Tâches - Zoho Mail

Tâches

Les tâches Zoho Mail vous aident à garder le contrôle sur vos listes des choses à faire. Elles vous permettent de créer et de suivre les tâches individuelles et les tâches de groupe. 

 Tâches individuelles

Les tâches individuelles sont des tâches que vous devez effectuer seul. Vous pouvez créer et suivre des tâches individuelles sous My Tasks (Mes tâches). Lorsque vous créez des tâches, vous pouvez définir des dates d'échéance, des rappels et une priorité pour ces tâches.

 

Vous pouvez marquer une tâche comme terminée ou rouvrir une tâche terminée directement depuis la vue Liste en cliquant sur l'icône Change Task Status (Changer le statut de la tâche). Vous pouvez également ajouter des sous-tâches à n'importe quelle tâche de la vue Liste. 

 

 Tâches de groupe

Lorsque vous créez des tâches sous des groupes, elles sont accessibles à tous les membres du groupe. Vous pouvez attribuer la tâche à n'importe quel membre du groupe. Les tâches de groupe peuvent également être attribuées à un membre de l'organisation qui ne fait pas partie du groupe.

Vous pouvez créer plusieurs tâches sous un projet, et créer plusieurs sous-tâches sous chaque tâche principale. Vous pouvez sélectionner un projet lorsque vous créez une tâche ou un nouveau projet directement depuis la vue Add Task (Ajouter une tâche). Les projets sont disponibles uniquement pour les tâches de groupe. 

Même si tous les membres du groupe peuvent commenter et aimer n'importe quelle tâche, les utilisateurs ayant des rôles différents au sein du groupe se voient attribuer différents niveaux d'autorisation de modification pour les tâches de groupe. Le tableau ci-dessous présente ces niveaux d'autorisation.

 Modifier la tâche parent*Modifier la sous-tâche*
Administrateur du groupeOuiOui
Propriétaire de la tâcheOuiOui
Personne assignée à la tâche parentOuiOui
Personne assignée à la sous-tâcheNonOui
Membre du groupeNonNon
Membre de l'organisation (Personne assignée à la tâche parent)NonNon

*Les autorisations de modification pour la tâche parent et la sous-tâche comprennent les options Editing the Task description (Modifier la description de la tâche), Title (Titre), Due Date (Date d'échéance), Priority (Priorité) et Recurring (Récurrence).

Les autorisations permettant d'ajouter des invités à une tâche dépendent de la sélection ou non de l'option Refuse Invitees (Refuser les invités) pour cette tâche spécifique.

Lorsque vous créez des tâches de groupe, vous pouvez regrouper les tâches sous des projets. Il est ainsi plus facile de suivre l'ensemble des tâches connexes. Cela offre à l'ensemble du groupe une visibilité sur les tâches du projet, les éléments en attente, la progression et la finalité du projet. En outre, cela garantit que les intérêts de l'ensemble de l'équipe vont dans le même sens, avec des objectifs clairs et une meilleure visibilité sur tout le travail des membres du groupe. 

Vos tâches de groupe peuvent être copiées ou déplacées dans un autre groupe Streams en choisissant les options appropriées dans le menu « More options » (Plus d'options). Vous pouvez choisir d'exclure les commentaires dans la tâche d'origine lorsqu'elle est copiée ou déplacée en décochant la case « include comments » (Inclure les commentaires).

Tâches récurrentes

Certaines tâches ne sont pas ponctuelles, mais au contraire répétées à une certaine fréquence. Ces tâches sont appelées tâches récurrentes. Vous pouvez créer des tâches récurrentes dans Zoho Mail pour des opérations telles que la génération de rapports, le paiement des factures, l'envoi de feuilles de temps, etc. Cliquez sur l'icône Recurring (Récurrence) pour définir le schéma de répétition de la tâche.

Vous pouvez choisir entre la récurrence quotidienne, hebdomadaire, mensuelle et annuelle, avec des sous-options supplémentaires pour choisir le schéma de répétition, l'horaire, etc.

 Sous-tâches

Une énorme tâche peut souvent être divisée en plusieurs sous-tâches. Les tâches de groupe impliquent souvent la contribution de divers membres de l'équipe, chacun s'occupant d'une sous-tâche différente. 

  

Tâches pense-bête

Zoho Tasks propose quelques astuces prédéfinies pour faciliter la gestion de vos tâches. Vous pouvez vous envoyer un e-mail à vous-même dans le format spécifié pour ajouter et gérer les tâches dans votre boîte de messagerie.

L'objet de votre e-mail sera ajouté en tant que titre de la tâche et le contenu de l'e-mail sera ajouté en tant que description de la tâche. Seuls les 50 premiers caractères de la tâche sont ajoutés comme description de la tâche.

Envoyer un e-mail àExempleDétails de création de la tâche
<username>+task@domainname.comrebecca+task@zylker.comCrée une tâche simple pour vous-même.
<username>+task+1Sep2016@domainname.comrebecca+task+1Sep2016@zylker.comCrée une tâche ayant comme échéance le 1er septembre 2016.
<username>+task+1Sep@domainname.comrebecca+task+1Sep@zylker.comCrée une tâche ayant comme échéance le 1er septembre 2016 si cette date n'est pas encore passée et, si c'est le cas, définit la date d'échéance au 1er septembre 2017.

<group-id>+task@domainname.com

cc: member@domainname.com

marketing+task@zylker.com

cc: paula@zylker.com

Crée une tâche de groupe et l'attribue au membre ajouté en cc.

<group-id>+task+1Sep2016@domainname.com

cc: member @domainname.com

marketing+task+1Sep2016@zylker.com

cc: paula@zylker.com

Crée une tâche de groupe ayant comme échéance le 1er septembre 2016 et l'attribue au membre ajouté en cc.

Si vous utilisez un compte personnel, saisissez « zoho » à la place du nom de domaine.

Les astuces de tâche que vous vous envoyez vous sont attribuées, alors que celles envoyées par e-mail à l'ID de groupe sont ajoutées comme des tâches de groupe. Vous pouvez ouvrir l'application Tasks depuis votre boîte de messagerie et modifier les tâches en cas de besoin.

Remarque :

Ces astuces ne fonctionnent que si l'e-mail est envoyé à partir d'un domaine hébergé par Zoho Mail.

Intégration de Zoho Projects

L'intégration de Zoho Projects à Zoho Mail facilite l'accès aux portails de votre projet et à leurs tâches respectives depuis l'application Tasks. Elle vous permet de créer une nouvelle tâche directement dans Zoho Projets ou d'ajouter un e-mail en tant que tâche/bug sous le portail de projet souhaité depuis votre boîte de réception. Reportez-vous ici pour obtenir plus d'informations sur les intégrations Zoho Projects.

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Écrivez-nous: support@zohomail.com