Groupe GÉOS simplifie la gestion de projet, la facturation et la paie avec Zoho Creator

L'entreprise

Groupe GÉOS est une firme de conseil et d'ingénierie québécoise spécialisée en environnement, en contrôle des matériaux et en géotechnique. Elle accompagne ses clients dans l'évaluation de sites, l'analyse des données de terrain et la conformité aux réglementations provinciales et fédérales. Fondée en 2018 par une équipe d'experts chevronnés, l'entreprise a maintenant des bureaux à Québec, Lévis, Drummondville, Saguenay et Montréal.

L'organisation soutient un large éventail de clients; Des municipalités et organismes gouvernementaux aux entreprises privées, en fournissant des services sur mesure qui combinent expertise technique et efficacité opérationnelle.

Le problème

Avant de passer à Zoho Creator, GÉOS s'appuyait sur un ensemble disparate d'outils et de systèmes, notamment des feuilles de calcul Excel et deux ERP séparés, pour gérer ses opérations quotidiennes. Chaque fonction clé de l'entreprise, du suivi du temps et des notes de frais à la facturation et à la paie, fonctionnait de manière isolée. Ces outils avaient été progressivement ajoutés au fil du temps, mais ils n'avaient jamais été conçus pour fonctionner ensemble.

Il en résultait un flux de travail complexe et inefficace, exigeant des saisies manuelles et des vérifications croisées entre les systèmes. Les chefs de projet manquaient de visibilité en temps réel sur les coûts et l'allocation des ressources, tandis que les équipes administratives étaient surchargées de tâches répétitives et sujettes aux erreurs. Ces inefficacités ralentissaient les cycles de facturation, impactaient la précision des rapports et limitaient la capacité de l'entreprise à évoluer en douceur.

La solution

En collaboration avec BSP, partenaire Premium Zoho, ils ont utilisé Zoho Creator pour créer une solution de gestion de projet entièrement intégrée, regroupant toutes les fonctions clés, notamment le suivi du temps, la gestion des dépenses, la facturation, la paie et le calcul des coûts de projet, au sein d'un système unique et simplfié. Cela leur a permis de reproduire et d'améliorer leurs flux de travail existants tout en évitant les contraintes des logiciels standard et rigides.

Certains des modules clés comprennent:

Gestion de projet

Ce module gère l'intégralité du cycle de vie d'un projet, dès la création de la soumission. Une fois approuvé, une soumission devient un projet avec des champs personnalisables pour les informations client, l'organisation, la langue de facturation et le type de contrat.

Les employés saisissent leurs heures directement via leur compte Creator, et les superviseurs doivent approuver les entrées avant qu'elles ne soient comptabilisées dans les résultats réels du projet. Les données de dépenses sont également synchronisées depuis Zoho Expense et les factures fournisseurs, permettant un suivi précis des coûts réalisés.

Facturation

Conçu pour gérer les contrats à forfait et les contrats à frais fixes, le module de facturation calcule automatiquement les montants facturables à partir des saisies de temps et des données de dépenses approuvées. Les chefs de projet peuvent générer des factures répertoriant les tâches éligibles, afficher les montants facturés et restants, et appliquer des règles de facturation en fonction du type de contrat du projet.

Un flux de travail d'approbation intégré garantit également que les factures sont examinées par les administrateurs avant d'être transmises à Zoho Books, tandis que les factures rejetées sont renvoyées aux chefs de projet avec des notes pour correction.

Paie

Conçu pour optimiser la rémunération, le module de paie utilise des feuilles de temps catégorisées et approuvées pour préparer les paies sans intervention manuelle. Le système enregistre le type de contrat, les heures de travail standard et les taux de rémunération spécifiques à chaque poste pour chaque employé, tandis que les saisies de temps sont étiquetées avec des codes de paie pour les projets, les congés, les congés maladie ou les formations.

Une fois approuvées, les données sont exportées dans un format compatible Nethris, prêtes à être téléchargées, avec tous les calculs et catégorisations gérés automatiquement.

Avantages et retour sur investissement

Depuis le lancement de son application personnalisée Zoho Creator Groupe GÉOS a constaté une amélioration significative de l'efficacité, de la transparence et de la conformité dans l'ensemble de ses opérations.

• Un système pour tous les flux de travail: Des soumissions à la paie, tout est géré dans une seule application centralisée.
• Informations financières en temps réel: Les gestionnaires peuvent suivre les chiffres réels vs. les budgets au niveau des tâches pour un contrôle total sur les performances du projet.
• Facturation précise:La logique de facturation dynamique garantit que chaque client est facturé en fonction de son type de contrat, avec moins d'erreurs et de retards.
• Paie simplifiée:La saisie des heures et la préparation de la paie sont entièrement intégrées, ce qui réduit le travail administratif et les erreurs de paie.
• Support bilingue et multi-organisation:L'application prend en charge le français et l'anglais, ainsi que les opérations dans les quatre divisions GÉOS.
• Gestion multi-entreprises:Simplifie le suivi des revenus et des dépenses inter-entreprises pour une supervision financière plus fluide.

Dans le futur

Avec Zoho Creator comme plateforme centrale, Groupe GÉOS est prêt à étendre ses capacités sans perturber ses opérations quotidiennes. De nouveaux modules, des fonctions d'automatisation et de rapports peuvent être ajoutés à mesure que les besoins évoluent, permettant ainsi au système de s'adapter à la croissance de l'entreprise et aux attentes des clients.