¿Qué es el software de gestión de documentos en la gestión de proyectos?
Cuando se trata de la gestión de proyectos, el software de gestión de documentos ayuda a almacenar, rastrear, compartir y gestionar archivos electrónicos de texto, PDF, imágenes, hojas de cálculo, audio y video. Estos documentos están disponibles para los usuarios con acceso al proyecto.
¿Por qué es necesario un sistema de gestión de documentos de proyectos?
Debido a que el modelo de trabajo híbrido está adquiriendo cada vez más importancia en la mayoría de los sectores, la gestión de documentos y la colaboración en torno a estos se han convertido en una necesidad. Ya sean híbridos o remotos, los equipos necesitan acceder a las versiones más recientes de los documentos. Una ubicación central para todos los documentos permite aprobaciones rápidas. En el caso de las empresas con innumerables procesos y departamentos variados, clasificar los documentos por categorías elimina la confusión y las visitas múltiples de los usuarios. Cada visita a un documento crea un registro de auditoría, que se puede utilizar posteriormente para fines de auditoría.
Anotar, comentar o revisar documentos de forma conjunta genera una sensación de colaboración activa y cooperación dentro del equipo, lo que es posible con un buen sistema de gestión de documentos. Además, cualquier cambio puede rastrearse y ejecutarse rápidamente sin complicaciones, a fin de mantener a todos informados.
Cómo elegir un software de gestión de documentos
Cada empresa tiene necesidades distintas. Tenga en cuenta sus objetivos a corto y largo plazo y cree una lista de todos los desafíos que desea que el software solucione. Asegúrese de reunir también información de su equipo. Una vez que tenga sus opciones de software, elija una demostración del producto para cada una. También puede pedirles a los miembros del equipo que evalúen algunas de las herramientas preseleccionadas para facilitar el trabajo. Analice todos los pros y los contras; recuerde que cualquier proveedor que elija debe ofrecer la mejor relación calidad-precio, así que tómese su tiempo hasta que se sienta seguro y haya reducido la lista a dos o tres candidatos. Un buen software de gestión de documentos debe tener interfaz de usuario intuitiva, integraciones perfectas en todas sus aplicaciones favoritas, protocolos de seguridad y protección de datos sólidos, capacidades de almacenamiento adecuadas, permisos de usuario personalizables y características colaborativas. A continuación, investigue a su posible proveedor. ¿Qué se dice en los sitios de comentarios? ¿Cuántos años lleva el proveedor en el mercado? ¿Cuáles son los precios y planes disponibles? Comuníquese con el equipo de soporte de la empresa y evalúe su calidad de servicio y conocimiento del producto.
Ventajas de utilizar un software de gestión de documentos de proyectos
Levante su pulgar verde
Despídase de las hojas de papel interminables, las carpetas físicas, los gabinetes, las cerraduras y los costos que conllevan. Aquí gana la sostenibilidad. La digitalización de sus documentos facilita el acceso de los equipos remotos a los datos del proyecto desde computadoras portátiles y dispositivos móviles.
Proteja sus documentos
Independiente de las inclemencias climáticas, el software de gestión de documentos de proyectos mantiene todos sus documentos cubiertos. Con sus características de copia de seguridad y recuperación, sus documentos están seguros y a salvo, así que no tiene que preocuparse por perder datos importantes.
Anímese y busque
Busque y acceda fácilmente a los archivos ingresando una palabra clave o unas etiquetas vinculadas a los documentos. Esto significa que puede encontrar documentos asociados a cualquier proyecto o tarea sin tener que esperar a que alguien se los envíe.
Manténgase siempre en la misma página y en la misma versión
Deshágase de la confusión y los datos desorganizados y manténgase al tanto de todos los cambios, las ediciones de último minuto y las pistas de auditoría para que pueda orientarse en la dirección correcta.
Todo lo que pueda asegurar
Una buena solución de software de gestión de documentos de proyectos proporciona seguridad indispensable, ya que mantiene un registro de toda la actividad de los documentos y restringe los permisos de usuario en los documentos confidenciales.
Familiarícese con todas sus aplicaciones
Garantice la máxima productividad y flujos de trabajo sin problemas mediante la integración de su software de sistema de gestión de documentos en sus aplicaciones existentes.
¿Por qué Zoho Projects es el mejor software de gestión de documentos?
Desde el almacenamiento centralizado y una búsqueda sencilla hasta la seguridad absoluta, Zoho Projects ofrece todo eso y mucho más.
Administre archivos en un solo lugar
Documentos, videos, gráficos, hojas de cálculo, informes; el proyecto promedio implica cientos de archivos diferentes que suelen estar varios equipos distintos. Con nuestro sistema de gestión de documentos, cada archivo se almacena y organiza de manera centralizada, de modo que cada miembro del equipo siempre esté informado.
Comparta archivos desde cualquier lugar
Comparta archivos con su equipo desde un solo lugar. También puede asociar archivos con tareas o temas y organizarlos en carpetas jerárquicas que reflejen su estructura y flujo de trabajo. Disfrute de un control completo con una sencillez total.
Realice un seguimiento de las versiones de archivo
Zoho Projects permite automatizar los procesos clave del documento, como el seguimiento de la revisión, el control del acceso y la búsqueda y recuperación. Todos los cambios se muestran con notas, fechas e información del autor. De esa manera, todos trabajan siempre con la versión más reciente y precisa de cada archivo.
Encuentre sus archivos fácilmente
La potente herramienta de búsqueda de Zoho Projects le permite localizar fácilmente los documentos de los proyectos. Busque archivos mediante el uso de palabras del título o contenido, y vea los resultados de inmediato.
Integración en Zoho WorkDrive
Con la integración de Zoho WorkDrive, los usuarios pueden crear y organizar carpetas de equipo para colaborar de manera más eficiente con otros equipos. También puede asignar diferentes funciones a los miembros de las carpetas de equipo con permisos de acceso específicos.