Le RGPD et Zoho

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est un règlement en matière de confidentialité des données qui vise à donner aux individus une meilleure protection, plus de contrôle et une meilleure connaissance de la façon dont leurs informations sont utilisées, traitées ou supprimées.

Zoho, en tant qu'entreprise et de par sa philosophie, a toujours visé à protéger les données des clients et à garantir leur confidentialité, indépendamment du lieu où ils se trouvent. Zoho Backstage, par extension, a été soigneusement conçu pour vous aider à traiter la grande quantité de données sur les participants que vous recueillez au cours d'un événement, conformément au RGPD. Si vous êtes une entreprise qui organise des événements dans l'UE, le RGPD s'applique pour la gestion des données de vos participants.

Nous avons pensé à tout !

Parmi tous les secteurs, l’événementiel est particulièrement connu pour accumuler des données provenant de diverses sources et outils. En fait, si le RGPD est en vigueur aujourd'hui, c’est en partie dû à la vitesse à laquelle les données sont utilisées (ou plutôt, mal utilisées) par les entreprises. Ce n'est pas une surprise pour nous. C'est pourquoi nous avons soigneusement conçu toutes les fonctionnalités de votre logiciel de gestion d'événements, pour qu’elles soient conformes au RGPD. Ainsi :

  • Vos données sont protégées
  • Nous pouvons vous aider à protéger les données de vos participants et à être conforme au RGPD

Comment Zoho Backstage est-il conforme au RGPD ?

  • Équité et transparence dans la collecte des données

    Zoho Backstage recueille uniquement le minimum requis de données de l'utilisateur pendant le processus d'inscription et garantit la transparence et le consentement dans l'utilisation de ces informations. Si des données proviennent d'une source externe, par exemple d'une plateforme intégrée, Zoho Backstage en assure le suivi.

  • Chiffrement des données et protection par mot de passe

    Toutes les données personnelles stockées dans Zoho Backstage sont chiffrées au repos par l'algorithme Advance Encryption Standard (AES) 256 bits. De cette façon, vos données sont en sécurité. De même, lorsque des données relatives à l'événement contenant les détails sur l'organisateur, les intervenants, les sponsors, les tickets ou les participants sont téléchargées, un mot de passe est demandé afin d'éviter tout accès hors ligne non autorisé.

  • Accès et rectification des données personnelles

    Si un organisateur souhaite corriger ses données personnelles inexactes ou incomplètes stockées dans Zoho Backstage, il peut y accéder à tout moment à partir du système et les modifier. Pour éviter tout accès non sollicité au portail de l’événement et à ses données, un administrateur du compte peut limiter l'accès à ce portail en ajoutant une plage d'adresses IP fiables.

    Accès et rectification des données personnelles
  • Importation/exportation de données

    L'organisateur peut exporter des données telles que des informations de profil, le programme de l’événement et les tickets en toute sécurité en utilisant un mot de passe. Il peut également importer des données de n'importe quel autre système dans Zoho Backstage.

  • Portabilité des données

    Si un organisateur d'événement souhaite transférer toutes les données de Zoho Backstage vers un autre système, il peut le faire à tout moment. Zoho Backstage ne verrouille pas les données.

  • Suppression de données personnelles

    Zoho Backstage effacera toutes les données personnelles d'un organisateur dans les 60 jours suivant la demande initiale.

  • Enregistrement des activités des organisateurs

    Gardez un œil sur toutes les activités effectuées par votre équipe (les organisateurs de l'événement), comme l'ajout, la suppression ou la modification de tout élément de l'événement. Soyez informé de chaque changement effectué dans le système.

    Enregistrement des activités des organisateurs

Comment les organisateurs d'événements peuvent-ils rester conformes avec Zoho Backstage ?

Gérer les données clients de manière sécurisée tout en respectant les réglementations en vigueur est une tâche fastidieuse. C'est pourquoi Zoho Backstage s'occupe de toutes les exigences réglementaires pour vous assurer d’être conforme au RGPD lorsque vous traitez les données des participants.

  • Droit d'accès

    Zoho Backstage offre aux organisateurs d'événements la possibilité de laisser leurs participants demander des informations sur toutes leurs données stockées dans le produit. Nous conseillons aux organisateurs au sein de l'UE ou en dehors de laisser cette option disponible afin que les gens puissent soumettre une demande d'accès à toutes leurs informations. Sur demande, toutes les informations seront archivées et l'organisateur de l'événement pourra les partager avec le participant.

  • Droit de rectification

    Si, à tout moment, un participant souhaite ajouter/modifier ses informations personnelles, il lui suffit de se connecter à son compte et de modifier le champ approprié.

  • Droit de supprimer des informations personnelles

    Zoho Backstage permet aux participants de demander aux organisateurs de supprimer ou d'anonymiser leurs données sur le site Web de l'événement. Sur approbation de cette demande, les données seront effacées ou rendues anonymes dans les 30 jours suivant la date de l'approbation.

    Droit de supprimer des informations personnelles
  • Transparence du traitement des données

    Les organisateurs d'événements peuvent configurer des e-mails automatisés à différents moments de l'événement, en commençant par l'inscription, à l'aide de Zoho Backstage. Cependant, si les prospects qui se sont inscrits mais n’ont pas acheté de ticket à l’événement veulent se désinscrire ou se désabonner de tous les e-mails promotionnels liés à l'événement, ils peuvent le faire. L'organisateur peut choisir de demander aux prospects leur consentement à recevoir ces e-mails tôt dans le processus d'inscription.

    Transparence du traitement des données
  • Remarque importante concernant l'intégration de systèmes tiers

    Si vous intégrez d'autres outils tiers, veuillez consulter leur politique en matière de RGPD pour vous assurer de prendre les mesures adéquates afin d'être en totale conformité avec le RGPD.

lause de non-responsabilité : les informations figurant dans ce document ne doivent pas être considérées comme un avis juridique. Nous vous recommandons de consulter un conseiller juridique pour connaître les actions à effectuer afin de vous conformer aux exigences du RGPD.