Guide de l'utilisateur de Zoho Mail

Vous pouvez configurer une réponse automatique afin d'avertir l'expéditeur de l'e-mail que vous avez un accès limité ou n'avez aucun accès à votre messagerie pendant un certain temps. Dans Zoho Mail, vous pouvez choisir d'envoyer une réponse automatique, pendant un certain laps de temps, aux personnes figurant dans votre liste de contacts, uniquement à celles qui n'en font pas partie ou à tous ceux qui vous envoient un e-mail au cours de la période définie. En outre, vous pouvez également définir un intervalle de réponse automatique qui spécifie la durée entre les deux réponses automatiques envoyées au même expéditeur. Si vous ne pouvez pas accéder à vos e-mails ou êtes en vacances pour une période déterminée, vous pouvez utiliser le répondeur automatique pour informer l'expéditeur de la durée de votre absence et peut-être lui indiquer les dispositions prises pendant votre absence ou les coordonnées de la personne qui vous remplace, etc.
Vous pouvez définir des réponses automatiques personnalisées pour chacun de vos comptes configurés au format HTML enrichi. Vous pouvez également personnaliser l'intervalle de réponse automatique entre deux réponses automatiques pour le même expéditeur.

Étapes pour configurer la réponse automatique

  1. Cliquez sur Settings (Paramètres).
  2. Accédez à Mail Settings (Paramètres de messagerie) » Vacation Reply (Réponse automatique).
  3. Cliquez sur « Add Vacation Reply (Ajouter une réponse automatique) ».
  4. Sélectionnez le compte pour lequel vous devez ajouter une réponse automatique.
  5. Si vous souhaitez ajouter la même réponse automatique pour tous les comptes, cochez la case correspondante.
    • Si vous souhaitez envoyer la réponse automatique uniquement aux adresses e-mail de votre liste de contacts, sélectionnez « Contacts ».
    • À l'inverse, si vous souhaitez envoyer la réponse automatique uniquement aux adresses e-mail qui ne figurent pas dans votre liste de contacts, sélectionnez « Non Contacts (Hors contacts) ».
    • Si vous souhaitez envoyer une réponse automatique à toutes les adresses e-mail, sélectionnez « Everyone (Tout le monde) ».
  6. Sélectionnez la date de début et la date de fin pour lesquelles vous souhaitez activer la réponse automatique dans les champs « From date (Date de début) » et « To Date (Date de fin) ».
  7. Indiquez dans le champ « Subject » (Objet) l'objet de votre e-mail de réponse automatique. Ex. : Indisponible du 12 mars 2011 au 25 mars 2011
  8. Saisissez le contenu de l'e-mail pour votre réponse automatique.
  9. Spécifiez l'intervalle de réponse automatique en nombre de jours.
  10. Cliquez sur Save (Enregistrer).

 Intervalle de réponse automatique

Zoho Mail vous permet de personnaliser l'intervalle de réponse automatique. L'intervalle de réponse automatique est la durée entre deux réponses automatiques envoyées à la même adresse.
Supposons que vous receviez 10 messages provenant de la même adresse e-mail au cours d'une seule journée. En envoyant 10 réponses automatiques par jour vers la même adresse, vous inonderiez inutilement la boîte de réception de votre contact. Supposons que vous définissiez l'intervalle de réponse automatique sur 2 jours. L'adresse e-mail concernée recevra alors votre réponse automatique une seule fois tous les 2 jours. La réponse automatique ne sera pas renvoyée systématiquement pour chaque nouvel e-mail de l'expéditeur.

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