Une planification des réunions considérablement simplifiée

Questions fréquentes

• Le planificateur de réunions est-il disponible gratuitement ?

  Oui, même si vous êtes un utilisateur personnel, vous pouvez utiliser Zoho Calendar pour planifier des réunions et des événements. Cependant, certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles dans la version gratuite.

• Puis-je définir des rappels avant et après le début de l'événement ?

  Vous pouvez recevoir des rappels avant et après le début de l'événement. Pour ce faire, accédez à la liste déroulante de l'option « Ajouter un rappel » au moment de la création de l'événement. Reportez-vous à ce lien pour en savoir plus sur la définition des rappels d'événements.

• Puis-je inviter et suivre la réponse RSVP de mon ami même s'il n'est pas un utilisateur de Zoho ?

  Même si votre ami n'a pas encore de compte Zoho, vous pouvez l'inviter à vos événements et suivre sa réponse RSVP. Il vous suffit de connaître son adresse e-mail. Lors de la création ou de la modification d'un événement, vous pouvez inclure son adresse e-mail dans le champ Ajouter des invités : une invitation lui est alors envoyée par e-mail incluant une URL unique. Cette URL permet d'accéder aux informations sur l'événement, de mettre à jour son statut et de publier ses commentaires.

• Pour les événements que je crée, puis-je les associer à Zoho Tasks et Notes ?

  Oui, vous pouvez associer des événements à Zoho Tasks et enregistrer leurs détails dans Notes. Outre Tasks, vous pouvez également associer vos événements à Zoho CRM, Notes et Meeting. Pour associer votre événement à Tasks, activez l'icône Tasks sous l'option Associer de la fenêtre Créer/Modifier un événement. Pour l'associer à Notes, activez l'icône Notes sous l'option Associer de la fenêtre Créer/Modifier un événement. Cela crée un résumé des détails de l'événement sous forme de note dans les notes de la suite Zoho Mail. En savoir plus sur l'association d'un événement aux applications Zoho.

• Comment puis-je créer un événement qui se répète chaque mois ?

  Si vous créez un événement qui se répète chaque mois, vous n'avez pas besoin de le créer séparément pour chaque mois. Accédez à la fenêtre Créer un événement et saisissez la fréquence de répétition dans le champ Répéter. Vous pouvez choisir parmi les options Journalier/Hebdomadaire/Mensuel/Annuel pour créer votre événement récurrent. En savoir plus.

• Qu'est-ce que « Smart Add » et comment puis-je ajouter des événements à l'aide de cette fonctionnalité ?

  Smart Add permet de planifier des événements sans avoir à remplir de formulaires. Saisissez les détails, la date et l'heure de votre événement et préparez-le sans difficulté. Le bouton Smart Add est visible à côté du bouton Créer un événement. Utilisez l'icône Aide pour Smart Add pour voir quelques exemples. En savoir plus. Exemple : Réunion 05/01/2010 11h30.

• Avant d'inviter un ami à une réunion planifiée, comment puis-je connaître ses informations de disponibilité ?

  La fonction Disponible/Occupé de Zoho Calendar vous permet de vérifier si vos invités seront libres d'assister à l'événement que vous organisez. Dans la fenêtre Créer un événement, cliquez sur le lien Ajouter des participants et saisissez les adresses e-mail dans le champ prévu à cet effet. Cliquez sur le lien Disponible/Occupé en regard du champ pour afficher la disponibilité des invités. Si certains utilisateurs sont occupés à ce moment-là, vous pouvez également regarder le créneau horaire suivant pour savoir quand ils seront libres et planifier l'événement en conséquence.