Exporter les comptes utilisateur/Sauvegarder les comptes de messagerie

Exporter les comptes utilisateur/Sauvegarder les comptes de messagerie

Exportation d'e-mails

Les super-administrateurs ou les administrateurs peuvent exporter les comptes de messagerie des utilisateurs de leur organisation pour sauvegarder les politiques ou sauvegarder un compte avant qu'un employé ne quitte l'organisation. Dans certains cas, si le stockage du compte de messagerie est utilisé, les administrateurs peuvent sauvegarder des e-mails de ce compte en se basant sur une période spécifique avant de supprimer d'anciens messages pour libérer de l'espace dans ce compte. 

L'exportation du compte de messagerie peut être effectuée pour l'ensemble du compte ou basée sur une période spécifique.  Les e-mails exportés seront disponibles au format ZIP dans le panneau de configuration pour une période de 30 jours à compter du jour de l'exportation.   

Exportation de l'ensemble du compte de messagerie - Administrateurs :

L'ensemble du compte est généralement exporté lorsqu'un employé quitte l'organisation et si l'administrateur doit sauvegarder le compte avant de supprimer le compte ou d'effacer les e-mails. Cette sauvegarde exporte et fournit les e-mails au format EML compressé dans des fichiers ZIP. Les fichiers ZIP ont exactement la même structure de dossier que celle qui était disponible dans le compte utilisateur. 

L'exportation exportera uniquement les e-mails disponibles dans ce compte à cet instant T. Les e-mails qui se trouvent dans le dossier des spams ou la corbeille ne seront pas inclus dans la sauvegarde. 

Veillez à télécharger les fichiers ZIP du panneau de configuration avant de supprimer le compte. Une fois le compte supprimé, les fichiers ZIP exportés de ce compte seront également effacés et leur téléchargement ne sera pas disponible. 

  1. Connectez-vous au panneau de configuration en tant que super-administrateur/administrateur. 
  2. Sélectionnez Export Mail Accounts sous Email Administration.
  3. Sélectionnez Entire Account pour exporter l'ensemble du compte. 
  4. Commencez à saisir l'adresse e-mail pour rechercher et sélectionner le compte pour lequel vous voulez planifier la sauvegarde. 
  5. Vous pouvez également sélectionner plusieurs comptes afin de planifier la sauvegarde pour plusieurs comptes. 
  6. Cliquez sur Begin Export pour programmer l'exportation des e-mails pour les comptes sélectionnés. 
  7. Après avoir cliqué sur Begin Export, un menu où vous pouvez créer un mot de passe pour les fichiers exportés s'affichera.
  8. Cette étape est facultative et vous pouvez laisser l'option Encrypt with password désactivée si vous ne souhaitez pas de mot de passe pour protéger vos fichiers.
  9. Cochez la case Encrypt with Password si vous souhaitez créer un mot de passe pour vos fichiers exportés.
  10. Saisissez le mot de passe que vous souhaitez définir pour les fichiers et cliquez sur Export File.
  11. Une fois le processus d'exportation terminé, un lien de téléchargement s'affichera dans la section Status. 
  12. Cliquez sur le lien de téléchargement pour afficher la liste des fichiers zip téléchargeables pour chaque compte.
  13. Une notification par e-mail sera également envoyée à l'administrateur et à l'utilisateur, et elle contiendra les liens pour télécharger les fichiers disponibles.
  14. Les fichiers zip exportés seront disponibles uniquement pendant 30 jours à compter de la date d'exportation. 

Période spécifique - Exportation basée sur la date :

L'administrateur peut effectuer des sauvegardes des comptes de messagerie spécifiques à une période, conformément à l'exigence des politiques de l'organisation. Pour n'importe quel compte, l'administrateur peut créer des sauvegardes entre les dates choisies en sélectionnant le compte et les dates depuis la section. 

  1. Connectez-vous au panneau de configuration en tant que super-administrateiur/administrateur. 
  2. Sélectionnez Export Mail Accounts sous Email Administration.
  3. Pour exporter des e-mails basés sur une période spécifique, sélectionnez From Date et To Date en fonction de la période pour laquelle vous souhaitez exporter les e-mails. 
  4. Commencez à saisir l'adresse e-mail pour rechercher et sélectionner le compte pour lequel vous voulez planifier la sauvegarde. 
  5. Vous pouvez également sélectionner plusieurs comptes afin de planifier la sauvegarde pour plusieurs comptes. 
  6. Cliquez sur Begin Export pour programmer l'exportation des e-mails pour les comptes sélectionnés. 
  7. Après avoir cliqué sur Begin Export, un menu où vous pouvez créer un mot de passe pour les fichiers exportés s'affichera.
  8. Cette étape est facultative et vous pouvez laisser l'option Encrypt with password désactivée si vous ne souhaitez pas de mot de passe pour protéger vos fichiers.
  9. Cochez la case Encrypt with Password si vous souhaitez créer un mot de passe pour vos fichiers exportés.
  10. Saisissez le mot de passe que vous souhaitez définir pour les fichiers et cliquez sur Export File.
  11. Une fois le processus d'exportation terminé, un lien de téléchargement s'affichera dans la section Status. 
  12. Cliquez sur le lien de téléchargement pour afficher la liste des fichiers zip téléchargeables pour chaque compte.
  13. Une notification par e-mail sera également envoyée à l'administrateur et à l'utilisateur, et elle contiendra les liens pour télécharger les fichiers disponibles.
  14. Les fichiers exportés seront disponibles uniquement pendant 30 jours à compter de la date d'exportation. 

Exportation spécifique au dossier - Sauvegarde de l'utilisateur :

Les utilisateurs peuvent se connecter à leur propre compte pour exporter des e-mails dans un dossier particulier ou un ensemble de dossiers. Les options permettant d'exporter les e-mails dans leur compte sont disponibles sous la section Import/Export dans les paramètres. Cependant, l'administrateur peut limiter l'exportation des e-mails en utilisant la section Access Restrictions de Mail Policy

Sauvegarde via le transfert d'e-mails

Vous pouvez utiliser les options Incoming Email Forwarding et Outgoing Email Forwarding pour enregistrer une copie de l'e-mail qui arrive sur le compte et des e-mails envoyés à partir du compte. Vous devez créer deux comptes d'utilisateur dans votre organisation exclusivement à cette fin. Ex. : backup.in@yourdomain.com et backup.out@yourdomain.com. 

Vous pouvez transférer tous les messages entrants vers le compte backup.in, en configurant le transfert d'e-mails depuis le panneau de configuration. 

Le transfert sortant se base principalement sur la politique de transfert sortant. Vous pouvez créer une politique de transfert sortant et configurer backup.out@yourdomain.com en tant que compte à utiliser pour conserver une copie des e-mails sortants. Vous devez alors appliquer la politique aux utilisateurs pour lesquels vous souhaitez disposer d'une sauvegarde des e-mails sortants. Cliquez ici pour obtenir des informations détaillées sur la politique de messagerie. 

Lorsque vous configurez des comptes multiples à transférer vers des comptes uniques, assurez-vous que les comptes de sauvegarde disposent d'un espace de stockage suffisant pour gérer le volume d'e-mails. 

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