Gestion de fichiers pour la fabrication

Les processus de fabrication actuels deviennent agiles pour répondre à l'évolution des attentes des clients dans le monde entier. Zoho Docs (conforme ISO 27001 et SOC-2) permet aux fabricants, quels qu'ils soient, de réduire significativement leurs coûts d'exploitation grâce à la diminution des coûts de l'infrastructure informatique, à l'amélioration de la productivité des salariés et à une meilleure efficacité.

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Synergie interdépartementale

Zoho Docs permet aux équipes de conception et de production d'interagir à chaque étape, de la conception à la production, réduisant ainsi le délai d'exécution des processus. Les manuels de procédures, approuvés par la direction, peuvent être partagés instantanément avec les usines, les entrepôts et les centres de logistique. Les équipes peuvent discuter de façon collaborative des rapports d'état, tableaux de bord KPI et itérations de conception afin d'arriver à un consensus de manière efficace.

 

Établissez une connectivité zonale

Permettez aux usines, centres de distribution et équipes fonctionnelles de communiquer en toute transparence. Par exemple, une usine en Chine peut ajuster les lignes de production en fonction d'indications spécifiques de l'équipe marketing en Californie.

 

Autorisez l'accès aux fichiers

Accordez un accès sélectif aux informations exclusives en hiérarchisant les utilisateurs autorisés à afficher les fichiers et les documents. Rendez les procédures normalisées d'exploitation industrielle, les politiques RH et les annonces de l'entreprise visibles pour « tous dans l'organisation ». Vous pouvez aussi partager des liens protégés par mot de passe avec les fournisseurs, partenaires ou autres parties prenantes.

 

Attribuez des tâches basées sur le rôle

Collaborez et créez des documents de process avec votre équipe de conception en utilisant la fonction de lecture/écriture. Un responsable qualité peut ensuite les réviser avec des autorisations de lecture/commentaire. Les chefs d'atelier, quant à eux, sont informés constamment en temps réel.

Un référentiel central

Stockez les états de traitement par lots, les spécifications techniques, les caractéristiques des équipements et les factures dans un emplacement central sécurisé protégé par un mot de passe. Définissez des privilèges d'accès, synchronisez les fichiers hors ligne et exercez un contrôle permanent sur les informations de l'entreprise. Zoho Docs permet aussi de récupérer les fichiers et les documents supprimés dans l'ensemble de l'entreprise.

 

Récupérez plusieurs versions de fichier

Récupérez plusieurs versions d'un même fichier pour être certain que les commerciaux sur le terrain utilisent des informations à jour. Ou, revenez aux versions antérieures sans créer une multitude de copies.

 

Stockez tout

Des manuels de process aux factures, des caractéristiques de produits aux plans de conception et des vidéos de démonstration aux documents marketing, enregistrez et prévisualisez plus de 160 types de fichiers en ligne. Transférez aisément de grandes quantités de données en ligne avec Zoho Docs Sync.

 

Maîtrisez la recherche

Pour retrouver le fichier que vous cherchez, il vous suffit d'entrer un mot clé ou un nom dans la zone de recherche. Recherchez par étiquette, mot-clé, nom d'auteur, date, contenu, etc. Recherchez des fichiers partagés par vous ou avec vous dans la liste déroulante.

Analytique utilisateur

Les administrateurs peuvent surveiller et contrôler l'utilisation des fichiers ou collecter les données d'accès utilisateur via la fonction User Analytics (analytique utilisateur) de Docs. Soyez informé des formats de fichier créés, de l'espace de stockage utilisé, et bien plus encore.

 

Établissez une piste d'audit

Surveillez l'utilisation des fichiers et des documents par les équipes avec des rapports d'audit. Soyez averti de l'identité des utilisateurs qui ont ouvert des fichiers et de leur séquence d'ouverture, et gardez un œil sur les modifications.

 

Bénéficiez de statistiques d'accès aux fichiers

Soyez informé de l'identité des utilisateurs qui lisent les fichiers et sachez quand grâce à un rapport détaillé d'accès aux fichiers. Analysez le schéma de stockage avec des ventilations par nombre d'utilisateurs, documents et dossiers.