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Qu'est-ce qu'un e-mail
Un e-mail est un courrier électronique, le mode de communication le plus fiable et le plus légal qui utilise des dispositifs électroniques et la transmission de données pour distribuer des messages à travers différents réseaux informatiques à un destinataire ou à un groupe de destinataires sur Internet.
Avantages des e-mails
- Les e-mails sont universels, car tous les serveurs de messagerie doivent être conformes aux règles RFC prédéfinies par les normes IETF (Internet Engineering Task Force).
- Vous pouvez envoyer des e-mails individuels ou des e-mails à un groupe de personnes utilisant différents services de messagerie en une seule fois.
- Des e-mails peuvent être envoyés pour informer les personnes ou leur transmettre un rappel.
- Les e-mails sont en mode asynchrone et les destinataires peuvent répondre plus tard à leur convenance.
- Les options Cc/Cci dans les e-mails sont utiles pour tenir les personnes informées, même lorsque les destinataires réels sont différents groupes de personnes.
- Grâce aux options à tout moment et en tout lieu et aux applications universelles, les e-mails restent le mode de communication le plus fiable pour les communications au sein de l'organisation.
- Les e-mails constituent le mode de communication le plus efficace en termes de coût, de rapidité et de fiabilité.
Fonctionnement de la messagerie
Lorsque vous envoyez un e-mail à vos amis ou contacts, il est presque immédiatement remis aux destinataires en un clin d'œil. Cependant, un ensemble de processus se déroulent en arrière-plan à partir du moment où vous envoyez l'e-mail et jusqu'à ce que l'e-mail soit distribué dans la boîte de réception du destinataire. Voici une brève description du processus :
- Connectez-vous à votre messagerie (messagerie Web, appareil mobile ou client de bureau).
- Ouvrez la fenêtre de rédaction et spécifiez l'objet, saisissez le contenu de l'e-mail, choisissez les destinataires et rédigez l'e-mail.
- Appuyez sur Envoyer et envoyez l'e-mail. Le processus d'arrière-plan commence.
- Le client de messagerie (Web/mobile/de bureau) se connecte au serveur SMTP sortant en fonction du compte de messagerie que vous avez utilisé.
- Le client de messagerie transmet le message au format MIME au serveur SMTP sortant.
- Le SMTP sortant valide les données d'expéditeur et traite le message pour l'envoi.
- Il vérifie également la taille de la pièce jointe et s'assure que l'e-mail est conforme à la politique de messagerie sortante définie pour le compte concerné.
- Une fois la validation terminée, elle est placée dans Outgoing queue.
- Le serveur SMTP recherche les enregistrements DNS du domaine et récupère les informations des enregistrements MX des serveurs destinataires (enregistrements A si aucun enregistrement MX n'est trouvé).
- Le serveur SMTP se connecte ensuite au serveur de messagerie (MTA) destinataire et envoie l'e-mail via le protocole SMTP.
- Le serveur destinataire exécute alors diverses vérifications, notamment des vérifications de spam et de virus au niveau de l'e-mail et accepte l'e-mail en fonction de ses politiques anti-spam et anti-virus.
- Le serveur destinataire valide ensuite le compte destinataire et envoie l'e-mail au compte de messagerie de l'utilisateur, en fonction des politiques de messagerie entrante définies pour le compte.
- L'utilisateur affiche l'e-mail reçu dans son client de messagerie.
Fonctionnement de la messagerie
Retours d'e-mails non distribués (erreurs 554.x.x/5xx) :
Une fois qu'un e-mail est envoyé par le client, il peut être renvoyé comme non distribué pour l'une des causes ci-dessous. Ces erreurs sont des erreurs permanentes et il n'y aura donc pas de nouvelle tentative d'envoi par les serveurs SMTP.
Domaine non valide :
Lorsque vous envoyez un e-mail à un domaine non valide, le serveur SMTP ne peut pas consulter les informations de DNS pour le domaine concerné. Dans ce cas, l'e-mail est retourné comme non distribuable par le serveur SMTP.
