Utilizar tareas en Zoho Mail

Utilizar tareas en Zoho Mail

La aplicación Zoho Tasks está integrada dentro de su buzón de correo y es una manera eficiente para mantener un seguimiento de sus tareas y gestionarlas. Las tareas en esta aplicación se pueden utilizar a nivel personal y como grupo. 

Agregar tareas

Agregar una tarea nueva

  1. Inicie sesión en zoho.com/mail.
  2. Vaya a la aplicación Zoho Tasks. 
  3. Haga clic en el botón New Task (Nueva tarea).
  4. Aparece la ventana Add Task (Agregar tarea).
  5. Ingrese los detalles necesarios de la tarea y haga clic en Save (Guardar).

Alternativamente, también puede agregar una tarea desde la ventana de la bandeja de entrada. Haga clic en el menú desplegable junto al ícono New Mail (Nuevo correo), seleccione New Note (Nueva nota) en la lista e ingrese los detalles. 

Agregar tarea utilizando el menú Smart Create (Creación inteligente)

  1. Inicie sesión en zoho.com/mail.
  2. Seleccione la porción de texto que desee agregar como tarea.
  3. Aparece el menú Smart Create (Creación inteligente).
  4. Haga clic en el ícono Create Task (Crear tarea).
  5. La parte seleccionada se agrega como la descripción de la tarea.
  6. Escriba un título de tarea adecuado y agregue otras personalizaciones según sea necesario
  7. Haga clic en Guardar.

Agregar tarea desde el panel Vista de correo

  1. Inicie sesión en zoho.com/mail.
  2. Mientras está viendo un correo electrónico, haga clic en el ícono More Actions (Más acciones) situado en la esquina superior derecha de la ventana.
  3. En la lista desplegable, seleccione Add To (Agregar a) y, luego, elija Tasks (Tareas).
  4. El asunto del correo electrónico se agrega como el título de la tarea y el contenido se agrega como la descripción.
  5. Ingrese los otros detalles necesarios y haga clic en Save (Guardar).

Agregar tarea desde el panel del listado de correo

  1. Inicie sesión en zoho.com/mail.
  2. Haga clic con el botón derecho en cualquier correo electrónico que desee agregar como tarea.
  3. Seleccione Create Task from (Crear tarea desde) en la lista.
  4. El asunto del correo electrónico se agrega como la tarea. 
  5. El contenido del correo electrónico se agrega como la descripción.
  6. Ingrese los otros detalles que falten y haga clic en Save (Guardar).

Puede ver el correo electrónico desde el cual se creó la nota utilizando la opción Open Linked email (Abrir correo electrónico vinculado) en la aplicación Tasks (Tareas).

Mientras crea tareas de grupo desde correos electrónicos, también puede compartir la conversación vinculada con el grupo. La tarea se puede ver en la página de transmisiones del grupo y también puede ver el correo electrónico vinculadosi se compartió tal correo.

Crear un nuevo proyecto

Los proyectos son subcategorías que se pueden crear en cada una de las tareas del grupo, de modo que se pueda asignar una tarea específica como parte de un proyecto. 

Para crear un nuevo proyecto en un grupo en el que es miembro, siga los pasos a continuación:

  1. Inicie sesión en zoho.com/mail.
  2. Vaya a la aplicación Tasks (Tareas) desde el panel del menú izquierdo.
  3. Se detallan los grupos en los que es miembro. 
  4. Haga clic con el botón derecho en el grupo en el que desea agregar un proyecto.
  5. Seleccione Create Project (Crear proyecto) en la lista.
  6. Ingrese un nombre correspondiente para el proyecto y presione Intro.
  7. El proyecto se creará en el grupo correspondiente.

Puede ver los proyectos agregados a un grupo expandiendo el triángulo a la izquierda del nombre del grupo. Para asignar una tarea a un proyecto específico, seleccione el nombre del proyecto en la ventana Add Task (Agregar tarea). 

Colaboración en tareas

Zoho Mail le permite discutir acerca de una determinada tarea escribiendo comentarios en ella, recibir opiniones de los miembros del grupo y continuar con la tarea.

También puede etiquetar a miembros que no forman parte del grupo o invitar a miembros para facilitar la comunicación entre los miembros de diferentes grupos. 

Pasos para agregar invitados:

  1. Haga clic en el ícono + para ver/agregar invitados
  2. Aparece la ventana Invitees (Invitados) en la pantalla.
  3. Escriba el nombre de un miembro de la organización y seleccione la opción correspondiente en la lista.
  4. El miembro de la organización que ingresó se agrega a la lista de invitados.

Las tareas agregadas directamente a un grupo específico se sincronizan con el grupo de transmisiones correspondiente si las transmisiones están habilitadas en ese grupo. También se puede discutir aquí el progreso de la tarea. Puede hacer clic en el nombre para mostrar en los comentarios de cualquier tarea grupal para ver la tarjeta de contacto. Puede elegir ver las tareas creadas por ese miembro y las que se asignaron a ese miembro seleccionando respectivamente las opciones View Tasks by this member (Ver tareas creadas por este miembro) y View tasks assigned to this member (Ver tareas asignadas a este miembro).

Vistas de tareas

Zoho Tasks proporciona seis vistas diferentes que hacen que sea más fácil ver las tareas en categorías relacionadas y planificarlas con antelación.

