Partage des e-mails

Partage des e-mails

Le partage d'e-mails vous permet de gérer facilement la discussion par e-mails, à l'aide de commentaires, sans transferts ni réponses multiples. C'est une façon simple de partager des informations par e-mail avec vos collègues et de recevoir leurs opinions/commentaires/conseils sur ces informations.

Partage des e-mails

Le partage d'e-mails facilite la collaboration par e-mails avec les membres de votre équipe et vos collègues.

Nous recevons souvent des e-mails de clients ou autres contacts commerciaux, qui nécessitent d'être envoyés à un groupe de personnes d'une même équipe ou organisation, pour être débattus et discutés avant de pouvoir envoyer une réponse concrète à l'expéditeur. Ces e-mails sont transférés et génèrent des réponses à l'infini, oubliant le contexte d'origine de l'e-mail. Cela provoque parfois des retards inutiles qui se comptent en jours, semaines, voire en années. Sans compter le lot de confusion que cela peut engendrer en raison de quelques informations critiques partagées par quelqu'un, dans l'un des e-mails, que nous pourrions manquer.

La fonction de partage d'e-mails permet de s'assurer que le contexte de la discussion est toujours centré sur l'e-mail. Les collaborateurs partagent leurs observations via des commentaires, qui clarifie le contexte de la réponse et garantit l'absence de retards indésirables ou d'incertitudes dans la réponse.

 Comment fonctionne le partage d’e-mails

Chaque e-mail que vous recevez ou envoyez peut être partagé avec n'importe quel membre de l'organisation. Vous devez @mentionner les personnes concernées dans l'e-mail au lieu de leur transférer. Vous pouvez le partager avec les utilisateurs individuels ou même un groupe Streams. Les utilisateurs ou les membres du groupe reçoivent une notification, à propos de l'e-mail partagé. Ils seront en mesure de voir la conversation de l'e-mail et d'y ajouter leurs observations sous forme de commentaires.

  • Lorsque vous partagez un e-mail, l'ensemble de la conversation est partagé avec les utilisateurs sélectionnés.
  • Même si vous partagez à partir de la vue Recherche, où les e-mails sont répertoriés en tant qu'e-mails individuels, l'ensemble de la conversation sera partagé aux utilisateurs sélectionnés.
  • L'expéditeur d'origine de l'e-mail ou les autres destinataires ne seront pas informés de votre commentaire ou du partage de l'e-mail, sauf s'ils sont inclus dans les commentaires. 
  • Lorsque vous partagez un e-mail avec un autre utilisateur, il ne sera pas en mesure d'inviter une nouvelle personne à visualiser l'e-mail, pour des raisons de sécurité.
  • Vous pouvez cliquer sur le lien View all shares pour afficher la liste des membres qui font partie de l'e-mail partagé et de la discussion associée.

Avantages du partage des e-mails :

  • Le contenu de l'e-mail d'origine ne peut pas être falsifié ou modifié.
  • Les fils de discussion de l'e-mail sont plus précis, car les flux de courriers indésirables générés par les transferts sont évités.
  • La même conversation peut être partagée avec une nouvelle personne, sans avoir à transférer de multiples messages.
  • Même une nouvelle personne invitée dans le fil peut facilement comprendre la discussion et le flux d'informations.

Autoriser/Refuser des invités

Lorsque vous partagez l'e-mail, par défaut, les autorisations d'ajouter des invités seront accordées à tous ceux avec qui vous partagez l'e-mail. Vous pouvez également interdire aux membres d'ajouter des invités à cet e-mail.

Pour cela, avant de partager l'e-mail avec les membres de votre organisation, cliquez sur l'icône Disallow members from adding invitees.

Vous pouvez également modifier vos préférences pour Autoriser les membres à ajouter des invités après le partage de l'e-mail, si vous changez d'avis ultérieurement. 

