Qu'est-ce qu'une base de connaissances interne ?
Chaque fois qu'une nouvelle tâche est affectée à des employés, ceux-ci se mettent en quête d'informations susceptibles de les aider à effectuer la tâche. Ils se perdent dans d'anciens e-mails et dossiers partagés pour trouver des réponses sans demander à d'autres employés.
La recherche et la collecte de connaissances à partir de sources multiples peuvent prendre beaucoup de temps et, souvent, s'avérer infructueuses. Il est essentiel de créer un pool de connaissances qui puisse permettre à tous les membres de votre entreprise de créer, partager et mettre à jour leurs connaissances afin de mettre à disposition de tous des informations pertinentes et à jour.
Une base de connaissances interne est une base de connaissances conçue pour l'usage interne d'une entreprise. Elle permet de regrouper toutes les connaissances de votre équipe en un seul endroit et de fournir à chacun les informations nécessaires pour que tous soient sur la même longueur d'onde. Grâce à ce système centralisé, complet et consultable, vous pouvez partager les connaissances de votre entreprise avec vos employés.
Quelles difficultés les employés rencontrent-ils sans un outil de base de connaissances interne ?
Perte d'informations précieuses
Lorsque les employés ne collaborent pas autour des connaissances, les informations circulent mal d'un employé à l'autre. De plus, lorsque des employés quittent votre entreprise, ils emportent leurs connaissances avec eux et il n'y a aucun moyen de s'assurer que celles-ci figurent quelque part au sein de votre entreprise.
Pas de source unique de connaissances
Lorsque les connaissances sont disséminées dans plusieurs sources telles que les e-mails et les dossiers numériques, les employés ne disposent pas d'une source d'informations fiable au sein de votre entreprise. Il peut exister plusieurs copies du même document et les employés n'ont aucun moyen de s'assurer que les informations dont ils disposent sont à jour.
Manque de collaboration
Lorsque les employés ne trouvent pas de solution rapide à leurs problèmes, ils peuvent se sentir moins impliqués dans leur travail, ce qui risque de nuire à la productivité globale de l'entreprise. En outre, tous les employés d'une entreprise ne travaillent pas forcément sur le même site. Sans base de connaissances interne, il peut s'avérer compliqué de collaborer et communiquer entre eux pour s'assurer que toutes les informations sont exactes.
En quoi un logiciel de base de connaissances interne peut-il être utile à vos employés ?
Un outil interne de partage des connaissances relatives à votre entreprise constitue un espace de travail où les employés peuvent collaborer, communiquer entre eux et créer des ressources organisationnelles faciles à trouver.
La conception d'une solide base de connaissances interne à l'entreprise permet de rendre vos employés autonomes et leurs processus de formation peuvent faire partie de leurs activités quotidiennes. Il s'agit également d'un environnement où tous les employés de l'organisation peuvent se réunir, réfléchir à des idées et résoudre des problèmes en se basant sur leur expérience collective.
Lorsque les informations sont facilement disponibles, les employés savent immédiatement où chercher pour trouver une information en particulier et ils peuvent prendre des décisions éclairées dans le cadre de leurs tâches quotidiennes.
Zoho Learn comme outil de base de connaissances interne
L'utilisation de Zoho Learn comme logiciel de base de connaissances interne garantit que les informations appropriées sont disponibles au bon moment. Il fournit une plateforme où les employés peuvent se réunir pour créer, partager et utiliser les connaissances. Ils peuvent accéder rapidement aux informations, ce qui leur permet de gagner du temps et d'augmenter leur productivité au travail.
Créez du contenu avec notre éditeur complet
L'éditeur collaboratif de Zoho Learn, avec ses nombreuses options de mise en page, fournit un environnement où les employés peuvent créer ensemble du contenu attrayant et facile à lire. Servez-vous des modèles prêts à l'emploi de Learn, ou créez et réutilisez vos propres modèles. Vous pouvez également suivre les modifications apportées à votre contenu et restaurer une version précédente à tout moment.
Organisez vos connaissances selon une structure claire
Zoho Learn propose un système de structuration intégré qui organise le contenu de manière à faciliter la navigation. Dans Zoho Learn, les connaissances sont présentées sous forme d'articles. Vous pouvez regrouper les articles connexes dans des manuels. Dans un même manuel, vous pouvez organiser les articles en plusieurs chapitres. Ce système de structuration, associé à un outil de recherche efficace, aide les employés à trouver des solutions à leurs problèmes en quelques clics.
Partagez vos connaissances et collaborez avec d'autres employés
Zoho Learn vous aide à partager les connaissances de votre entreprise en toute sécurité et à éviter tout risque de fuite d'informations. Des autorisations manuelles peuvent être définies pour les employés, selon leurs fonctions et responsabilités. Les fonctionnalités de partage des connaissances sociales de Learn aident les employés à se former, tout en ayant la possibilité de communiquer à l'aide de commentaires et de réponses. Le calendrier des activités et les notifications intégrées permettent de s'assurer que tous les employés de l'entreprise restent sur la même longueur d'onde.
Obtenez des réponses de votre pool de connaissances
Zoho Learn aide les employés à trouver ce dont ils ont besoin sans effort. Grâce à des fonctions de recherche performantes, vous pouvez facilement effectuer des recherches avec des mots ou des expressions et trouver rapidement les articles dont vous avez besoin. Vous pouvez également trouver des articles et des fichiers qui contiennent le mot recherché exact, des synonymes, des variantes mal orthographiées ou autres, et avoir accès à des suggestions de manuels et d'espaces de travail qui correspondent à votre mot de recherche.