Exemple : vous envoyez un e-mail à abc@yordomain.com au lieu de abc@yourdomain.com. Dans ce cas, s'il n'existe pas de domaine valide yordomain.com, la recherche DNS échoue et le domaine est considéré comme non valide.
Solution : vérifiez que le nom de domaine que vous avez saisi est correctement orthographié.
Absence d'enregistrement MX :
Lorsque vous envoyez un e-mail à un domaine valide, mais qu'il n'y a pas d'enregistrements MX/enregistrements A valide pour ce domaine (les serveurs DNS ne renvoient aucune donnée), l'e-mail est retourné comme non distribuable par le serveur SMTP.
Solution : renseignez-vous auprès du destinataire ou de son administrateur pour savoir s'il s'agit d'un problème connu. Recherchez une adresse e-mail alternative à laquelle envoyer le message en cas d'urgence. Il s'agit d'un problème lié exclusivement au domaine du destinataire, qui peut être résolu par l'administrateur du destinataire.
Destinataires non valides/Utilisateur inconnu
Ce type d'erreur se produit lorsque vous envoyez un e-mail en faisant une erreur dans l'adresse, ou quand vous envoyez un message à un employé qui a quitté l'organisation.
Exemple : vous envoyez un e-mail à abb@yourdomain.com au lieu de abc@yourdomain.com. Cet e-mail est livré aux enregistrements MX de votredomaine.com. Mais aucun compte valide ne correspond à abb@votredomaine.com sur le serveur ; le serveur destinataire retourne alors l'e-mail comme non distribuable.
Solution : dans certains cas, il est utile de vérifier si l'adresse ne contient pas de fautes de frappe.
Violation des stratégies de messagerie :
Il peut exister des restrictions ou des stratégies de messagerie applicables au niveau du serveur de messagerie destinataire pour les e-mails entrants. Si l'e-mail que vous envoyez va à l'encontre de ces stratégies, votre message peut être rejeté par le serveur destinataire.
Exemple : vous envoyez un e-mail à abc@yourdomain.com avec le fichier .mov joint. Si la stratégie de messagerie du destinataire stipule que les fichiers .mov ne sont pas acceptés, le serveur destinataire peut rejeter l'e-mail conformément à cette stratégie.
Autres causes :
Outre les causes communes ci-dessus, les serveurs destinataires peuvent rejeter ou retourner des e-mails pour diverses causes ou erreurs. La plupart du temps, le message retourné indique la cause de non-distribution.
Échecs temporaires des e-mails/Nouvelle tentative en cas d'erreur (erreurs 451.x.x/4xx) :
Parfois, lorsque le serveur SMTP se connecte au serveur de messagerie du destinataire, le serveur destinataire renvoie des erreurs temporaires. Dans ce cas, l'e-mail est placé dans une file d'attente de renvoi, et le serveur SMTP tente de livrer l'e-mail au serveur destinataire à intervalles prédéfinis. La plupart des e-mails sont livrés lors des tentatives ultérieures. Si un e-mail n'est pas accepté par le serveur destinataire après un nombre de tentatives défini, il est retourné à l'expéditeur comme échec permanent.
Serveur occupé :
Si le serveur destinataire est occupé, l'e-mail est placé dans la file d'attente de renvoi et réexpédié par la suite.
Greylisting :
Lorsqu'ils reçoivent pour la première fois des e-mails provenant de domaines spécifiques, certains serveurs destinataires inscrivent ces e-mails sur liste grise en émettant un code d'erreur temporaire. La plupart de ces e-mails sont livrés lors des tentatives ultérieures.
Trop grand nombre d'e-mails/Stratégies de messagerie :
Certains serveurs inscrivent les e-mails sur liste grise lorsqu'ils détectent une augmentation soudaine du nombre de messages reçus d'un domaine ou d'une adresse IP spécifique. Ce rejet temporaire est basé sur la stratégie de messagerie du serveur destinataire.
Autres causes :
Certains serveurs destinataires émettent des erreurs 4xx lorsque la boîte aux lettres du destinataire est pleine ou en fonction des paramètres antispam du domaine/serveur, etc. Dans Zoho Mail, l'erreur « no MX records found » est traitée comme une erreur temporaire et l'e-mail est placé dans la file de renvoi.