Groupes d'organisation - Zoho Mail

Groupes de l'organisation

Groupes de l'organisation : 

Les groupes de l'organisation sont des groupes de messagerie dédiés à la communication interne des employés de l'organisation avec un service ou un groupe d'employés spécifique, dont le rôle est de traiter les exigences des personnes au sein de la même organisation. 

Seuls les utilisateurs au sein de l'organisation sont en mesure d'envoyer un e-mail aux comptes de messagerie de cette organisation. Ces groupes sont idéaux pour des fonctions telles que l'administration système, la paie ou la maintenance, qui doivent interagir uniquement avec les employés appartenant à la même organisation. Des options existent pour modérer/rejeter les e-mails générés à l'extérieur de l'organisation.

Ex. : sysadmin@yourdomain.com, payroll@yourdomain.com.
Les e-mails seront envoyés par les employés depuis leurs adresses e-mail officielles (user@yourdomain.com, etc.).
Les membres du groupe seront les administrateurs système ou les membres de l'équipe de paie.

Les administrateurs peuvent choisir de retenir les e-mails provenant de l'extérieur du domaine, à des fins de modération, si certains employés envoient des e-mails depuis des comptes de messagerie personnels.  Par conséquent, en fonction des politiques de votre entreprise, vous pouvez configurer les e-mails à retourner ou à retenir pour approbation du modérateur, dans de telles circonstances. 

Étapes pour créer les groupes de l'organisation :

  1. Connectez-vous à www.zoho.com/mail en tant qu'Administrateur ou Super-administrateur.
  2. Cliquez sur l'icône Settings >> Control Panel >> Groups.
  3. Cliquez sur « Add Group ».
  4. Dans le niveau d'accès, sélectionnez « Organization » pour créer le groupe d'organisation.
  5. Sélectionnez « Enable Streams » si vous souhaitez permettre la collaboration entre les membres de l'équipe à l'aide de flux. 
  6. Renseignez le nom du groupe, l'adresse e-mail du groupe et sélectionnez le domaine dans le menu déroulant. 
  7. Fournissez une description courte pour le groupe.
  8. Vous pouvez désigner un modérateur en fonction de l'exigence. 
  9. Si aucun modérateur n'est sélectionné, l'administrateur devra s'occuper de la modération des messages de groupe, en fonction des paramètres. 

L'administrateur peut personnaliser les options de livraison des e-mails, pour les e-mails provenant de l'extérieur de l'organisation. Par défaut, si vous ne précisez pas de modérateur, les e-mails du groupe seront renvoyés vers leurs expéditeurs. Des options sont disponibles pour modérer les e-mails provenant de l'extérieur de l'organisation. Un modérateur ou un administrateur devra les examiner afin de les accepter ou de les rejeter dans Advanced Settings. 

Vous pouvez configurer le paramètre pour rejeter les e-mails provenant de l'extérieur de l'organisation. Dans ce cas, les e-mails provenant d'adresses e-mail externes seront retournés à leurs expéditeurs. Vous pouvez choisir de retourner les e-mails externes dans les options Advanced Settings des groupes. 

Personnaliser la distribution d'e-mails d'un groupe de l'organisation pour les e-mails issus de comptes externes :

En général, un groupe d'organisation accepte directement les e-mails de ses membres au sein de l'organisation. Lorsqu'un e-mail provient d'une adresse e-mail externe à l'organisation, l'administrateur peut choisir de modérer ou de retourner ces e-mails en fonction de la nature du groupe et des exigences de l'organisation.

Retourner des e-mails depuis des comptes de messagerie externes :

Les instructions ci-dessous vous aideront à retourner/rejeter des e-mails provenant de comptes de messagerie externes aux groupes de l'organisation. Vous pouvez utiliser cette option si vous êtes sûr que des e-mails importants ne seront pas générés depuis des comptes de messagerie externes (non issus de l'organisation) vers le compte de messagerie de ce groupe de l'organisation.

  1. Sélectionnez le groupe pour lequel vous souhaitez modifier les paramètres depuis la page Groups.
  2. Sélectionnez l'onglet Advanced pour modifier les paramètres de distribution d'e-mails.
  3. Sélectionnez l'option Bounce back e-mails pour rejeter les e-mails provenant de comptes de messagerie externes. 

Modérer des e-mails depuis des comptes de messagerie externes :

Vous pouvez configurer la modération des e-mails envoyés aux groupes de l'organisation par des membres externes. L'administrateur peut choisir de placer les e-mails provenant de comptes externes et envoyés vers les groupes de l'organisation dans la file d'attente de modération. L'administrateur peut choisir les modérateurs des groupes. Ils peuvent alors examiner ces e-mails et les accepter ou les rejeter. 

  1. Sélectionnez le groupe pour lequel vous souhaitez modifier les paramètres depuis la page Groups.
  2. Sélectionnez l'onglet Advanced pour modifier les paramètres de distribution d'e-mails.
  3. Sélectionnez Hold mails for moderator approval si d'autres personnes envoient des e-mails au groupe. 

Lorsque vous choisissez l'option Hold mails for moderator approval, vérifiez que des modérateurs sont ajoutés au groupe. S'il n'y a pas de modérateurs, les administrateurs ou les super-administrateurs doivent afficher et effacer les e-mails retenus pour modération. 

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