Cómo Aseguradora del Sur automatizó y controló sus procesos con Zoho

Aseguradora del Sur es una empresa de seguros con presencia en Ecuador. La organización busca brindar bienestar y protección en los momentos difíciles de sus clientes. Para lograrlo en esta era digital, tuvieron que transformar su gestión comercial.

En 2014, su proceso de ventas no estaba automatizado. Usaban correos electrónicos y hojas de cálculo en Excel para sus operaciones. Esto provocaba que la información acerca de las cotizaciones, al igual que las oportunidades de negocio, fuera muy difícil de manejar y no se podían resolver en un tiempo estándar, lo cual generaba pérdidas.

Además, la comunicación con sus aliados estratégicos (Brokers), era afectada por los tiempos de respuesta de los correos electrónicos, lo que impactaba obtener nuevos negocios. Por esta razón, brindar una solución rápida y eficiente se convirtió en una prioridad para la organización.

Para impulsar el cumplimiento de sus metas y objetivos comerciales, identificaron que implementar una herramienta de CRM sería la mejor solución.

El área comercial tenía contacto con Generador Web (Partner de Zoho), quienes le recomendaron usar nuestro CRM para resolver su problema. Después de ser aprobado, Vinicio Gordon (actual Coordinador de CRM) fue asignado a trabajar con el área comercial para gestionar la implementación de la herramienta.

La visibilidad del proceso de ventas

La implementación comenzó en agosto del 2014. En un principio, solo se implementó en la línea de negocios corporativos. Luego, el proyecto se expandió a fianzas y cuentas públicas, logrando automatizar y mejorar los procesos específicos de cada línea de negocio.

Max Bravo (CEO de Generador Web) trabajó de la mano con Vinicio para comprender los flujos de trabajo y desarrollar soluciones que optimizaran la gestión de ventas. Juntos, identificaron los puntos débiles del proceso y definieron los cambios que hacían falta para agilizar sus tareas y mejorar la eficiencia.

La colaboración entre Aseguradora del Sur y Generador Web no se limitó solamente a la implementación de la herramienta, también brindó asesoramiento estratégico sobre cómo aprovechar al máximo la plataforma y sacar ventaja de sus características avanzadas.

Al principio, el equipo se resistió a cambiar todos sus procesos a Zoho. Para resolver esto, la empresa implementó una dinámica de premios para motivarlos a utilizar la plataforma. Después de 1 mes, su personal notó los beneficios y utilizaron la herramienta para todas sus tareas.

Otro aspecto que ayudó a adoptar la herramienta fue la cultura corporativa y filosofía de Aseguradora del Sur. Ellos siempre buscan automatizar procesos, así que querían aprovechar al máximo los módulos disponibles en Zoho.

Implementación en otras áreas de la empresa y resultados

La empresa no tenía un lugar para gestionar y registrar las quejas de sus clientes. La mejor versión que tuvieron fue usando Google Drive, pero no era suficiente, así que migraron a Zoho Desk para resolverlo.

Usaron Zoho Campaigns para gestionar su email marketing, Zoho Flow para la automatización de sus procesos y Zoho Projects para gestionar sus proyectos.

SalesIQ fue otro proyecto importante para ellos. Con el número ID del cliente, un bot le dice su información, como las pólizas que tiene. En los primeros 2 meses de implementar la herramienta, resolvieron más de 800 visitas y solo 100 necesitaron intervención humana.

Respecto a su problema principal, pasaron de tener una visión comercial limitada a contar con más de 122,000 oportunidades de negocio en ocho años. Además, han incrementado la satisfacción de sus clientes en los siniestros de 7.5% a 9%.

En la línea de negocios de fianzas, han reducido el tiempo de calificación de un cliente de 30 minutos a 5 minutos, y el tiempo de emisión de una póliza de fianzas de 25 minutos a 5 minutos.