Präna Marketing Group revoluciona su colaboración y procesos con Zoho One
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Sobre Präna Marketing Group
Präna Marketing Group es una agencia de marketing mexicana que ofrece servicios de lealtad y fidelización de clientes. Con más de 10 años de experiencia en el mercado, se han posicionado como una empresa con un enfoque fresco y dinámico para generar lazos significativos con sus aliados, socios y clientes.
Präna Marketing Group ofrece una variedad de servicios entre los que destacan programas de beneficios, lealtad, recompensas e incentivos para clientes, así como soluciones tecnológicas avanzadas que facilitan la implementación de dichos programas.
En busca de un sistema flexible
Uno de los principales retos a los que se enfrentaba Präna Marketing Group previo a su implementación de Zoho One, era la necesidad de estandarizar sus procesos en un sistema automatizado.
"Queríamos mudar de un tema muy manual dentro de la organización donde muchas cosas vivían en hojas de cálculo, donde era difícil compartir, llevar proyectos, un embudo de ventas, etc. Cuando el equipo de Zoho nos planteó la opción de Zoho One se nos hizo lo más completo".
Como muchas organizaciones, Präna Marketing Group sufría con el intercambio de diversas versiones de un mismo archivo, lo cuál dificultaba un seguimiento adecuado de los avances en el trabajo que se requería hacer y consumía un mayor tiempo al equipo. Adicionalmente, requerían un sistema de permisos y auditoría de archivos que les permitiera ver los cambios hechos con cada versión y qué miembro del equipo los llevaba a cabo.
Conforme el equipo de Präna Marketing Group creció, estos problemas comenzaron a tener más impacto en la productividad y se volvió difícil para los colaboradores saber exactamente cuál era el proceso que se necesitaba seguir entre equipos.
Präna Marketing Group utilizó previamente otras plataformas tanto a nivel empresa como otras específicas por equipos para tareas particulares. Sin embargo, este conjunto de herramientas independientes no les brindaba la centralización que requerían para optimizar sus operaciones. Fue así como, después de una búsqueda por la solución adecuada, llegaron a Zoho One.
"Muchas de las opciones que exploramos estaban enfocadas o a empresas muy grandes o a giros de producción, lo cuál no nos hacía mucho sentido. Zoho nos permitió hacer lo que queramos para adaptar las aplicaciones a nuestra medida, por eso decidimos quedarnos con Zoho One".
Zoho One, un sistema unificado para toda su empresa
Präna Marketing Group comenzó con la implementación de Zoho One a inicios de 2020, sin embargo, el distanciamiento y encierro derivado de la contingencia de salud, aceleraron el proceso y el equipo de Präna Marketing Group comenzó a colaborar con las herramientas de Zoho de inmediato para poder mantenerse en contacto.
A nivel colaborativo, Zoho One se ajustó a las necesidades de la organización de forma inmediata. Actualmente, Präna Marketing Group utiliza Cliq para eliminar la necesidad de correos electrónicos y envío de mensajes por plataformas de uso personal, Sheet, Show y Writer para generación de documentos con permisos granulares, WorkDrive para almacenamiento centralizado de archivos y Connect para mantener al equipo conectado, capacitar a nuevos miembros y difundir anuncios importantes o materiales educativos que toda la organización necesita conocer.
"[Zoho One] se ha enlazado con la cultura de la empresa. Modificó la dinámica de trabajo, ahora la información está centralizada y el impacto ha sido enorme. Cuando nos llegan nuevos proyectos la pregunta siempre es ¿se puede hacer en Zoho?"
A nivel operativo, la empresa lleva a cabo toda su gestión utilizando una combinación de Projects para proyectos grandes la empresa, Sprints para metodología Scrum y proyectos ágiles. Analytics para análisis de datos avanzado, Books para toda la parte financiera de la empresa, Sign para aprobaciones internas y Qntrl/Orchestly para la gestión de procesos a nivel organizacional.
Ésta última en particular, ha resultado una pieza central en la gestión interna de la organización. Qntrl/Ochestly ha permitido a Präna Marketing Group intercambiar un conjunto de procesos descentralizados y confusos por una sola plataforma donde múltiples equipos pueden coordinar todos sus requerimientos, haciendo mucho más sencilla la colaboración entre diversas áreas de la empresa y generando una experiencia mucho más fluida.
"[Qntrl/Orchestly] nos solucionó la vida, ahora en un solo lugar podemos tener todas las solicitudes de las diferentes áreas, hemos optimizado mucho nuestros procesos".
El equipo de Präna Marketing Group llevó a cabo toda la implementación de forma interna. A través de campañas de capacitación, el equipo logró enlazar profundamente la plataforma en la cultura empresarial. Las capacidades de las herramientas, en conjunto con alta personalización de los servicios de la plataforma ayudaron a que la organización pudiera implementar de forma exitosa casi 20 aplicaciones a lo largo múltiples equipos.
Adicionalmente, Präna Marketing Group utiliza otras soluciones para áreas específicas como CRM para la parte comercial y Desk para servicio a cliente. Con estas herramientas, las funciones de automatización de procesos han sido las más útiles para el equipo, permitiendo concentrar la información de sus clientes y establecer un camino claro de los puntos de contacto que tienen con la empresa.
Präna Marketing Group sigue explorando las herramientas de Zoho One para sacar un mayor provecho a la suite y planean seguir implementando nuevas herramientas conforme cumplan con las necesidades específicas de la empresa.