  • Creada por mí 
  • Tareas de hoy
  • Tareas atrasadas 
  • Próximas tareas 
  • Tareas de esta semana 
  • Tareas de este mes 

Etiquetar tareas

Las etiquetas permiten una mejor organización y una identificación más sencilla en momentos posteriores. Zoho Mail le permite crear y agregar una o más etiquetas a cada tarea. Cada etiqueta también se puede asociar a un color específico. 

Pasos para etiquetar tareas:

  1. Haga clic en la tarea en la que desea agregar una etiqueta.
  2. Haga clic en el ícono Tag (Etiqueta) en la sección superior derecha de la ventana.
  3. Seleccione la etiqueta que desea agregar.
  4. La etiqueta seleccionada se agrega a la tarea.
  5. En caso de que desee agregar una nueva etiqueta, escriba el nombre que quiere darle a la etiqueta y haga clic en "Create" (Crear).
  6. La nueva etiqueta se crea y agrega a la tarea. 

Cuando se agregan etiquetas a tareas grupales, estas etiquetas solo son exclusivas para el miembro que agrega la tarea y no se reflejarán en todos los miembros del grupo.

Prioridades de tareas

Es de vital importancia priorizar tareas en relación con la urgencia de la situación. Zoho Tasks le permite asignar una prioridad a cada tarea, lo cual sirve como un recordatorio constante acerca de cuáles tareas requieren atención inmediata. 

Pasos para asignar una prioridad:

  1. Haga clic en el botón New task (Nueva tarea).
  2. Después de ingresar los detalles de la tarea, coloque el cursor sobre el lado superior derecho de la ventana "Add task" (Agregar tarea). 
  3. Haga clic en el ícono Priority (Prioridad).
  4. Seleccione una prioridad Alta, Media o Baja de la lista
  5. Haga clic en Save (Guardar)

Para cambiar o asignar una prioridad a una tarea existente, haga clic en la tarea correspondiente, coloque el cursor sobre el lado derecho de la ventana de previsualización de tareas, haga clic en el ícono de prioridad y seleccione una opción de la lista.

Filtrar por

Las tareas en cualquier grupo se pueden filtrar según varios parámetros. Una vez que haga clic en el ícono Filter By (Filtrar por), aparecerán los parámetros Assignee (Cesionario), Status (Estado), Priority (Prioridad), Tag (Etiqueta) y Delayed Tasks (Tareas atrasadas). Puede elegir los parámetros correspondientes y se detallan las tareas que caen en la categoría específica.

Ordenar tareas

Las tareas en cualquier vista se pueden ordenar por fecha de vencimiento en orden ascendente o descendente.

 Haga clic en el ícono Sort By (Ordenar por) en el menú superior, seleccione la opción Due Date (Fecha de vencimiento) y elija la opción Ascending (Ascendente) o Descending (Descendente) en la lista.

Impresión de tareas

Puede imprimir cualquier lista de tareas preferida de su cuenta Zoho Mail desde la aplicación Tasks (Tareas). Abra la lista de tareas correspondiente y haga clic en el ícono Print (Imprimir). Se pueden imprimir tareas selectivas utilizando el mismo ícono. Seleccione las tareas que se deben imprimir haciendo clic en la casilla de verificación junto a las tareas y haga clic en el ícono Print (Imprimir). 

Las listas de tareas filtradas según el estado o la prioridad de las tareas también se pueden imprimir de forma específica mediante esta opción.

Copiar tareas 

Las tareas se pueden copiar en Zoho Mail siguiendo estos pasos: 

  1. Inicie sesión en Zoho Mail >> Tasks (Tareas) y abra la tarea que desea copiar a su grupo de transmisiones.
  2. Haga clic en el ícono y seleccione Copy Task (Copiar tarea).
  3. En la ventana emergente, seleccione en las secciones correspondientes el grupo y el proyecto en los que desea copiar la tarea y haga clic en "Save" (Guardar).

También puede mover la tarea a otro grupo de transmisiones seleccionando "Move Task" (Mover tarea) en el menú More options (Más opciones).


Nota: Puede optar por excluir los comentarios en la tarea original desactivando la casilla de verificación "Include comments" (Incluir comentarios) cuando copia o mueve una tarea.

Importar y exportar tareas 

Importar tareas 

El archivo de tareas que desea importar debe tener el formato .csv.

Para importar tareas en Zoho Tasks, siga estos pasos:

  1. Haga clic en el ícono en la sección superior izquierda de la página
  2. Seleccione Import (Importar) de la lista
  3. Busque y seleccione el archivo .csv que contiene todas las tareas
  4. La importación se programará y completará en función del tamaño del archivo. 
  5. Una vez que termine la importación, se enviará una notificación por correo electrónico a su bandeja de entrada.
  6. Luego, podrá ver que las tareas se llenan en la aplicación Tasks (Tareas).

Exportar tareas

  1. Seleccione las casillas de verificación al lado de las tareas que desea exportar
  2. Haga clic en el ícono en la parte superior izquierda de la pantalla 
  3. Seleccione Export
    (Exportar)
  4. Ahora se programará la exportación de las tareas seleccionadas 
  5. Una vez que termine la exportación, se enviará una notificación por correo electrónico a su bandeja de entrada.
  6. El correo electrónico también tendrá un enlace para descargar las tareas exportadas.
  7. El archivo se exportará en formato .csv.

Nota:

Solo puede agregar notas para cuentas Zoho. No podrá asociar notas a correos electrónicos en cuentas POP externas o en carpetas compartidas.

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Escríbenos: support@zohomail.com