 

 : cette icône indique que personne ne peut ajouter d'invités, à l'exception de la personne qui a partagé l'e-mail.

 : cette icône indique que toutes les personnes avec qui l'e-mail a été partagé peuvent ajouter des invités.

 Partage d'e-mails et flux

Les flux sont principalement conçus pour collaborer avec une équipe d'utilisateurs à l'aide de Statuts, de Notes, de Tâches et de Commentaires. Le partage d'e-mails est l'une des fonctionnalités uniques de Streams qui favorise la collaboration par e-mails entre utilisateurs.
Lorsque vous partagez un e-mail, les membres concernés reçoivent une notification concernant le partage. L'e-mail peut être lu à partir de la page Streams et commenté par les utilisateurs.

 

Les e-mails que vous avez partagés avec d'autres groupes ou ensembles d'utilisateurs peuvent être visualisés dans My Posts sous l'onglet Home.

 Actualiser le partage avec un nouvel e-mail dans les conversations

Lorsque vous partagez un e-mail, la conversation d'e-mails qui sont présents au moment du partage est partagée avec les autres utilisateurs. Cependant, si de nouveaux e-mails arrivent dans une même conversation, les utilisateurs invités ne seront pas en mesure de les voir automatiquement.
Vous pouvez décider d'examiner ces e-mails et d'actualiser ensuite le partage des nouveaux e-mails. Les e-mails qui sont partagés et ceux qui n'ont pas été partagés peuvent être identifiés à l'aide de l'élément de différenciation visuelle fourni. Les e-mails partagés seront identifiés à l'aide d'une icône « Partager » mise en surbrillance, alors que les e-mails qui font partie d'une même conversation, mais qui ne sont pas partagés, seront affichés en grisé.

 

Pour inclure dans le partage les nouveaux e-mails ou les e-mails non partagés, cliquez sur l'icône de partage afin de mettre à jour l'affichage des collaborateurs existants.

Partage de l'e-mail sélectionné

Vous pouvez partager les e-mails sélectionnés dans le fil d'une conversation avec un autre utilisateur. Il suffit de sélectionner les e-mails du fil de discussion que vous souhaitez partager en cliquant sur l'icône  Partager à côté des e-mails respectifs. La zone de commentaire permet d'afficher le nombre d'e-mails sélectionnés pour référence. Une fois que vous avez sélectionné les e-mails, vous pouvez @mentionner les utilisateurs concernés dans la zone de commentaire et cliquer sur Share Emails

Pour inclure des e-mails partagés ou en exclure, vous pouvez sélectionner/désélectionner les e-mails de la conversation. Le partage sera automatiquement mis à jour.

 Partage des brouillons

Vous pouvez partager un brouillon d'e-mail avant de l'envoyer. Cela simplifie le processus de vérification lorsqu'une autre personne doit vérifier le contenu de l'e-mail avant qu'il ne soit envoyé. Les contributions des autres utilisateurs peuvent vous aider à obtenir de meilleurs faits ou à vérifier les faits fournis, ou même à corriger les fautes ou erreurs de frappe. Vous pouvez apporter des modifications en fonction des observations fournies sur votre brouillon via les commentaires. Une fois que le brouillon est enregistré, cliquez sur le bouton Share. 

Dans la section de commentaire qui s'ouvre sur le côté droit, vous pouvez @mentionner les personnes avec qui vous voulez partager le brouillon. Le nombre de commentaires s'affichera dans l'angle supérieur droit de la fenêtre de rédaction. Vous pouvez cliquer sur cette icône Comment pour afficher ou masquer les commentaires.

 

Les invités sont informés chaque fois qu'un changement effectué sur le brouillon est enregistré grâce au symbole d'actualisation sur la vue du brouillon dans Streams. Cliquez sur le bouton Actualiser pour afficher la dernière version enregistrée du brouillon.

Vous pouvez également utiliser l'option Notify to All pour alerter les invités de la mise à jour du brouillon.

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