvrez la liste de tâches appropriée et cliquez sur l'icône Print (Imprimer). Plusieurs tâches sélectionnées peuvent être imprimées à l'aide de la même icône. Sélectionnez les tâches qui doivent être imprimées en cochant la case en regard des tâches et cliquez sur l'icône Print (Imprimer)

Les listes de tâches filtrées en fonction du statut ou de la priorité des tâches peuvent également être imprimées à l'aide de cette option spécifique.

Copier des tâches 

Les tâches peuvent être copiées dans Zoho Mail en procédant comme suit : 

  1. Connectez-vous à Zoho Mail, ouvrez l'application Tasks, puis ouvrez la tâche que vous souhaitez copier sur votre groupe Streams.
  2. Cliquez sur l'icône et sélectionnez Copy Task (Copier la tâche).
  3. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez le groupe et le projet vers lesquels vous souhaitez copier la tâche depuis les sections respectives, puis cliquez sur « Save (Enregistrer) ».

Vous pouvez également déplacer la tâche vers un autre groupe Streams en choisissant Move Task (Déplacer la tâche) dans le menu More options (Plus d'options).


Remarque : vous pouvez choisir d'exclure les commentaires dans la tâche d'origine en décochant la case « Include comments » (Inclure les commentaires) lors de la copie ou du déplacement d'une tâche.

Importer et exporter des tâches 

Importer des tâches 

Le fichier des tâches que vous avez l'intention d'importer doit être au format .csv.

Pour importer des tâches dans Zoho Tasks, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l'icône dans le coin supérieur gauche de la page.
  2. Sélectionnez Import (Importer) depuis la liste.
  3. Parcourez et sélectionnez le fichier .csv contenant toutes vos tâches.
  4. L'importation sera planifiée et exécutée en fonction de la taille du fichier. 
  5. Une fois l'importation terminée, une notification sera envoyée par e-mail à votre boîte de réception.
  6. Vous pourrez alors voir que les tâches apparaissent dans votre application Tasks.

Exporter des tâches

  1. Cochez les cases des tâches que vous souhaitez exporter.
  2. Cliquez sur l'icône dans la partie supérieure gauche de l'écran. 
  3. Sélectionnez Export (Exporter)
  4. L'exportation des tâches sélectionnées est maintenant planifiée. 
  5. Une fois l'exportation terminée, un e-mail sera envoyé à votre boîte de réception.
  6. L'e-mail contiendra également un lien pour télécharger les tâches exportées.
  7. Le fichier sera exporté au format .csv.

Remarque :

Vous pouvez ajouter des notes uniquement pour les comptes Zoho. Vous ne serez pas en mesure d'associer des notes à des e-mails dans des comptes POP externes ou des dossiers partagés.

Share this post : FacebookTwitter

Vous ne trouvez toujours pas ce que vous cherchez?

Écrivez-nous: support@zohomail.com